檔案存儲有哪些術語?都如何解釋?
檔案存儲有哪些術語?都如何解釋?
大眾對于檔案存儲都或多或少有一些了解，但是檔案存儲與收藏方面具體都有哪些相關術語呢?這些術語都是什么意思呢?大家一起來看一下吧!
1 范圍
本標準確定了檔案工作的基本術語及其定義。
本標準適用于檔案工作、文書工作及有關領域。
2 一般概念
2.1檔案archives
國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。
2.2檔案價值archival value
檔案對國家機構、社會組織或個人的有用性。
2.3檔案工作archives work
管理檔案和檔案事業(yè)的活動。
2.4檔案管理archives management
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動。
2.5檔案學archival science研究檔案的形成規(guī)律、性質(zhì)、特點以及檔案工作方法與發(fā)展規(guī)律的科學。
2.6公共檔案public archives
國家機構或其他公共組織在公務活動中形成的為社會所有的檔案。
2.7私人檔案private archives
私人或私人組織在社會活動中形成的為私人所有的檔案。
2.8文書檔案administrative archives
反映黨務、行政管理等活動的檔案。
2.9科學技術檔案 scientific and technical archives
反映科學技術研究、生產(chǎn)、基本建設等活動的檔案。
2.10專業(yè)檔案specialized archives
反映專門領域活動的檔案。
2.11音像檔案audio-visual archives
記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。
2.12文件record/document
國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。
2.13電子文件electronic records
以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?/p>
2.14原件original document
最初產(chǎn)生的區(qū)別于復制件的原始文件。
2.15復制件copy /duplicated document
與原件內(nèi)容相同的復制品。
2.16文稿draft/manuscript
文件起草過程中形成的歷次稿子，可分為草稿和定稿兩種。
2.17文本text/version
同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。
2.18正本official text
有規(guī)范格式和生效標志的正式文本。
2.19副本copy / duplicate
再現(xiàn)正本內(nèi)容和形式特征的復本，備存查和通知有關方面之用。
2.20手稿 manuscripts
由作者用手寫或打字等方式制作的原稿。
2.21文種record type
按性質(zhì)和用途確定的文件種類的名稱。
2.22檔案行政管理部門archival administrative department
具有政府行政管理職能的檔案事業(yè)管理機構。
2.23檔案室record office
國家機構、企事業(yè)單位或其他社會組織內(nèi)部設置的集中管理本單位檔案的專門機構。
2.24檔案館archives
集中管理特定范圍檔案的專門機構。
2.24.1綜合檔案館comprehensive archives
按照行政區(qū)劃或歷史時期設置的管理規(guī)定范圍內(nèi)多種門類檔案的具有文化事業(yè)機構性質(zhì)的檔案館。
2.24.2專業(yè)檔案館specialized archives
管理特定范圍專業(yè)檔案的檔案館。
2.24.3部門檔案館departmental archives
專業(yè)主管部門設置的管理本部門及其直屬機構檔案的檔案館。
2.24.4企業(yè)檔案館business archives
企業(yè)設置的管理本企業(yè)檔案的檔案館。
2.24.5事業(yè)單位檔案館institutional archives
事業(yè)單位設置的管理本單位檔案的檔案館。
2.25檔案資料目錄中心archival descriptive information centre
集中管理若干檔案館、檔案室特定范圍檔案資料目錄并提供檢索服務的專門機構。
2.26文件中心 records centre
介于文件形成機構和檔案館之間的中間性或過渡性文件管理機構。
3 檔案收藏
3.1收集acquisition/collection
檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關文獻的活動。
3.1.1歸檔filing
辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室(館)保存的過程。
3.1.2移交transfer
檔案室(館)等按照國家規(guī)定把檔案交給接收方檔案館保存的過程。
3.1.3接收accession
檔案館、檔案室按照國家規(guī)定收存檔案的過程。
3.1.4征集acquisition
檔案館按照國家規(guī)定征收散存檔案、散失檔案和其他有關文獻的活動。
3.2寄存deposit
檔案所有者在保持其法定所有權的情況下，將檔案存放在檔案館的行為。
3.3捐贈donation
檔案所有者將檔案無償贈送給檔館的行為。
3.4交換exchange
國家(地區(qū))之間、檔案部門之間、檔案部門與其他部門之間按照法規(guī)或協(xié)定互換檔案和其他文獻的活動。
3.5館藏holdings
檔案館收藏的檔案及其他藏品的總和。
3.6散存檔案estray
未保存在法定保管處所的檔案。
3.7散失檔案removed archives
從原形成國家(地區(qū))散失到國外的檔案。
4 檔案鑒定
4.1鑒定appraisal
判定檔案真?zhèn)魏蛢r值的過程。
4.2保管期限r(nóng)etention period
對檔案劃定的存留年限。
4.3保管期限表records retention schedule
規(guī)定檔案保管期限的文件。
4.4銷毀destruction
經(jīng)過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程。
4.5銷毀清冊destruction list
登錄被銷毀檔案題名、數(shù)量等內(nèi)容并由責任人簽署的文件。
5 檔案整理
5.1整理archival arrangement
按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。
5.2來源原則principle of provenance
把同一機構、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理的原則。
5.3檔案實體分類physical archives classification
根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形式等特征對檔案實體進行的分類。
5.4立檔單位fonds constituting unit
構成檔案全宗的國家機構、社會組織或個人。
5.5全宗fonds
一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。
5.6聯(lián)合全宗combined fonds
由兩個或兩個以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個全宗對待的檔案整體。
5.7匯集全宗collected fonds
由若干個文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。
5.8全宗群fonds complex
由若干個具有時間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體。
5.9案卷file
由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。
5.10立卷filing
將若干文件按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。
5.11卷內(nèi)備考表 file note
卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。
5.12檔號archival code
以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。
6 檔案檢索
6.1檢索retrieval
存儲和查找檔案信息的過程。
6.2編目cataloguing/description
按照一定的規(guī)則進行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。
6.3檔案信息分類archival information classification
以國家機構、社會組織的職能分工為基礎，結合檔案內(nèi)容所記述和反映事物的屬性關系對檔案信息進行的分類。
6.4條目entry
反映文件或案卷內(nèi)容與形式特征的著錄項目的組合。
6.5著錄description
對檔案內(nèi)容和形式特征等進行分析、選擇和記錄的過程。
6.6標引indexing
對檔案內(nèi)容進行主題分析，賦予檢索標識的過程。
6.6.1分類標引classified indexing
對檔案內(nèi)容進行主題分析，賦予分類號標識的過程。
6.6.2主題標引subject indexing
對檔案內(nèi)容進行主題分析，賦予主題詞標識的過程。
6.6.3受控標引controlled indexing
依據(jù)主題詞表等控制工具進行的標引。
6.6.4自由標引free indexing
不用主題詞表等控制工具而直接使用關鍵詞等自然語言進行的標引。
6.7關鍵詞keyword
在標引和檢索過程中，取自文件、案卷題名或正文用以表達文獻主題并具有檢索意義的非規(guī)范化的詞或詞組。
6.8主題詞descriptor
在標引和檢索中用以表達文獻主題的規(guī)范化的詞或詞組。
6.9檔案主題詞表archives thesaurus
由表達檔案內(nèi)容主題的自然語言中優(yōu)選出的語義相關、族性相關的科學術語所組成的規(guī)范化詞典。
在檔案標引與檢索過程中，它是用以將檔案、標引人員及用戶的自然語言轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的主題詞檢索語言的一種術語控制工具。
6.10檢索工具finding aid
用于存儲、查找和報道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。
6.11目錄catalogue
由揭示檔案特征的條目匯集而成并按照一定次序編排的檔案檢索工具。
6.11.1案卷目錄folder list/ file list
以全宗為單位登記案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。
6.11.2卷內(nèi)文件目錄innerfile item list
登錄卷內(nèi)文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。
6.11.3案卷文件目錄file-item list;全引目錄file-item list
以全宗為單位將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結合按一定次序編排而成的一種檔案目錄
6.11.4分類目錄classified catalogue
依據(jù)分類表按照分類標識以一定次序編排而成的一種檔案目錄。
6.11.5主題目錄subject catalogue
依據(jù)主題詞表按照主題標識以一定次序編排而成的一種檔案目錄。
6.11.6專題目錄subject catalogue
按照特定專題以一定次序編排而成的一種檔案目錄。
6.12索引index
指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應出處的檔案檢索工具。
6.12.1文號索引record number index
指明文件編號及相應檔號，以一定次序編排而成的一種檔案索引。
6.12.2人名索引name index
指明人名及相應檔號，以一定次序編排而成的一種檔索引。
6.12.3地名索引place name index
指明地名及相應檔號，以一定次序編排而成的一種檔案索引。
6.13檔案館指南guide to an archives
介紹和報道檔案館基本情況、館藏檔案和有關文獻，指導利用者查閱利用的一種檔案檢索工具。
6.14全宗指南guide to an archival fonds;
全宗介紹introduction to an archival fonds
介紹和報道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。
6.15專題介紹guide to subject records;
專題介紹introduction to subject records
介紹和報道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具。
7 檔案利用
7.1利用access and use
利用者以閱覽、復制、摘錄等方式使用檔案的活動。
7.2開放opening
檔案館將達到一定期限、無需控制使用的檔案向社會公開提供利用的活動。
7.3公布publishing
將檔案或檔案的特定內(nèi)容通過某種形式首次公布于眾。
7.4咨詢服務reference service
檔案館、檔案室答復詢問、指導和幫助利用的活動。
7.5檔案證明archivel evidence
依據(jù)檔案的記載出具憑證性文件。
7.6檔案展覽exhibition
按一定主題展示檔案的活動。
7.7閱覽室reeding room
檔案館、檔案室內(nèi)供利用者閱覽檔案的專門場所。
7.8密級security classification
檔案文件保密程度的等級。
7.9降密downgrade
降低檔案文件保密程度的等級。
7.10解密deciassification
解除已失去保密價值檔案文件的保密限制。
7.11編纂compilation
按照一定的題目、體例和方法編輯檔案文獻的活動。
7.12大事記chronicle of events
按照時間順序簡要記述一定范圍內(nèi)發(fā)生的重大事件、重要活動的一種檔案參考資料。
7.13組織沿革administrative history
系統(tǒng)記述一個機構(地區(qū)、行業(yè))體制、職能等基本狀況變遷過程的一種檔案參考資料。
7.14基礎數(shù)字匯集collection of essentialdata
以數(shù)量特征反映一個地區(qū)(機構、行業(yè))基本情況的一種樘參考資料。
7.15專題概要thematic summary
簡要記述某一特定的社會事物或自然現(xiàn)象產(chǎn)生、發(fā)展、變化情況的一種檔案參考勤資料。
7.16檔案出版物archival publications
以檔案、檔案工作、檔案學為基本內(nèi)容的出版物。
8 檔案的保管與保護
8.1保管custody
維護檔案完整與安全的活動。
8.2保護consrvation
防止檔案受損，延緩檔案退變和搶救、修復受損檔案的活動。
8.3全宗卷fonds descriptive file
由說明全宗歷史和現(xiàn)狀的有關文件材料組成的專門案卷。
8.4檔案館建筑archives building
檔案館專用的內(nèi)設檔案庫房、工作用房和利用服務場所的建筑物。
8.5檔案庫房archival repository
收藏檔案的專門庫房。
8.6檔案裝具archives container
用于存放檔案的器具，包括檔案柜、檔案架、檔案盒等。
8.7密集架compact shelving
為節(jié)省空間而設計的可在軌道上水平移動的活動存儲裝置。
8.8載體medium;介質(zhì)medium
可將信息記錄于其上或其中的物質(zhì)材料。
8.9耐久性durability
檔案記錄材料在保存和使用情況下保持其原有物理強度和化學穩(wěn)定性的程度。
8.10退變deterioration
檔案記錄材料因理化或生物作用而逐步老化變質(zhì)至損毀的過程。
8.11修復restoration
使受損或退變檔案恢復或接近原有特征，或?qū)ζ溥M行加固的過程。
8.12加固reinforcement
將某種材料附著在檔案載體上，以提高其強度和耐久性或使字跡得以保護的技術。
8.13修裱mounting
使用粘合劑把選定的紙張修補或托裱在已破損的檔案上，以恢復或增強其強度和耐久性的技術。
8.14適宜性原則principle of compatibility
檔案修復工作應遵遁的原則之一，即所選用的修復材料必須有最適宜的強度和特性。
8.15相似性原則principle of similarity
檔案修復工作應遵遁的原則之一，即所選用的修復材料必須與被修復件具有相類似的厚度、顏色和結構等。
8.16可逆性原則principle of reversibility
檔案修復工作應遵循的株則之一，即檔案在修復處理后，如有必要可通過再處理恢復到處理前的狀態(tài)。
8.17加濕humidification
a) 增加檔案庫房內(nèi)相對濕度的方法。
b) 將過于干燥和易碎文件放在蒸氣室或有潮濕空氣的容器內(nèi)，便之逐步吸收水分以增加柔軟性的方法。
8.18去濕dehumidification
降低檔案庫房內(nèi)相對濕度的方法。
8.19脫酸deacidification
為除去或降低紙質(zhì)材料中的酸,用弱堿對其進行處理的技術。
8.20去污cleaning
清除檔案上的污垢和灰塵的方法。
8.21熏蒸fumigation
在密閉環(huán)境下，將檔案置于易揮發(fā)物質(zhì)或有毒化學物質(zhì)產(chǎn)生的氣體中以殺滅害蟲和菌類的方法。
8.22防災規(guī)程disaster plan
為防止或減少災害對檔案造成破壞而制訂的應對方針和工作程序。
8.23復制reprography
利用復印、縮微攝影、磁盤拷貝、復寫、印刷等手段生成內(nèi)容與檔案原件相同的復制品的技術和方法。
8.24檔案縮微品aratistics
含有檔案縮微影像的各種載體(通常是膠片)的通稱。
9 檔案統(tǒng)計
9.1統(tǒng)計statistics
對反映和說明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進行搜集、整理和分析的活動。
9.2登記registration
登錄檔案和檔案管理有關數(shù)據(jù)的過程。
9.3統(tǒng)計指標statistical target
反映檔案和檔案工作現(xiàn)象的指標名稱及其數(shù)值。
9.4統(tǒng)計報表statical form
由檔案行政管理部門下達的具有統(tǒng)一制式、用于檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計的表冊。
9.5統(tǒng)計分析statistical analysis
對統(tǒng)計資料進行綜合歸類、比較研究，以揭示檔案、檔案工作內(nèi)在聯(lián)系與發(fā)展規(guī)律的活動。
9.6全宗卡片fonds card
檔案館向檔案行政管理部門填報的以全宗為單位反映館藏全宗情況的卡片。
9.7全宗單fonds management sheet
以全宗為單位反映檔案館對全宗管理狀況的登記單。
