?檔案存放的一些知識(shí)

檔案定義

檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性 。我國(guó)古代的檔案，在各個(gè)朝代有著不同的稱謂。商代稱為"冊(cè)"，周代叫做"中"，秦漢稱作"典籍"，漢魏以后謂之"文書(shū)"、"文案"、"案牘"、"案卷"、"簿書(shū)"。現(xiàn)統(tǒng)一稱作"檔案"。

檔案價(jià)值

檔案無(wú)處不在。照片、各類(lèi)證書(shū)、工作履歷、簽訂的合約、設(shè)備說(shuō)明書(shū)和發(fā)票……檔案所具有的“原始記錄性”和“憑證價(jià)值”是任何資料無(wú)法替代的。沒(méi)有檔案，就沒(méi)有了可供查考的歷史，就不能總結(jié)和提高，就不能促進(jìn)發(fā)展。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案在人們工作和生活中發(fā)揮著極其重要的作用，擁有一份完整的檔案可以解決許多糾紛，保障合法的權(quán)益。

檔案存放

重視紙質(zhì)文檔的保存工作是檔案工作人員必須要注意和認(rèn)真對(duì)待的重要問(wèn)題。由于歷史的原因，當(dāng)前主要的檔案資料都是采用紙質(zhì)材料為載體進(jìn)行保存，特別是一些機(jī)密性較高的文件，大多采用紙質(zhì)文件存檔，這樣就為保存紙質(zhì)文獻(xiàn)檔案提出了較高的要求。

古代

為了能讓紙張能保存較長(zhǎng)時(shí)間，在造紙時(shí)，會(huì)采用石灰和石棉等含堿性較強(qiáng)的天然材料，因?yàn)樵谌蘸蟮谋４嬷?，空氣中多含酸性，這樣能夠讓紙張不易老化破損，得以長(zhǎng)久保存。

現(xiàn)代

就存放條件來(lái)說(shuō)，國(guó)家檔案局于1987年正式頒發(fā)了《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》做了明確界定：檔案庫(kù)房(含膠片室、磁帶室)的溫度應(yīng)控制在14～24℃，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)2℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45～60%，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)±5%。由此可見(jiàn)檔案庫(kù)房的存儲(chǔ)條件的嚴(yán)苛，這樣才能有效的保存紙質(zhì)檔案。

就管理中心當(dāng)前而言，對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)主要有兩種方式，一是是紙質(zhì)文檔存入檔案室進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理——防老化、防潮、防蟲(chóng)、防煙方面都要求都很?chē)?yán)格，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案具有易損壞、無(wú)法再生的特點(diǎn)，良好的存檔環(huán)境利于保持檔案的原始狀態(tài);二是電子化存檔——運(yùn)用紙質(zhì)文檔與電子雙軌制進(jìn)行保存，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。

另外，檔案需要按照一定的次序排列和存放于庫(kù)房之中，使之在檔案室內(nèi)形成一定順序。這樣更便于管理。