國(guó)家檔案局令第16號(hào)《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》全文及解讀

國(guó)家檔案局令

第16號(hào)

《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》已經(jīng)2020年11月26日國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議審議通過(guò)，現(xiàn)予公布，自2021年6月1日起施行。

局?長(zhǎng)?陸國(guó)強(qiáng)

2020年12月12日

重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法

國(guó)家檔案局令 第16號(hào)

01 總 則

第一條??為了加強(qiáng)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案科學(xué)管理，確保檔案完整、安全與有效利用，更好地服務(wù)和推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)法》等相關(guān)法律、法規(guī)，制定本辦法。

第二條??本辦法所稱(chēng)重大活動(dòng)是指在中華人民共和國(guó)境內(nèi)外組織舉辦的，對(duì)黨和國(guó)家、行業(yè)、地方具有重大意義或者重要國(guó)際影響的會(huì)議、會(huì)展、賽事、紀(jì)念、慶典等大型活動(dòng);突發(fā)事件是指突然發(fā)生，造成或可能造成嚴(yán)重社會(huì)危害，需要采取應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對(duì)的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會(huì)安全事件。

第三條??本辦法所稱(chēng)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案，是指在舉辦重大活動(dòng)和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件過(guò)程中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第四條??重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、分類(lèi)實(shí)施、統(tǒng)籌協(xié)作的工作原則，維護(hù)檔案完整與安全，推動(dòng)檔案利用與開(kāi)發(fā)，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)提供文獻(xiàn)參考和決策支持。

第五條??各地區(qū)各部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全工作制度，保證檔案管理做到收集齊全完整，整理規(guī)范有序，保管安全可靠，鑒定準(zhǔn)確及時(shí)，利用簡(jiǎn)捷方便，開(kāi)發(fā)實(shí)用有效。

第六條??重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的收集、整理、數(shù)字化和移交等工作所需經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)納入活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算或保障措施。檔案主管部門(mén)、檔案館開(kāi)展重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入本級(jí)預(yù)算。

第七條??重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作應(yīng)當(dāng)積極運(yùn)用新技術(shù)、新手段，不斷提升信息化管理水平。

涉及國(guó)家秘密的檔案管理應(yīng)當(dāng)同時(shí)符合保密管理相關(guān)規(guī)定。

02工作職責(zé)

第八條??檔案主管部門(mén)負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負(fù)責(zé)建立本行政區(qū)域內(nèi)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作清單，對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

中央國(guó)家機(jī)關(guān)根據(jù)檔案管理需要，在職責(zé)范圍內(nèi)指導(dǎo)本系統(tǒng)的重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案業(yè)務(wù)工作。

第九條??重大活動(dòng)和突發(fā)事件的辦理或應(yīng)對(duì)部門(mén)，或者專(zhuān)門(mén)設(shè)立的臨時(shí)機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱(chēng)責(zé)任部門(mén))負(fù)責(zé)相應(yīng)檔案的收集、整理和保管，并按規(guī)定向檔案館移交。

縣級(jí)以上黨委、政府作為主辦單位的，執(zhí)行單位作為責(zé)任部門(mén)履行前款規(guī)定的職責(zé)。

第十條??檔案館負(fù)責(zé)分管范圍內(nèi)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案接收征集、集中保管、編研開(kāi)發(fā)并提供利用。

檔案館可以根據(jù)需要，提前介入重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作，并采取拍照、錄音、錄像等方式直接形成重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案。

第十一條??檔案主管部門(mén)、責(zé)任部門(mén)和檔案館應(yīng)當(dāng)建立檔案主管部門(mén)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、各部門(mén)分工負(fù)責(zé)的工作機(jī)制，完善工作情況通報(bào)制度，協(xié)同推進(jìn)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作。

第十二條??檔案主管部門(mén)按照法定職權(quán)和程序?qū)χ卮蠡顒?dòng)和突發(fā)事件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，責(zé)任部門(mén)和檔案館應(yīng)當(dāng)配合。

第十三條??對(duì)在重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的單位或者個(gè)人，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)。單位或個(gè)人存在違法違紀(jì)行為的，應(yīng)當(dāng)由檔案主管部門(mén)、有關(guān)單位依法依規(guī)予以處理。

03管理要求

第十四條??重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作實(shí)行清單管理制度。檔案主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)布本行政區(qū)域重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作清單，明確年度工作任務(wù)(或事項(xiàng))、責(zé)任部門(mén)、檔案處置要求等。工作任務(wù)(或事項(xiàng))應(yīng)當(dāng)包括但不限于以下內(nèi)容：

(一)黨的代表大會(huì)、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議，國(guó)際、國(guó)家或區(qū)域級(jí)論壇峰會(huì)、合作交流會(huì)、博覽會(huì)、招商引資會(huì)、推介洽談會(huì)等會(huì)議、會(huì)展活動(dòng);

(二)國(guó)際、全國(guó)或地區(qū)性綜合性運(yùn)動(dòng)會(huì)及其他重大杯賽、聯(lián)賽、錦標(biāo)賽、冠軍賽等賽事活動(dòng);

(三)以重大事件、重大紀(jì)念日、重要人物為主題的紀(jì)念、慶典活動(dòng);

(四)自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件、社會(huì)安全事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)。

第十五條??責(zé)任部門(mén)應(yīng)當(dāng)制定重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作方案，明確檔案工作負(fù)責(zé)部門(mén)和人員，按照工作程序和要求形成歸檔文件材料。采用業(yè)務(wù)系統(tǒng)辦理業(yè)務(wù)的，業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持形成符合要求的歸檔文件材料。

第十六條??責(zé)任部門(mén)應(yīng)當(dāng)將重大活動(dòng)和突發(fā)事件中形成的下列文件材料納入收集范圍，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸：

(一)領(lǐng)導(dǎo)指示、批示，機(jī)構(gòu)成立及分工文件材料，工作制度、預(yù)案、方案、報(bào)告、報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)，會(huì)議材料，獎(jiǎng)懲材料，大事記、宣傳報(bào)道，各單位按照分工或職責(zé)形成的其他文件材料;

(二)照片、錄音、錄像;

(三)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息、社交媒體信息;

(四)印章、題詞、活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書(shū)、紀(jì)念冊(cè)、紀(jì)念章、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)狀、牌匾、錦旗等實(shí)物檔案;

(五)其他具有保存利用價(jià)值的文件材料。

第十七條??責(zé)任部門(mén)應(yīng)當(dāng)將重大活動(dòng)和突發(fā)事件文件材料納入本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表統(tǒng)一管理。責(zé)任部門(mén)為臨時(shí)機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案主管部門(mén)審查同意后施行。

中央國(guó)家機(jī)關(guān)、中央企業(yè)可以針對(duì)本系統(tǒng)重大活動(dòng)和突發(fā)事件，制定本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)國(guó)家檔案主管部門(mén)審查同意后施行。

第十八條??重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案按照下列要求確定全宗設(shè)置：

(一)責(zé)任部門(mén)為一個(gè)單位的，形成的檔案納入本單位檔案全宗進(jìn)行管理;

(二)責(zé)任部門(mén)分為主辦單位、協(xié)辦單位的，形成的檔案納入主辦單位檔案全宗進(jìn)行管理。存在多個(gè)主辦單位或者分主辦、承辦單位的，形成的檔案納入承擔(dān)活動(dòng)主要工作的單位全宗進(jìn)行管理或者協(xié)商確定;

(三)責(zé)任部門(mén)為多個(gè)單位不分主次、聯(lián)合開(kāi)展工作的，形成的檔案分別納入各單位全宗進(jìn)行管理;

(四)責(zé)任部門(mén)為臨時(shí)機(jī)構(gòu)的，形成的檔案納入新設(shè)全宗或臨時(shí)機(jī)構(gòu)的主管單位全宗進(jìn)行管理。

檔案全宗設(shè)置產(chǎn)生爭(zhēng)議的，由相關(guān)單位提交檔案主管部門(mén)予以處理。

第十九條??重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案一般與責(zé)任部門(mén)履行其他職能形成的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，檔案門(mén)類(lèi)劃分、分類(lèi)方法與全宗內(nèi)檔案保持一致。確有必要的，可以設(shè)立專(zhuān)題進(jìn)行管理。

第二十條??責(zé)任部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照相應(yīng)門(mén)類(lèi)檔案整理規(guī)則對(duì)重大活動(dòng)和突發(fā)事件文件材料進(jìn)行組件(卷)、分類(lèi)、排列、編號(hào)和編目等整理工作，并按要求及時(shí)歸檔。

重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案不論是否設(shè)立專(zhuān)題進(jìn)行管理，都應(yīng)當(dāng)建立專(zhuān)題目錄。

第二十一條??責(zé)任部門(mén)應(yīng)當(dāng)在重大活動(dòng)和突發(fā)事件應(yīng)對(duì)工作結(jié)束6個(gè)月內(nèi)，向同級(jí)檔案主管部門(mén)報(bào)告檔案工作方案落實(shí)情況。

例行性、周期性會(huì)議通過(guò)年度報(bào)告說(shuō)明有關(guān)情況的，可以不再專(zhuān)門(mén)做出書(shū)面說(shuō)明。

第二十二條??責(zé)任部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定向檔案館移交重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案，經(jīng)檔案館同意，可以提前將檔案交檔案館保管。責(zé)任部門(mén)為臨時(shí)機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在臨時(shí)機(jī)構(gòu)停止工作前向有關(guān)主管單位或檔案館移交檔案。

責(zé)任部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)移交進(jìn)館檔案進(jìn)行開(kāi)放審核，并在移交時(shí)附具意見(jiàn)。

第二十三條??檔案館應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定接收重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案，并建立征集制度，通過(guò)接受捐獻(xiàn)、購(gòu)買(mǎi)、代存等方式收集檔案，充實(shí)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案資源。

第二十四條??責(zé)任部門(mén)和檔案館應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫(kù)房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全;采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

04檔案利用與開(kāi)發(fā)

第二十五條??檔案館和責(zé)任部門(mén)應(yīng)當(dāng)通過(guò)編制檢索工具、建立檢索系統(tǒng)、建設(shè)信息共享平臺(tái)等方式，為重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案利用創(chuàng)造條件。

檔案館應(yīng)當(dāng)通過(guò)其網(wǎng)站或者其他方式定期公布開(kāi)放檔案的目錄，為檔案利用提供便利。

第二十六條??檔案館應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)利用工作，按照國(guó)家規(guī)定向單位或個(gè)人提供檔案利用。責(zé)任部門(mén)利用已移交檔案的，檔案館應(yīng)當(dāng)予以優(yōu)先保證。

責(zé)任部門(mén)保管的檔案對(duì)外提供利用的，需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第二十七條??檔案館開(kāi)展分管范圍內(nèi)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，責(zé)任部門(mén)應(yīng)當(dāng)配合。責(zé)任部門(mén)檔案以專(zhuān)題方式進(jìn)行管理且具備建設(shè)條件的，應(yīng)當(dāng)開(kāi)展本系統(tǒng)或本單位檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

檔案主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)科學(xué)規(guī)劃專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作，推動(dòng)檔案館和責(zé)任部門(mén)檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)共建共享共用。

第二十八條??檔案館和責(zé)任部門(mén)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案資源開(kāi)發(fā)力度，通過(guò)檔案編研、陳列展覽等形式，充分發(fā)揮檔案價(jià)值，并為重大活動(dòng)和突發(fā)事件應(yīng)對(duì)提供決策參考。

05 附 則

第二十九條??本辦法由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第三十條??本辦法自2021年6月1日起施行。