歸檔文件整理的基本方法

一、裝訂

　　1、件的區(qū)分

　　件是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，定件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復(fù)文為一件;一次會議或活動的文件可為一件或兩件; 會議記錄、簡報、信息均可為一件或兩件;介紹信、存根經(jīng)白紙托裱各滿30張為一件?！盀橐患笔侵冈趯嶓w上裝訂在一起，編目時也只體現(xiàn)為一條條目。

　　2、裝訂方法

　　每“件”文件材料的具體排列順序如下：正文在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前,復(fù)件在后;轉(zhuǎn)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文在前，來文在后。

　　每件的裝訂主要采取的左上角裝訂法，具體操作將文件的左、上側(cè)對齊，并在左上角按包角紙大小四面涂上漿糊，用包角紙?zhí)自谧笊蟼?cè)，壓緊即可;文件超過40頁以上，采用左側(cè)三孔一線裝訂法。

　　二、分類

　　1、分類方法

　　根據(jù)實際情況，我們選擇以下分類方法

　　保管期限-年度分類法

　　這種方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變化但不復(fù)雜的立檔單位。主要是設(shè)置簡單的基層單位或小機(jī)關(guān)，或每年形成的文件數(shù)量少的機(jī)關(guān)。如：

　　長久： 2001 年、2002 年、2003 年?.

　　定期： 2001 年、2002 年、2003 年?.

　　2、編制分類方案

　　分類方案一般有引言、類別序號、類目名稱組成，必要時可對類目所指的范圍和歸類方法等加以說明。

　　(1)引言，提示分類方法。如按保管期限-年度，還是按其它分類方法。

　　(2)類別序號，是低一級類目(機(jī)構(gòu)或問題)的序號

　　(3)類目名稱， 按機(jī)構(gòu)分類的， 機(jī)關(guān)內(nèi)部第 一層機(jī)構(gòu)名稱就是類名，如，辦公室、業(yè)務(wù)處;按問題分類的加“類”字，如黨務(wù)類、綜合類等。

　　采用兩級分類的也應(yīng)編制分類方案，以相對固定一個單位歸檔文件的排列順序。

　　3、文件按照其自身的內(nèi)容、形式、時間、來源等方面，根據(jù)編制分類方案，分門別類地組放在一起，使所有文件構(gòu)成一個有機(jī)整體。

　　三、歸檔文件排列

　　1、文件排列的含義， 是指在分類方案的低一級類目內(nèi)， 根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。

　　2、排列原則， 是在低一級類目內(nèi)件的排列。所謂低一級類目是指分類時所確定的類目體系中設(shè)置低一級的類目， 如按管期限-年度分類時，那么年度為低一級類目。

　　3、排列方法：是文件形成的時間結(jié)合級別排列

　　操作步驟：一是將文件按上下級(文件形成單位)分好，上級文排前，本級文排后，同一單位形成的文件按文件形成時間的先后順序排列，形成日期在前的排列在前面，形成日期在后排在后面;二是會議文件、統(tǒng)計報表等成套文件可集中排列。

　　四、編號

　　1、編號項目

　　編號項目分為必 備項和選擇項。必 備項包括全宗號、年度、保管期限和件號。選擇項主要指機(jī)構(gòu)(問題)項。

　　(1)全宗號：是檔案館對其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代碼。用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。如： 1 號全宗表示為“001”。

　　(2)年度：指歸檔文件的形成年度。應(yīng)用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

　　2、加蓋歸檔章

　　歸檔章位置一律蓋在文件首頁上端的空白位置，如首頁無蓋章的位置或重要文件要保持原面貌也可在文件首頁紙頁加蓋歸檔章，一律使用藍(lán)色印油蓋章。

　　歸檔章填寫，應(yīng)使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水。

　　3、保管期限， 指機(jī)關(guān)文書、業(yè)務(wù)部門或檔案部門在整理歸檔文件時，按照《文書檔案保管期限表》給歸檔文件劃定文件的保管期限表。一般分為為長久、定期兩種。

　　4、件號，指文件的排列序號，分為室編件號、館編件號。

　　室編件號應(yīng)在不同期限、不同年度內(nèi)分別編寫流水號。

　　館件編號，移交進(jìn)館時，按上面有關(guān)規(guī)定再確定。機(jī)構(gòu)(問題)，只填機(jī)構(gòu)(問題)名稱，名稱太長可填寫簡稱，如機(jī)構(gòu)名稱可簡稱，問題可寫成“黨群”“行政”“業(yè)務(wù)”等。

　　五、編目

　　1、目錄格式包括目錄表頭、目錄表格形式、各項目在錄目中的位置等。總稱為“歸檔文件目錄”，項目包括：件號、責(zé)任者、文號、題目、日期、頁數(shù)、備注等。

　　封面格式：設(shè)置全宗名稱、年度、保管日期、機(jī)構(gòu)(問題)等。

　　2、目錄表填寫方法與要求

　　(1)件號，按室件編寫填號

　　(2)責(zé)任者， 一般應(yīng)使用全稱或能用名稱， 聯(lián)合發(fā)文的一般填寫主辦單位的(使用主辦單位的文號)名稱

　　(3)文號，只填寫文件的序號。有字的填寫字號。如“黨字4”。

　　(4)題名，應(yīng)照實填寫。如有副題名時正題名能夠反映文件的內(nèi)容，副題名一般無須抄錄; 有的題名不清時，應(yīng)重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題并在新擬或補(bǔ)充標(biāo)題之外加“[]號”填寫在目錄中。會議記錄須重新擬題名時應(yīng)寫明會議時間和主要內(nèi)容;正文不能反映副文的內(nèi)容時，也可在正文題名后抄錄附件題名，外加“() ”號。

　　(5)日期，應(yīng)以8 位阿拉伯?dāng)?shù)字，填寫可分為上下兩行。

　　(6)頁數(shù)，計算頁數(shù)以文件中有圖文的頁面為一頁，空頁不計，折疊的仍按一頁計算;來文與復(fù)文、正文與底稿作為一件算應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁數(shù)相加為該文件的頁數(shù)。

　　(7)備注，主要對密級、缺損、修改、補(bǔ)充、移交、銷毀等情況需要說明的填寫在備注上， 如內(nèi)容較多備注難以填寫的時， 可在備注欄中加“*”將具體內(nèi)容填入備考表中。

　　在填寫時，應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等。使用計算機(jī)管理的單位， 可在使用檔案管理軟件生成并打印目錄。一般情況下印四套，其中兩套裝訂成冊， (一套檔案室留用，一套準(zhǔn)備移交)一套做為備份或放入全宗卷內(nèi)，另一套放在檔案盒內(nèi)。

　　3、目錄封面的填寫與裝訂

　　歸檔文件目錄封面的格式應(yīng)與目錄的編制方式一致， 設(shè)置全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)等項目。其中全宗名稱應(yīng)使用全稱或通用簡稱填寫， 其他欄目根據(jù)目錄編制成冊的具體方式選擇設(shè)置并填寫。

　　裝訂。裝訂順序： 外用硬封頁，內(nèi)有封頁，再裝訂歸檔文件目錄。同一個期限的裝訂在一起，目錄號統(tǒng)一一個流水號，每年沿續(xù)下去。

　　六、裝盒

　　1、歸檔文件裝盒

　　歸檔文件嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入檔案盒，應(yīng)與歸檔文件目錄中相應(yīng)的條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應(yīng)查到文件實體。具體要求：一是不同年度形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一個盒內(nèi);二是不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放同一檔案盒內(nèi);即是同一類檔案裝不滿時，也不要混裝，而應(yīng)采取用不同厚度的檔案盒來解決。

　　2、檔案盒封面、脊背的填寫

　　檔案盒封面應(yīng)填寫全稱或規(guī)范化簡稱，填寫時用油印式制作規(guī)范的印章(楷體小初)

　　檔案盒脊背項目包括：全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、起止件號和盒號，各項填寫要求如下：

　　全宗號，可用檔案館給定的全宗號，沒有可暫時空著。

　　年度，填寫盒內(nèi)文件形成的年度，如“2001”

　　保管期限，填寫盒內(nèi)文件所屬保管期限，填寫長久、定期。

　　起止件號，填寫盒內(nèi)歸檔文件排列前和后的件號，件號之間用“-”連接。盒號，檔案盒順序號，從2001年開始編，編到4位數(shù)后為一個斷號，再另起號。

　　3、備考表的填寫

　　備考表放在盒內(nèi)所有文件之后，用于以盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要注釋說明。填寫要求如下：

　　盒內(nèi)文件情況說明，對歸檔文件收集齊全程度、文件本身狀況(如字跡模糊、缺損)、整理情況(如修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等)，均應(yīng)加以說明。

　　整理人：一般由整理人填寫。

　　檢查人：一般由負(fù)責(zé)檢查人員填寫。

　　日期：按歸檔文件整理完畢的日期填寫。