解讀丨會計資料的歸檔范圍

《會計檔案管理辦法》第六條  下列會計資料應當進行歸檔：

(一)會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；(二)會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿；(三)財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；(四)其他會計資料，包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

[解讀]本條用列舉的方式明確了會計資料的歸檔范圍。    

我國《檔案法》第十條規(guī)定“對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為已有”。

本條所指歸檔是將具有保存價值且辦理完畢的會計資料，經過收集、鑒定、整理后形成檔案交檔案部門保存并提供利用的過程，旨在維護單位會計檔案的真實完整和長期可用。其中，電子會計檔案歸檔，是指將辦理完畢具有保存價值的電子會計資料及其元數(shù)據(jù)，經系統(tǒng)整理后，向檔案部門或檔案工作人員移交等的過程。辦理完畢，是指達到對會計資料所含內容不允許再做修改的狀態(tài)。

如在實務工作中，會計人員在會計核算軟件中完成了憑證編制和復核確認操作后，核算軟件不允許再對該筆憑證進行任何修改，此時該記賬憑證可視為辦理完畢，即使憑證內容有錯誤需要更正，也不能對該憑證進行重新編輯或修改，而需要編制新的調整憑證以糾正錯誤。

新《管理辦法》規(guī)定的應納人歸檔范圍的會計資料具體包括:

1. 會計憑證

會計憑證，是指記錄經濟業(yè)務發(fā)生或者完成情況的書面證明，是登記賬簿的依據(jù)。按會計憑證填制的程序和用途不同，可以分為原始憑證和記賬憑證兩類。    

原始憑證是指在經濟業(yè)務發(fā)生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經濟業(yè)務的發(fā)生或完成情況的文字憑據(jù)，原始憑證按其來源的不同，可以分為自制原始憑證和外來原始憑證。

自制原始憑證是由本單位內部經辦業(yè)務的部門或個人，在執(zhí)行或完成某項經濟業(yè)務時自行填制的、僅供本單位內部使用的原始憑證，例如單位人力資源管理部門編制的員工工資發(fā)放表、單位資產采購審批文件、企業(yè)利潤分配方案等。自制原始憑證可以嵌入單位信息系統(tǒng)，由員工直接在線填寫電子表格或文檔，形成電子形式的自制原始憑證。

外來原始憑證是經濟業(yè)務事項發(fā)生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證，如購買材料時取得的增值稅專用發(fā)票、銀行轉來的各種結算憑證、對外單位支付款項時取得的憑據(jù)、職工出差取得的飛機票、車船票等。外來原始憑證也包括通過本單位信息系統(tǒng)與外部單位信息系統(tǒng)互聯(lián)的方式獲取的電子形式的外來原始憑證。

記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照經濟業(yè)務的內容加以歸類，并據(jù)以確定會計分錄后所填制的會計憑證，它是登記賬簿的直接依據(jù)。這里需要說明兩點：

一是有些記賬憑證形成時無須會計人員審核原始憑證。隨著ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的應用，業(yè)務財務一體化模式得以推進，更多的原始數(shù)據(jù)由業(yè)務前端錄入業(yè)務系統(tǒng)，并完成系統(tǒng)自動或人工審核程序，再經電子設備傳輸至財務系統(tǒng)轉化為會計信息，傳輸過程安全可靠，會計人員無須審核原始憑證即可由會計核算軟件自動生成記賬憑證。

二是在會計信息化環(huán)境下，對于信息系統(tǒng)自動生成，且具有明晰審核規(guī)則的會計憑證，可以將審核規(guī)則嵌入會計軟件，由計算機自動審核；未經自動審核的會計憑證，應當先經人工審核再進行后續(xù)處理。

2.會計賬簿

會計賬簿，是指由一定格式賬頁組成的，以經過審核的會計憑證為依據(jù)，全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄各項經濟業(yè)務事項的簿籍。賬簿按其用途不同，可分為總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿。

按照總分類科目分類登記經濟業(yè)務事項的是總分類賬簿，簡稱總賬。按照明細分類科目分類登記經濟業(yè)務事項的是明細分類賬簿，簡稱明細賬。明細分類賬是對總分類賬的補充和具體化，并受總分類賬的控制和統(tǒng)馭。

日記賬是按照經濟業(yè)務的發(fā)生或完成時間的先后順序逐日逐筆登記的賬簿。設置日記賬的目的是為了將經濟業(yè)務按時間順序清晰詳細地反映在賬簿記錄中。如庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。

固定資產卡片是指登記固定資產各種資料的卡片，是固定資產進行明細分類核算的一種賬簿形式。固定資產卡片是每一項固定資產的全部檔案記錄，即固定資產從進人單位開始到退出單位的整個生命周期所發(fā)生的全部情況，都要在固定資產卡片上予以記載。

其他輔助性賬簿也稱備查簿，是對某些明細賬和日記賬等主要賬簿中不予登記或登記不夠詳細的經濟業(yè)務事項進行補充登記時使用的賬簿。它可以作為某些經濟業(yè)務內容的必要參考資料。輔助性賬簿的設置可由各單位根據(jù)自身實際管理的需要而定，沒有固定格式。

需要指出的是，隨著會計信息化的快速發(fā)展，會計核算自動化程度和效率大大提高，記賬、結賬等核算工作更加方便、高效，甚至能夠做到實時結算，使得一些明細賬可以完全取代日記賬原有的功能。如果重復登記日記賬，將造成不必要的浪費?？紤]到上述實際情況，各單位如果某一類會計賬簿可以由其他類型會計賬簿完全代替，則無須重復設置。其中，完全代替是指可以直觀反映、無須再作任何加工處理，且內容完整、準確。

3.財務會計報告

財務會計報告，是單位對外提供的反映單位某一特定日期的財務狀況和某一會計期間的經營成果、現(xiàn)金流量等會計信息的文件。財務報告包括財務報表和其他應當在財務報告中披露的相關信息和資料。依照《企業(yè)會計準則第30號——財務報表列報》(財會[2014]) 7號)有關規(guī)定，企業(yè)財務報表是對企業(yè)財務狀況、經營成果和現(xiàn)金流量的結構性表述。

一套完整的企業(yè)財務報表至少應當包括資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權益(或股東權益)變動表以及附注，財務報表上述組成部分具有同等的重要程度。上市企業(yè)還應根據(jù)證券監(jiān)督管理機構有關規(guī)定真實、準確、完整、及時地披露相關信息。

需要指出的是，黨的十八屆三中全會作出了全面深化財稅體制改革、編制政府綜合財務報告的重要決定。隨著政府會計改革的逐步深入，行政事業(yè)單位的財務報告也將越來越健全、豐富、完整。行政事業(yè)單位的財務會計報告至少應當包括資產負債表、收入費用表、現(xiàn)金流量表、附注以及決算報告等。

4.其他會計資料

銀行存款余額調節(jié)表，是單位內部編制用于核對單位賬目與銀行賬目差異，檢查兩者之間是否存在差錯的常用表格。

銀行對賬單，是銀行客觀記錄單位資金流轉情況的記錄單，是銀行和單位之間對資金流轉情況進行核對和確認的憑單，也是證實單位業(yè)務往來的記錄，可以作為單位資金流動的依據(jù)，認定單位某一時段的資金規(guī)模。

納稅申報表，是納稅人依照稅務部門指定的格式填寫的，用以按照稅法規(guī)定的期限和內容完成納稅申報程序的相關表格，是單位進行稅款申報繳納和會計核算的重要原始憑據(jù)，屬于具有保存價值的會計資料。

原《管理辦法》沒有單獨列明其屬于會計檔案，在實務操作中，各單位是否將其作為會計檔案管理的做法不統(tǒng)一。新《管理辦法》明確將納稅申報表列入會計檔案范圍。

會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊是記錄會計檔案移交、保管、銷毀具體情況的重要資料，被納入會計檔案歸檔范圍，并要求永久保存。

會計檔案鑒定意見書，是單位開展會計檔案鑒定過程中應當形成，且具有永久保存價值的重要資料，應納人歸檔范圍。會計檔案鑒定意見書無固定格式，但至少應包含以下內容：

（1）被鑒定會計檔案所屬年度及保管期限、列入銷毀檔案的數(shù)據(jù)和主要內容、鑒定的概況；（2）銷毀或延長保管期限檔案的主要理由；（3）需要銷毀檔案的清冊。

其他具有保存價值的會計資料，是指除上述列舉的會計資料以外，其他符合新《管理辦法》第三條關于會計檔案定義的會計資料，如現(xiàn)金盤點表、支票盤點表、固定資產盤點表、財務印章保管登記表等。