業(yè)務研究 - 試述文書歸檔“六步法”
文書歸檔六步法是筆者結(jié)合檔案整理經(jīng)驗總結(jié)出來的，便于新從事檔案工作人員借鑒的一種簡明易懂、便于操作的整檔方法。本文圍繞具體整理步驟，詳述了6個環(huán)節(jié)的整理方法，總結(jié)了具體操作中的11個小技巧，簡稱整檔六步法，以供同行借鑒、參考。
筆者結(jié)合近年來積累的整檔經(jīng)驗，以歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2015）、《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）（以下簡稱“8號令”）為依據(jù)，對機關(guān)現(xiàn)有歸檔文件整理步驟、流程和環(huán)節(jié)進行了整合，歸納總結(jié)了“整檔六步法”，使檔案整理好記憶、便操作。
第一步“收”即收集。可以結(jié)合本單位保存在“全宗卷”中的《歸檔范圍與保管期限表》進行收集。如未制定上述文件則可以參照8號令開展收集。
第二步“三分”即分年度、分類別、分保管期限。其中分類別即將文件按其機構(gòu)或問題進行分類。具體的分類方法應根據(jù)本單位保存在“全宗卷”中的《分類方案》進行。
第三步“修排號”即修整、排列和編號。“修整”是對不符合檔案管理要求的文件進行修整；“排列”是在分類方案最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間等要求對文件進行排列；“編號”在這里的意思是指蓋歸檔章、填寫章內(nèi)項目，通過給文件編號，用以固定文件材料在文書檔案中的位置。
第四步“掃裝”即“掃描”和“裝訂”。對沒有電子版的應歸檔文件進行掃描，完成“自然件”或“組合件”的裝訂。
第五步“目錄”，即形成規(guī)范的歸檔文件目錄。可以輸入檔案整理系統(tǒng)打印，或根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》對目錄式樣的要求自制表格。
第六步“盒”，即裝盒，并規(guī)范填寫檔案盒上應填項目。
2 整理操作及技巧應用
收
收集工作開展之前應重溫本單位《歸檔范圍與保管期限表》，明確本單位文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍。
技巧1：巧記不歸檔范圍。根據(jù)8號令所述的“文件材料歸檔和不歸檔范圍”所列近80項內(nèi)容來看，一般情況下需要歸檔的有51項，占到了70%。因此通過記住不歸檔范圍則可以倒推應歸檔范圍。不歸檔的29項內(nèi)容可總結(jié)歸納分為四個方面，可以稱之為“四個不要”：一是上級普發(fā)性不需要辦理的文件材料不需要歸檔；二是本級無查考利用價值的事務性文件、一般性文件的草稿、不需要辦理的信訪件、領(lǐng)導兼外單位職務形成的與本單位無關(guān)材料、工作參考材料等不需要歸檔；三是同級不需要執(zhí)行的、不需要辦理的文件材料不需要歸檔；四是下級非重大、非科技文件材料的，非法規(guī)性備案的文件不需要歸檔。
技巧2：牢記收集原則——齊全與完整。完整是對單份文件而言，即要把一份文件或資料的正件與附件，正式文件、底稿和公文處理單等必備要素收集齊全，不可缺件少頁。
技巧3：常用兩種收集方法。一是全面收集。收集范圍應涵蓋與單位有業(yè)務關(guān)系、隸屬關(guān)系的上級、本級、同級、下級的文件材料，單位領(lǐng)導和各部門及個人存放的文件材料；同時注重各類載體材料的收集。二是重點收集。主要從三個方面重點收集：機構(gòu)方面的重點是收發(fā)部門、單位內(nèi)部機構(gòu);人員方面的重點是單位主要領(lǐng)導、辦公室主任、內(nèi)部機構(gòu)負責人等;文件內(nèi)容方面的重點是記述和反映單位主要職能活動和歷史面貌的、方針政策性強的、科研價值高的、憑證作用大的材料。同時，還應注意賬外文件的收集，即一些未經(jīng)收發(fā)文登記的文件材料的收集。
三分
分年度
根據(jù)文件的形成時間來劃分年度。如在分年度的過程中意外發(fā)現(xiàn)了其他年度應歸而未歸的文件材料，應當作為插件補充至相關(guān)年度歸檔文件中。
技巧4：文件有多個時間特征。一份文件往往有多個時間特征。歸檔時，應按照《歸檔文件整理規(guī)則》要求的“文件形成日期”為準。
技巧5：跨年度形成的文件。跨年度一般以文件簽發(fā)日期為準。對于計劃、總結(jié)、預算、統(tǒng)計報表及法規(guī)性文件等涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按照文件簽發(fā)日期判定其所屬年度。跨年度的請示與批復，放到批復年度；沒有批復的，歸入請示年度；跨年度規(guī)劃，歸入規(guī)劃針對的第一年度；跨年度總結(jié)，歸入總結(jié)針對的最后一個年度；跨年度會議文件，歸入會議閉幕年度；跨年度辦結(jié)的文件材料歸入辦結(jié)年度。
技巧6：組合文件的日期。組合文件就是由多個文件組件的結(jié)果。在整理檔案時，通常以排在前面“件”的形成日期為準，如正本與定稿為一件時，以正本形成日期為準，來文與復文為一件時，以復文形成日期為準。
技巧7：文件無標注日期。這種情況常見于內(nèi)部文件，需要分析文件內(nèi)容、制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷。當形成年度無法考證時，年度為歸檔年度，并在附注項加以說明。
分類別
這里的“分類別”是根據(jù)單位的《分類方案》進行機構(gòu)劃分或者問題劃分。規(guī)模較小或公文辦理程序不適于此項分類的單位可以忽略此步驟。
技巧8：涉及多部門形成的歸檔文件。將文件按其形成或承辦機構(gòu)分類的方法稱之為機構(gòu)分類法。多個部門共同形成或共同承辦的文件材料，歸入文件主辦部門。
分保管期限
根據(jù)《保管期表》將上述已分好類別的文件劃分為永久、定期，其中定期可再劃分為定期30年和定期10年。
修排號
修整
在檔案整理過程中，為保證檔案長期保存和方便利用，一般要對不符合要求的歸檔文件材料進行必要的修整。
技巧9：修整“三驗”。一驗破損，即查看文件材料有無破損。對有破損的檔案應按照《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》（DA/T25-2000）予以修復。二驗大小，即對大于A4規(guī)格的檔案材料要進行折疊。折疊后的檔案材料，要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開和閱讀。三驗牢靠，即對文件材料的質(zhì)量進行檢查，如果文件上有易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品應予以去除；字跡模糊或易退變的，應予以復制。
排列
排列分三步。一是類外排列。將完成“三分”經(jīng)過“修整”后的應歸檔文件材料，按照保管期限的不同，依照黨群類、行政類、業(yè)務類和人勞類的順序排列下來。二是類內(nèi)排列。歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列；同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。三是件內(nèi)排列，也是我們常常說到的組件。
技巧10：件內(nèi)文件的排序。發(fā)文排序即正文、發(fā)文簽、定稿；收文的排序即收文簽、收文。排序時要注意正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復印件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。
編號
這里的編號包含了兩個步驟：蓋歸檔章和填寫章內(nèi)項目。通過章內(nèi)項目的內(nèi)容來固定這份文件在檔案中的位置。編號環(huán)節(jié)需要注意的有兩個方面：一是蓋章的位置。“歸檔文件應在首頁上端的空白處蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容”。二是填寫項目。“全宗號”是當?shù)貦n案館賦予立檔單位的代號；“年度”是文件形成年度；“保管期限”可按歸檔文件劃定的保管期限填寫；“件號”是單件歸檔文件在分類低一級類目內(nèi)的排列順序號；“機構(gòu)/問題”填寫類別的規(guī)范化簡稱，如黨群類、行政類等；“頁數(shù)”則是每一件歸檔文件本身的有效頁面數(shù)。
掃裝
掃描
這里所說的掃描主要是為了歸檔文件數(shù)字化副本的制作，應遵照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）來進行。如檔案室可接收原生電子文件且可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等形式在歸檔文件上進行標識。需要注意的有兩點。一是掃描儀色彩模式的選擇。對于頁面為黑白的，字跡比較清的，應采用黑白二值模式掃描；字跡不清的，采用灰度模式掃描；如果待掃描頁面上有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的，要用彩色模式進行掃描；還有一些檔案里如果貼有照片的話，彩照要用“百萬種顏色”模式掃描，黑白照用“灰度”掃描。二是使用高拍儀開展檔案數(shù)字化工作時應注意，拍攝精度不應低于800萬像素，且被拍攝檔案的影像必須充滿取景框。
裝訂
歸檔文件一般以件為單位裝訂，并做到牢固、安全、簡便，不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件應保持平整。建議永久和定期需向綜合檔案館移交的歸檔文件采用線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂；文件較厚的使用“三孔一線”裝訂。定期不需要向綜合檔案館移交的可以根據(jù)裝訂的簡便性原則使用不銹鋼訂書釘、不銹鋼夾或封套裝訂。
技巧11：檔案裝訂的“七不能用”。用于檔案裝訂的材料不應包含可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不可使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等。
目錄
歸檔文件目錄建議由系統(tǒng)生成或使用電子表格編制。目錄應采用A4幅面，頁面應橫向設(shè)置，具體包括序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注9項內(nèi)容。
（1）序號：歸檔順序號。
（2）檔號相當于歸檔文件的“身份證號”，具有唯一性。其結(jié)構(gòu)為：全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—機構(gòu)（問題）代碼—件號
技巧12：檔號編制位數(shù)的443。在檔號編制過程中，應熟記443位數(shù)編制法。第1個“4”指全宗號的位數(shù)應為4位，如“Z001”。第2個“4”指件號的位數(shù)用4位數(shù)字標識，不足4位的，前面用”0”補充。“3”指機構(gòu)（問題）代碼的位數(shù)。應采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字標識。因為保管期限標識為“Y”“D30”或“D10”，因此歸檔文件的檔號總位數(shù)（含符號）應為23位或25位。
（3）文號：發(fā)文字號。無文號的不用標識。
（4）責任者：制發(fā)單位或個人，即發(fā)文機關(guān)或署名者。責任者一般用全稱或通用簡稱。聯(lián)合發(fā)文應將所有責任者照實著錄，中間用空格，責任者過多或有三個以上責任者時，立檔單位及文號所代表的機關(guān)必須著錄后加等字。個人責任者著錄時應在姓名后著錄職務、職稱或者其它職責，并外加“（）”。
（5）題名：文件標題。文件無標題，或者標題不能揭示主要內(nèi)容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內(nèi)容外加方括號“[]”。
（6）日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如20200321。
（7）密級：按文件實際標注情況填寫。沒有密級的不標識。
（8）頁數(shù)：每一件歸檔文件頁面總數(shù)。有圖文的頁面為一頁。同歸檔章內(nèi)填寫項目一致。
（9）備注：注釋文件需要說明的情況。
盒
盒面填寫
總共要填四項內(nèi)容，長、短脊背，封面、備考表。目前采用的主要有蓋章、粘貼和全盒打印等方法。蓋章法，即根據(jù)檔案盒的尺寸刻制全宗名稱章、等，用印泥加以蓋制。粘貼法，主要應用于長、短脊的粘貼。全盒打印法，即購買專業(yè)的檔案盒打印機，規(guī)范打印各個項目。備考表的填寫應完整，其中盒內(nèi)文件情況說明，一般應填寫本盒文件的件數(shù)、頁數(shù)、缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
裝盒
應按件號依次裝盒，絕對不能把不同年度、不同保管期限、不同類別的文件混裝在一個盒內(nèi)。
裝盒以九成滿為佳。如文件過少，在搬運、保管的過程中，極容易發(fā)生空扁、變形；如文件過滿，易發(fā)生文件破損，盒帶斷裂情況。
裝盒完畢，結(jié)合《分類方案》依次排列上架，側(cè)立排放即可。
