全文及解讀！《檔號編制規(guī)則》（DA/T13—2022）

來源：《中國檔案》雜志

作者：聶曼影 國家檔案局科研所

2022年4月7日，國家檔案局發(fā)布了《檔號編制規(guī)則》(DA/T13—2022，以下簡稱“2022版”)，并于2022年7月1日起實施。此標準替代了《檔號編制規(guī)則》(DA/T13—94，以下簡稱“94版”)，起草單位為國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所。本文將針對2022版與94版的差異，闡明此次修訂的背景、原則、依據(jù)、前后內(nèi)容的變化和主要技術(shù)指標調(diào)整，從而為使用者提供相關(guān)參考。值得注意的是，此標準作為推薦性行業(yè)標準，僅為檔號編制提供參考，具體執(zhí)行時應(yīng)以法規(guī)制度和檔案主管部門統(tǒng)一要求為準。

1.修訂背景

94版的發(fā)布和實施，標志著我國檔案工作中檔號編制無標可依歷史的結(jié)束，其確定的檔號編制原則為檔號編制工作提供了理論依據(jù)和技術(shù)支持，有效地糾正了檔號編制工作中出現(xiàn)的代碼重復(fù)、殘缺、冗余等現(xiàn)象，對促進檔號編制規(guī)范化起到了非常重要的作用。但是，隨著計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用和信息化建設(shè)的深入推進，檔案管理特別是歸檔的文件整理發(fā)生了重要改變，94版關(guān)于檔號結(jié)構(gòu)和編制方法的規(guī)定越來越無法滿足實際應(yīng)用需求。2015年，國家檔案局對94版進行了復(fù)審。復(fù)審專家一致認為檔案管理形勢已經(jīng)發(fā)生了重要的改變，有必要對94版中不適合實際情況的內(nèi)容進行修訂，并與相關(guān)標準保持一致，使其科學(xué)性與權(quán)威性在原有基礎(chǔ)上進一步增強。基于此，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所提出了對94版進行修訂的計劃，2019年獲國家檔案局批準。

2.修訂原則

主要以問題與需求為導(dǎo)向，充分考慮當前檔案門類豐富、載體形態(tài)多樣的特點，切實從數(shù)字環(huán)境下檔案管理實際需要出發(fā)，結(jié)合館室一體化的需求，推進各種門類、各種載體檔案檔號編制的融合管理。內(nèi)容修訂遵循科學(xué)性、規(guī)范性、時效性原則，保持與先前版本的連續(xù)性，注重與相關(guān)標準的協(xié)調(diào)性，使2022版利于實施，也可以使其更好地為行業(yè)服務(wù)。凡涉及對標準文本結(jié)構(gòu)和編輯性的改動，均依據(jù)《標準化工作導(dǎo)則第1部分： 標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》(GB/T1.1—2020)的規(guī)定進行。

3.修訂依據(jù)

為提高2022版質(zhì)量，在已有科研成果和社會實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，修訂工作組深入調(diào)查論證，廣泛征求意見。研究了現(xiàn)有相關(guān)的行業(yè)標準和國家標準，研讀、分析公開發(fā)表的有關(guān)檔號編制的文獻，調(diào)研各門類檔案整理工作實踐，征求了62家各級各類檔案館(室)對94版的意見建議。修訂過程中收到許多專家學(xué)者的修改完善意見建議。此外，工作組還收集了《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822—2008)、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894—2016)、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22—2015)、《錄音錄像檔案管理規(guī)范》(DA/T78—2019)和《機關(guān)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)標準、部門規(guī)章。

4.修訂內(nèi)容

此次修訂，是94版1995年實施以來的第一次全面修訂。修訂后的2022版，從94版的5章增加到8章和1個資料性附錄，增設(shè)“規(guī)范性引用文件”“檔號的構(gòu)成元素”兩章和1個資料性附錄“檔號編制示例”，94版原“檔號的結(jié)構(gòu)”一分為二，調(diào)整為“按卷整理檔案的檔號結(jié)構(gòu)”和“按件整理檔案的檔號結(jié)構(gòu)”，內(nèi)容更加充實完善。

與94版相比，2022版主要進行了3方面的重大調(diào)整：一是調(diào)整了檔號結(jié)構(gòu)。二是增設(shè)了檔號元素的選用。三是增加了檔號編制示例。此外，對術(shù)語和定義、編制原則、編制方法進行了優(yōu)化。2022版既面向傳統(tǒng)載體檔案，也面向信息系統(tǒng)環(huán)境中的電子檔案，為促進檔號編制工作高質(zhì)量發(fā)展提供了技術(shù)基礎(chǔ)和支撐。

(1)完善術(shù)語和定義更改了“檔號”“全宗號”“類別號”“項目號”“案卷號”“件號”“頁號”的定義;更改了術(shù)語的名稱，“案卷目錄號”改為“目錄號”，“頁(張)號”改為“頁號”;增加了“檔案門類代碼”的定義。

關(guān)于“檔號”定義，94版為“檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用”，2022版改為“以字符形式賦予檔案的一組唯一代碼，用于反映、固定和識別檔案排列順序”。新的定義既延續(xù)了檔號是對檔案實體進行分類、系統(tǒng)整理結(jié)果的一種反映，是檔案保管和利用工作的一種特殊工具，同時又進一步強調(diào)了檔號的唯一性。其功能既是傳統(tǒng)載體檔案在庫房中的地址代碼，也可作為電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源在檔案管理信息系統(tǒng)中的唯一標識符，相當于身份證的作用。檔號不僅是存址代碼，具備統(tǒng)計監(jiān)督功能，而且還是檔案信息處理語言。檔案檢索語言中，《中國檔案主題詞表》提供了主題法語言;《中國檔案分類法》提供了分類法語言;而“檔號”則提供了館藏法語言。

(2)完善檔號編制原則所謂檔號編制原則，是指開展檔號編制工作所依據(jù)和遵循的標準、要求。94版確立的唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則科學(xué)合理，為檔號編制工作提供了理論依據(jù)。此次修訂，對這5個編制原則都給予了尊重和保留，只根據(jù)“合理性原則”的界定性描述，將其更改為“一致性原則”，以保持理論依據(jù)的連續(xù)性，同時增加了一個“適用性原則”，提出檔號的編制宜適應(yīng)不同的技術(shù)環(huán)境，以順應(yīng)信息時代檔案工作逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字管理的趨勢。

(3)增設(shè)檔號構(gòu)成元素“檔號的構(gòu)成元素”為2022版新增章節(jié)。增加此章，極大方便標準使用者總覽檔號層級，網(wǎng)羅檔號構(gòu)成元素。檔號構(gòu)成元素包括：①全宗號;②類別號;③案卷號/組號/冊號;④件號/頁號。其中類別號的構(gòu)成元素包括一級類別號(檔案門類代碼)、二級及三級類別號、項目號、目錄號、年度、保管期限代碼、機構(gòu)/問題代碼。

(4)優(yōu)化細分檔號結(jié)構(gòu)94版規(guī)定了按卷整理檔案的3種檔號結(jié)構(gòu)。第一種為：全宗號—案卷目錄號—案卷號—件、頁(張?zhí)?;第二種為：全宗號—類別號—案卷號—件、頁(張?zhí)?;第三種為：類別號—項目號—案卷號—件、頁(張?zhí)?。第一種結(jié)構(gòu)主要適用于文書檔案單一門類或以文書檔案為主體的機關(guān)檔案室;第二種結(jié)構(gòu)主要適用于企業(yè)事業(yè)單位檔案館(室)和某些檔案門類較多、以業(yè)務(wù)檔案為主體的機關(guān)檔案室以及綜合檔案館;第三種結(jié)構(gòu)主要適用于專業(yè)檔案館，如城建檔案館。采用客觀態(tài)度對待文書檔案、科技檔案和專業(yè)檔案的不同檔號編制方法，并且對每種檔號的編制方法都作了較詳細的規(guī)定。

2022版則從檔案的整理方式出發(fā)，分別提出了按卷整理檔案、按件整理檔案的兩種檔號基本結(jié)構(gòu)，規(guī)定了元素選用要求，設(shè)置了必選元素和可選元素(如表所示)。

2022版按卷整理的檔號結(jié)構(gòu)，以94版的第二種結(jié)構(gòu)為主體，通過規(guī)定類別號的構(gòu)成元素、明確必選和可選元素，將94版另外兩種檔號結(jié)構(gòu)涵蓋在內(nèi)，為目前仍舊以卷為管理單位的檔案提供檔號編制依據(jù)，如照片檔案、錄音錄像檔案、科技檔案以及城建、婚姻、審計、水利水電等專業(yè)檔案。兩種不同整理方式的檔號結(jié)構(gòu)，滿足了不同載體、不同類別、不同管理特點檔案的檔號編制需求。

檔號結(jié)構(gòu)中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時上、下位代碼之間用連接號“-”(短橫線)相隔。類別號中的各元素均為同級代碼，之間用間隔號“·”相隔。

需要指出的是，一般情況下，檔案類別的劃分以其來源為基礎(chǔ)，按照功能、組織結(jié)構(gòu)或主題進行分類。2022版規(guī)定，無論是按卷整理還是按件整理的檔號結(jié)構(gòu)，一級類別號都應(yīng)采用檔案門類代碼，如文書檔案代碼、科技檔案代碼等。其余類別號結(jié)構(gòu)按相關(guān)規(guī)定或根據(jù)實際需要確定。

對檔號的構(gòu)成元素，2022版進行了區(qū)分，采用必選項和可選項的方式，給予檔案館(室)更大的自由度。除必選項以外，檔案館(室)可以根據(jù)自身實際需要采用或者放棄可選項，達到穩(wěn)定性與靈活性的辯證統(tǒng)一，使檔號結(jié)構(gòu)更加靈活和適用。

5.調(diào)整檔號編制方法2022版與94版相比，檔號編制方法的主要變化如下：

(1)關(guān)于全宗號，2022版刪去了“全宗屬性單一的檔案館可以‘0’作屬類代碼”，以加強全宗號編制的規(guī)范性。

(2)關(guān)于類別號，新增了一級類別號(檔案門類代碼)、二級及三級類別號、年度、保管期限代碼、機構(gòu)(問題)代碼的編制方法，使類別號的編制方法更為具體。

(3)關(guān)于案卷號、件號、頁號的排列順序，2022版改為在案卷號、件號前“最低一級檔號構(gòu)成元素下按照排列次序流水編制”，適應(yīng)不同的檔號結(jié)構(gòu)，避免重號;頁號規(guī)定“應(yīng)從卷內(nèi)首頁檔案開始按排列次序流水編制”，強調(diào)“空白頁不編制頁號”，編制方法更為明確。

(4)關(guān)于代碼位數(shù)，取消了案卷號、件號和頁號具體位數(shù)的規(guī)定，要求應(yīng)按照實際數(shù)量確定，以滿足各級各類檔案館不同館藏量的不同需求。

6.增加檔號編制示例工作組從全國征集的各級各類檔案部門檔號編制實踐中選取了一批涵蓋各種門類、各種載體的典型實例，進行標準化處理，作為示例集中放入附錄，方便直觀理解各個元素的作用及其使用方法，解決標準操作性問題。