解讀 | 建設(shè)項(xiàng)目歸檔文件的組合問題
2020-11-06 11:19:51
蘭臺(tái)之家
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問：進(jìn)行項(xiàng)目檔案歸檔文件組合時(shí)的基本原則是什么？答：簡而言之，項(xiàng)目檔案歸檔文件組合時(shí)的基本原則是設(shè)法保持歸檔文件的成套性。問：項(xiàng)目管理文件如何進(jìn)行組合？答：在建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行過程中，會(huì)形成很多的項(xiàng)目管理文件，如項(xiàng)目的立項(xiàng)建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、建設(shè)內(nèi)容或建設(shè)周期調(diào)整等，這些文件可以按照所反映的問題分別進(jìn)行組合，如把立項(xiàng)建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)分別組卷，建設(shè)內(nèi)容或建設(shè)周期調(diào)整的歸檔文件可以劃分在初步設(shè)計(jì)中進(jìn)行組合，這樣比較容易組織案卷，也容易查找利用。問：建設(shè)項(xiàng)目的“三同時(shí)”歸檔文件如何進(jìn)行組合？答：建設(shè)項(xiàng)目的三同時(shí)歸檔文件即通常所說的環(huán)保、安全、職業(yè)衛(wèi)生、消防、人防等相關(guān)建設(shè)工程的文件，按照國家相關(guān)法律法規(guī)，這些建設(shè)工程應(yīng)當(dāng)和整個(gè)的建設(shè)項(xiàng)目同時(shí)設(shè)計(jì)、同時(shí)施工、同時(shí)投入使用，在組合“三同時(shí)”歸檔文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照其階段分別組卷，按形成時(shí)間先后排列。這里需要特別強(qiáng)調(diào)，有不少的建設(shè)單位在整理“三同時(shí)”案卷時(shí)，是按照DA/T28標(biāo)準(zhǔn)后面的附件歸檔范圍表來組織和排列案卷的，結(jié)果把“三同時(shí)”案卷按形成時(shí)間分開組合，破壞了科技文件歸檔的成套性要求；因此，建議在組合“三同時(shí)”案卷時(shí)，可以按“三同時(shí)”文件的形成階段來組合，或把后期“三同時(shí)”文件排列在前期“三同時(shí)”文件的后面，就可以保持“三同時(shí)”文件的成套性了。問：招投標(biāo)文件如何進(jìn)行組合？答：招投標(biāo)文件的組合、組卷可以按照招投標(biāo)的階段進(jìn)行組合，即按招投標(biāo)代理文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)過程文件來進(jìn)行組合；如果有資質(zhì)預(yù)審，可以把資質(zhì)預(yù)審文件放在招投標(biāo)代理文件的后面進(jìn)行組合(建議只接受進(jìn)入資質(zhì)預(yù)審范圍的投標(biāo)文件，未入圍的資質(zhì)預(yù)審文件可以由相關(guān)部門進(jìn)行處理)。答：設(shè)備文件進(jìn)行組合時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照成套性原則以單臺(tái)(套)進(jìn)行組合，歸檔文件的排列組合要求一般是主機(jī)在前、輔機(jī)在后，具體的排列方式可以按設(shè)備購置合同、裝箱單、開箱單、購置過程文件(如進(jìn)口設(shè)備的報(bào)關(guān)單等)、隨機(jī)文件、設(shè)備安裝調(diào)試文件、設(shè)備試運(yùn)行文件、設(shè)備竣工驗(yàn)收文件等進(jìn)行排列組合。需要提示一下，設(shè)備文件比較多的時(shí)候，可以按照主機(jī)、輔機(jī)分別進(jìn)行組卷(組成多卷)、排列。答：在相關(guān)的項(xiàng)目檔案整理標(biāo)準(zhǔn)中(如 GB/T50328中)對(duì)案卷的“厚度”也提出了要求，建議大家對(duì)這個(gè)要求不要太在意，不必刻意去追求案卷的厚度而把本來應(yīng)該獨(dú)立組卷的文件裝訂在一起，保持成套性的含義就在于只要符合或構(gòu)成GB/T11822中“案卷”的定義，就可以組卷(立卷)，要多考慮案卷內(nèi)的文件是不是達(dá)到了“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范”的要求，而不要要以案卷的厚度是不是好看作為組卷的原則。答：在項(xiàng)目檔案中，可能會(huì)有很多的照片。在整理照片時(shí)，可以按照“統(tǒng)一組卷、分別保存”的方式，來組織照片的案卷。具體做法是：如果在工程文件中(如隱蔽工程施工)已經(jīng)出現(xiàn)了照片(如隱蔽工程驗(yàn)收記錄中往往會(huì)附有工程照片)，可以把相關(guān)照片單獨(dú)保存在磁性介質(zhì)載體中與紙質(zhì)文件分別保存，在備考表中注明互見號(hào)；如果是單獨(dú)形成的照片，可以參照DA/T50、GB/T11821相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，組織案卷和歸檔。答：項(xiàng)目檔案中的電子文件有兩種類型，一種是歸檔文件本身就是電子文件格式(如電子標(biāo)書、CAD工 程 施 工 圖 等)，需 要 按 照 DA/T15、DA/T38、GB/T18894、GB/T17678.1等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來整理、組卷、歸檔保存；另外一種是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化后形成的電子文件，則需要按照 GB/T18894、DA/T31 等標(biāo)準(zhǔn)，完成對(duì)紙質(zhì)項(xiàng)目文件的掃描、修正、數(shù)據(jù)掛接、建立歸檔文件信息數(shù)據(jù)庫等相關(guān)工作。答：在建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行過程中，建設(shè)單位的主管部門可能會(huì)按照項(xiàng)目管理計(jì)劃對(duì)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行中期檢查，這些中期檢查形成的文件對(duì)以后的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收都有參考價(jià)值。所以也應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行收集、整理、組卷。在進(jìn)行項(xiàng)目中期檢查文件的組合時(shí)，可以按照進(jìn)行中期檢查的時(shí)間來組卷，其內(nèi)容可能會(huì)包含進(jìn)行中期檢查的通知、檢查組專家名單、檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題及整改建議、建設(shè)單位完成整改工作后的匯報(bào)材料等。四、預(yù)立卷、移交歸檔與館藏結(jié)構(gòu)答：在進(jìn)行項(xiàng)目檔案整理時(shí)，大家經(jīng)常會(huì)聽到“預(yù)立卷”的說法。實(shí)際上，預(yù)立卷是指由項(xiàng)目文件的形成部門在檔案部門的指導(dǎo)下，按照項(xiàng)目檔案組卷的標(biāo)準(zhǔn)，把相關(guān)的歸檔文件組合在一起的過程，預(yù)立卷形成的案卷，基本上保持了歸檔文件的成套性，在移交檔案室后，檔案室可以在預(yù)立卷的基礎(chǔ)上對(duì)相關(guān)案卷再進(jìn)行微調(diào)，就可以賦予檔號(hào)、編制案卷目錄了。項(xiàng)目文件形成部門進(jìn)行預(yù)立卷對(duì)提高項(xiàng)目檔案的案卷質(zhì)量有促進(jìn)作用，建議推廣。問：預(yù)立卷的時(shí)候需要按照檔案整理的要求做嗎？答：預(yù)立卷本身也屬于歸檔文件的組卷工作，但是，由于項(xiàng)目管理部門往往對(duì)項(xiàng)目檔案整理標(biāo)準(zhǔn)的具體要求不是很熟悉，因此，對(duì)預(yù)立卷的案卷整理方面，可以鼓勵(lì)項(xiàng)目文件形成部門盡量按照歸檔要求來做，而且可以把特別占用案卷整理時(shí)間的編寫頁號(hào)的工作交給預(yù)立卷的部門來完成。問：預(yù)立卷時(shí)形成的歸檔文件目錄可以作為案卷目錄使用嗎？答：預(yù)立卷時(shí)形成的案卷目錄和卷內(nèi)目錄，可以作為檔案室編寫項(xiàng)目歸檔文件時(shí)參照，但是需要注意，預(yù)立卷的案卷一般只能編寫臨時(shí)檔號(hào)以便利用，最終的檔號(hào)需要檔案室根據(jù)檔案庫房內(nèi)的館藏實(shí)際情況編寫。問：新形成的項(xiàng)目歸檔文件如何與原有的館藏進(jìn)行組合？答：在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中，經(jīng)常遇到的一個(gè)問題就是新歸檔的項(xiàng)目檔案如何與檔案庫房中原有的檔案館藏進(jìn)行組合。這個(gè)問題可以這樣解決：看歸檔文件的構(gòu)成和與原來的館藏之間的關(guān)系。如果是新建的項(xiàng)目歸檔文件，可以按照組卷原則進(jìn)行整理，按照項(xiàng)目管理、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等階段組卷后歸檔保存，屬于新的館藏內(nèi)容。如果是比較全面的改造項(xiàng)目，新歸檔的項(xiàng)目文件比較多，可以參照新建項(xiàng)目的方式來組卷；如果是在原有建筑中進(jìn)行的改造，則要與原有的案卷合并組卷；如果只是小規(guī)模的改造，對(duì)原有建筑的竣工圖改動(dòng)很少、不構(gòu)成新組卷的條件，就把改造后的新竣工圖、竣工資料附在原來的相應(yīng)案卷的后面，并補(bǔ)充卷內(nèi)目錄即可。
卓月，任職于中國化工集團(tuán)中藍(lán)晨光化工研究設(shè)計(jì)院有限公司。王毓慧，軍工建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收專家
