解讀DA/T 28—2018《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》 項(xiàng)目電子檔案管理

DA/T28—2018《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》，自2018年10月1日起實(shí)施，蘭臺(tái)之家整理相關(guān)解讀文章，便于伙伴們參考。若有任何問題敬請(qǐng)最下方留言。

本期解讀內(nèi)容為《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》

9.1項(xiàng)目電子檔案管理

9.2 項(xiàng)目電子檔案管理

9.2.1 項(xiàng)目電子檔案可參照紙質(zhì)檔案的分類方案進(jìn)行整理。

9.2.2項(xiàng)目電子檔案的保管、有效性保證、鑒定和利用應(yīng)符合GB/T18894(《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》)的規(guī)定。

紙質(zhì)檔案分類戳：

國標(biāo) GB/T15418-2009 檔案分類標(biāo)引規(guī)則

高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法和高等學(xué)校檔案工作規(guī)范

檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(DA/T 22—2015)《歸檔文件整理規(guī)則》

電子檔案標(biāo)準(zhǔn)戳：

檔案工作者收藏丨電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范(GB/T 18894-2016)

《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范(DA/T38-2008)》

《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》(GB/T29194)

解讀：保管

電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。

1.歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。

2.環(huán)境溫度選定范圍: 光盤：17℃— 20℃，磁性載體：15℃— 27℃ ;相對(duì)濕度選定范圍：光盤：20%—50%，磁性 載體：45%—60%。

3.存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離。

有效性保證

1. 應(yīng)定期對(duì)磁性載體進(jìn)行抽樣檢查，抽樣率不低于10%; 抽樣檢測(cè)過程中如果發(fā)現(xiàn)永久性誤差時(shí)應(yīng)擴(kuò)大抽檢范圍 或進(jìn)行100%檢測(cè)，并立即對(duì)發(fā)生永久性誤差的磁性儲(chǔ)存 介質(zhì)進(jìn)行復(fù)制或更新。

2.對(duì)光盤進(jìn)行定期檢測(cè)，檢測(cè)結(jié)果超過三級(jí)預(yù)警線時(shí)應(yīng)立即進(jìn)行更新。CD-R光盤的塊錯(cuò)誤率BLER〈200，DVD±R光盤的奇偶校 驗(yàn)內(nèi)碼錯(cuò)誤PIE〈240。

鑒定

1. 電子文件及其元數(shù)據(jù)形成、收集、歸檔符合制度要求;

2.電子文件與元數(shù)據(jù)能一一對(duì)應(yīng)，數(shù)量準(zhǔn)確且齊全完成;

3.電子文件與元數(shù)據(jù)格式符合要求;

4.以專有格式歸檔的其專用軟件、技術(shù)資料等齊全完整;

5.加密電子文件已解密;

6.電子文件及元數(shù)據(jù)經(jīng)安全網(wǎng)絡(luò)或?qū)Ｓ秒x線存儲(chǔ)介質(zhì)傳 遞、移交;

7.電子文件無病毒，電子文件離線存儲(chǔ)介質(zhì)無損傷、可正常使用。

利用

各單位應(yīng)當(dāng)建立電子檔案利用制度、采用有效手段，保證項(xiàng)目電子檔案方便快捷利用，同時(shí)確保項(xiàng)目電子檔案在利用中的安全。

1.反映電子檔案利用過程的相關(guān)信息應(yīng)當(dāng)記錄和保存。

2. 加強(qiáng)電子檔案利用基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立健全相關(guān)制度， 采取有效措施促進(jìn)信息資源共享，保證電子文件在規(guī)定 時(shí)間、地域、機(jī)構(gòu)、人員范圍內(nèi)得到方便快捷的利用。

3. 凡帶密級(jí)尚未解密或內(nèi)部使用不宜公開的電子檔案不得 互聯(lián)網(wǎng)上運(yùn)行。

4. 對(duì)在專網(wǎng)或其他內(nèi)部網(wǎng)上運(yùn)行的、具有保密要求的電子 檔案提供利用時(shí)，應(yīng)設(shè)置使用權(quán)限認(rèn)證系統(tǒng)或履行使用 審批手續(xù)。

5.應(yīng)當(dāng)為利用者提供真實(shí)、可靠的電子檔案，并采取有效 措施確保電子檔案不受損害。

6. 電子檔案應(yīng)有文件級(jí)的計(jì)算機(jī)檢索目錄，計(jì)算機(jī)檢索目錄與電子檔案原文應(yīng)建立持久有效的關(guān)聯(lián)。

7.電子檔案的利用系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置科學(xué)、嚴(yán)格的權(quán)限控制機(jī)制， 完善審批和登記程序，確保任何電子檔案不會(huì)超授權(quán)范 圍利用、復(fù)制或公布。

電子檔案管理系統(tǒng)要求

9.2.3 建設(shè)單位應(yīng)建立項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)，管理項(xiàng)目 全部電子檔案，系統(tǒng)應(yīng)具備接收登記、分類組織、鑒定 處置、權(quán)限控制、檢索利用、安全備份、統(tǒng)計(jì)打印、移 交輸出、系統(tǒng)管理等基本功能。

9.2.4 接入內(nèi)部網(wǎng)的項(xiàng)目檔案信息管理系統(tǒng)，應(yīng)建立操作日志，通過身份認(rèn)證、訪問控制、信息完整性校驗(yàn)、防 火墻、入侵檢測(cè)等技術(shù)手段和管理方法確保檔案數(shù)據(jù)得到有效保護(hù)，防止因偶然或惡意的原因使網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)遭到 破壞、更改、泄露，杜絕網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的信息丟失、篡改、失泄密、系統(tǒng)破壞等事故發(fā)生。

電子檔案?jìng)浞?/p>

9.2.5 項(xiàng)目電子檔案保存實(shí)行備份制度，重要電子檔案應(yīng)當(dāng)異地異質(zhì)備份。

解讀：

?異地：結(jié)合建設(shè)單位和上級(jí)統(tǒng)一部署安排。

?異質(zhì)：異質(zhì)的幾種形式

?可采取近線備份或離線備份兩種方式。

近線備份要求

1.宜采用磁帶備份系統(tǒng)進(jìn)行近線備份，應(yīng)定期對(duì)電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的配置系統(tǒng)和日志數(shù)據(jù)等進(jìn)行全量、增量或差異備份。

2.電子檔案數(shù)據(jù)量達(dá)到一定量且條件許可時(shí)，可實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的熱備份。

離線備份

數(shù)據(jù)遷移

9.2.6 在計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前， 項(xiàng)目電子檔案管理部門應(yīng)將項(xiàng)目電子檔案遷移到新的系統(tǒng)或進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，保證其真實(shí)、完整和在新環(huán)境中完全兼容。

解讀：

電子檔案的遷移一般包含介質(zhì)間的遷移和系統(tǒng)間的遷移：介質(zhì)間的遷移一般發(fā)生在電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)臨近使用壽命時(shí);系統(tǒng)間的遷移一般發(fā)生在電子檔案數(shù)據(jù)格式改變或其所依托的信息系統(tǒng)升級(jí)時(shí)。

(1)介質(zhì)間遷移 保存在脫機(jī)載體中的電子檔案應(yīng)每滿4年遷移一次，數(shù)據(jù)遷移至新載體后即刻進(jìn)行一次檢查。原備份載體至少再保存4年，保存 期滿后按相關(guān)保密規(guī)定處理，用作電子檔案?jìng)浞莸妮d體不得用于其 他任何用途。

此外，檔案部門每年均應(yīng)對(duì)電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新 情況進(jìn)行一次檢查登記，設(shè)備更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于4 年。保留期滿后，載體按保密要求進(jìn)行處置。

(2)系統(tǒng)間遷移 各單位進(jìn)行信息系統(tǒng)升級(jí)改造時(shí)，檔案部門要密切配合信息化部門，及時(shí)將電子檔案真實(shí)、完整、可用和安全的遷移至新的系統(tǒng) 中。原系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)保留時(shí)間不少于4 年。保留期滿后，載體按保 密要求進(jìn)行處置。

電子檔案銷毀

9.2.7項(xiàng)目電子檔案失去保存價(jià)值后，應(yīng)在履行銷毀審批手續(xù)后，采 取有效技術(shù)措施進(jìn)行信息清除工作。屬于保密范圍的電子檔案，其銷毀應(yīng)按國家保密法規(guī)實(shí)施。

解讀：

1.應(yīng)從在線存儲(chǔ)設(shè)備、異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中徹底刪除應(yīng)銷毀電子檔案， 電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在管理過程元數(shù)據(jù)、日志中自動(dòng)記錄鑒定、銷 毀活動(dòng)，將被銷毀電子檔案的元數(shù)據(jù)移入銷毀數(shù)據(jù)庫。

2.應(yīng)銷毀電子檔案的離線儲(chǔ)存介質(zhì)，應(yīng)對(duì)其實(shí)施破壞性銷毀。實(shí)施 銷毀前，應(yīng)對(duì)備份其中的其他電子檔案進(jìn)行離線存儲(chǔ)介質(zhì)的轉(zhuǎn)換。

3.屬于保密范圍的電子檔案，其銷毀應(yīng)按國家保密規(guī)定實(shí)施。

4.銷毀電子檔案應(yīng)進(jìn)行登記，并將登記結(jié)果歸檔保存。