解讀丨歸檔文件整理規(guī)則 ，關(guān)于文件材料的收集

本期內(nèi)容，基于檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(DA/T 22—2015)《歸檔文件整理規(guī)則》

為了便于管理和提供利用，維護(hù)歷史文化財(cái)富的完整和安全，國家規(guī)定一個(gè)單位形成的歸檔文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，即歸檔文件按照年度統(tǒng)一整理歸檔，由本單位集中管理，其中有長久保存價(jià)值的移交給檔案館保存。

一、收集要求

文件材料收集的基本要求是齊全完整、真實(shí)可靠和及時(shí)有效。

齊全完整，是指收集歸檔的文件材料能夠全面地、系統(tǒng)地反映本單位的工作面貌，通過立檔單位的全部檔案，能夠完整地記錄該單位的工作歷史;

真實(shí)可靠，是指收集歸檔的文件是本單位工作中的原始記錄材料，能夠真實(shí)地記錄本單位的工作歷史，有效維護(hù)各方面的合法權(quán)益;

及時(shí)有效，是指能夠按照統(tǒng)一的時(shí)間規(guī)定，將納入歸檔范圍的文件材料完整收集、規(guī)范整理和及時(shí)歸檔。

對(duì)機(jī)關(guān)來說，做好文件材料的收集工作至關(guān)重要。收集不齊全、不及時(shí)都會(huì)給歸檔整理、檔案利用等后續(xù)工作帶來根本性影響。比如，圍繞一項(xiàng)工作形成的文件材料收集不齊全，那么歸檔整理的檔案就不完整，反映這項(xiàng)工作開始、發(fā)展、結(jié)束過程的檔案就不系統(tǒng)，難以反映整個(gè)工作的全貌和基本脈絡(luò)，檔案利用也難以得到真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠的結(jié)果。收集不及時(shí)則容易形成零散文件，要把零散文件歸到已整理好的檔案中，需要重新編制檔號(hào)、調(diào)整歸檔文件目錄，甚至還可能割裂文件之間的關(guān)系，影響歸檔文件整理質(zhì)量和利用。

進(jìn)行文件材料的收集，一要尊重全宗原則。一個(gè)機(jī)關(guān)形成的檔案，具有內(nèi)在的聯(lián)系，是一個(gè)有機(jī)整體，應(yīng)作為一個(gè)全宗完整保存起來。保持全宗的不可分散，是檔案管理的一條基本原則。只有從收集工作開始就堅(jiān)持全宗不可分散，才能從根本上保障歸檔文件的齊全完整，為后續(xù)工作環(huán)節(jié)的開展創(chuàng)造條件。因此，在收集文件材料時(shí)，首先要將一個(gè)立檔單位的全部歸檔文件作為一個(gè)全宗集中保存，保持歸檔文件內(nèi)容的完整性和連續(xù)性。

二要嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍的規(guī)定，依照本單位文件材料歸檔范圍開展歸檔文件收集工作，具體落實(shí)相關(guān)部門、崗位的歸檔責(zé)任。

三要遵循文件生命周期規(guī)律，遵從文書處理特別是文件歸檔制度要求，確定適當(dāng)?shù)臍w檔策略。文件材料的收集工作必須掌握應(yīng)收集的文件材料分布、運(yùn)轉(zhuǎn)和管理情況，既要及時(shí)收集，避免散失，又要防止把尚未辦理完畢的文件材料過早地集中起來。紙質(zhì)歸檔文件的收集，原則上應(yīng)在形成次年初完成，對(duì)已經(jīng)辦結(jié)的文件，亦可隨辦隨歸;電子文件一般隨辦隨歸，及時(shí)整理歸檔。

四是要嚴(yán)格遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范，確保歸檔文件材料的標(biāo)準(zhǔn)化。要依照國家、地方或?qū)I(yè)主管機(jī)關(guān)制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范。

二、收集方法各單位做好文件材料的收集工作，除認(rèn)真執(zhí)行《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局令第8號(hào))等有關(guān)規(guī)章制度外，還應(yīng)結(jié)合本單位的情況，制定更具體、更完善的收集歸檔制度，使收集范圍合規(guī)可行，歸檔方法和要求明確，便于遵照執(zhí)行。要將機(jī)關(guān)的收集歸檔工作納人文書、業(yè)務(wù)部門的職責(zé)范圍，從組織上保證文件材料的收集工作。另外，要制定歸檔文件鑒定制度，保證嚴(yán)格按照鑒定原則和檔案保管期限規(guī)定，審慎負(fù)責(zé)地鑒定文件材料，避免因鑒定失誤造成文件材料未歸、錯(cuò)歸。

1.明確歸檔文件材料的收集范圍國家檔案局令第8號(hào)規(guī)定，機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。這一定義涵蓋了不同形式和不同種類的文件材料。不僅包括文書材料，也包括了非文書材料，比如人事、會(huì)計(jì)、科技、專業(yè)等材料;不僅包括了紙質(zhì)文件材料，也包括非紙質(zhì)文件材料，比如照片、錄音、錄像等;不僅包括傳統(tǒng)載體形式，還包括新型載體形式，比如電子文件等。所謂收集齊全完整，體現(xiàn)在兩個(gè)層面上，一是機(jī)關(guān)各門類、各種載體文件材料收集齊全完整，既要重視機(jī)關(guān)文書類文件材料的收集，同時(shí)也應(yīng)重視其他門類文件材料的收集，既要重視紙質(zhì)載體文件的收集，也要重視特殊載體文件的收集;二是將各類文件材料的組成要件收集齊全完整，件歸檔文件可能由多個(gè)件內(nèi)文件組成，收集時(shí)不能漏掉一份件內(nèi)文件，否則就不能全面反映工作的歷史真實(shí)面貌，產(chǎn)生歸檔不齊全的問題。

2.建立、完善收集歸檔工作機(jī)制

一是做好平時(shí)文件材料的收集積累工作。要遵循“誰主辦、誰歸檔，誰承辦、誰歸檔”的原則。文件辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)收集歸檔，不應(yīng)留在主辦、承辦人手中。收集工作應(yīng)體現(xiàn)“隨辦隨歸”的指導(dǎo)思想，特別是在辦公自動(dòng)化的條件下，一部分辦理完畢的文件有條件實(shí)現(xiàn)即時(shí)歸檔。這一做法既能夠?qū)崿F(xiàn)文書處理、業(yè)務(wù)工作與文件歸檔工作的有序銜接，提高工作效率，又有助于對(duì)歸檔文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，防止文件散失。

二是做好年終集中歸檔工作。除做好平時(shí)收集外，在年度結(jié)束后應(yīng)開展系統(tǒng)的清理核實(shí)工作，對(duì)應(yīng)歸檔的文件進(jìn)行全面的檢查梳理，防止積存和散失。年終集中檢查梳理歸檔文件可采取以下方法：依據(jù)本機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和收發(fā)文簿進(jìn)行對(duì)照檢查，查找漏歸文件;對(duì)本年度機(jī)關(guān)工作的重要業(yè)務(wù)工作和基礎(chǔ)管理工作進(jìn)行梳理，組織承辦部門開展文件的收集工作;對(duì)本機(jī)關(guān)臨時(shí)工作進(jìn)行梳理，將具有保存價(jià)值的文件納人歸檔范圍。

三是做好歸檔文件收集歸檔的監(jiān)督指導(dǎo)。在實(shí)踐中，承擔(dān)歸檔任務(wù)的文書和業(yè)務(wù)部門工作人員大多數(shù)是兼職檔案人員，往往缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和長期工作經(jīng)驗(yàn)積累，同時(shí)也難以占用太多精力開展歸檔工作。因此，機(jī)關(guān)檔案部門要對(duì)各部門兼職檔案人員開展有針對(duì)性的業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，使其明確收集歸檔責(zé)任和任務(wù)，熟悉工作標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備完成工作的業(yè)務(wù)技能。

四是建立收集歸檔工作獎(jiǎng)懲制度。檔案部門要對(duì)各工作部門的收集歸檔工作進(jìn)行檢查，對(duì)歸檔不全的部門要責(zé)成整改，對(duì)不按規(guī)定時(shí)間完成收集歸檔任務(wù)的部門進(jìn)行通報(bào)，對(duì)收集歸檔工作做得好的部門要給予表彰，營造收集歸檔工作的良好氛圍。

3.把握好十類文件材料的收集工作

(1)“紅頭文件"，如規(guī)定、條例、辦法、決定、指示、通知、報(bào)告、函、批復(fù)、批轉(zhuǎn)文件等;

(2)“白頭文件”，如會(huì)議文件、經(jīng)驗(yàn)介紹、調(diào)查報(bào)告、通知等;

(3)公布性文件，如公告、通告、布告等;

(4)內(nèi)部使用文件，如會(huì)議記錄、規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、登記表、統(tǒng)計(jì)表等;

(5)記載性文件，如大事記、工作日志、組織沿革等;

(6)報(bào)道性文件;

(7)契約性文件，如協(xié)議、合同、意向書等;

(8)證明性文件，如介紹信存根、組織關(guān)系存根等;

(9)照片、音像、實(shí)物;

(10)電子文件，包括與上述文件材料相對(duì)應(yīng)的電子文件以及其他各類電子文件等。