學(xué)習(xí)參考丨全宗、全宗號(hào)設(shè)置條件
全宗及全宗號(hào)相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)
全宗funds，一個(gè)國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。——《檔案工作基本術(shù)語》
全宗號(hào) fonds number，管理全宗的代碼，由具備全宗管理權(quán)限的檔案館按全宗排架或收藏時(shí)間順序流水編制。——《全宗指南編制規(guī)范》(DA/T 14-2012)
全宗號(hào)，檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí)，按照DA/T 13編制。 ——《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22—2015)
全宗號(hào) fonds number，檔案所屬全宗的代碼。——《檔號(hào)編制規(guī)則》(DA/T13—2022)
《全宗卷規(guī)范》DA/T 12—2012
一、全宗設(shè)置條件
一般情況下，具備下列三個(gè)條件的單位，可構(gòu)成一個(gè)立檔單位，其形成的檔案可以構(gòu)成全宗。
(一)可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文。
(二)設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃。
(三)設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。
二、全宗設(shè)置原則
(一)凡是新成立的單位，其檔案構(gòu)成新的全宗。(二)幾個(gè)單位撤銷合并成立一個(gè)新的單位，合并后其檔案自新單位成立之日起形成一個(gè)新的全宗，合并前各單位的檔案各自為一個(gè)全宗。如果撤銷合并是以某個(gè)原有單位為主體(核心)，其他單位相關(guān)職能并入這個(gè)主體(核心)單位的，合并后其形成的檔案歸該主體(核心)單位的全宗管理，不另立新全宗，其他被撤銷合并單位撤銷合并前的檔案各自為一個(gè)全宗。(三)合并后又恢復(fù)的單位，或由于某種原因，單位中斷工作，隔一段時(shí)間又恢復(fù)，其主要職能沒有根本改變(職能擴(kuò)大或縮小)的，不建立新的全宗。(四)從一單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)劃出成立一個(gè)新的單位的，其檔案自成立之日起形成新的全宗。成立之前形成的檔案，屬于原單位全宗。(五)一單位成為另一單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的，其改變前的檔案為一個(gè)全宗，改變后形成的檔案為新單位全宗檔案的一部分，不單獨(dú)構(gòu)成全宗。(六)一單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)劃歸另一單位的，其劃歸前的檔案為原所在單位全宗檔案的一部分，劃歸后形成的檔案為并入單位全宗檔案的一部分。(七)幾個(gè)單位合署辦公的，如文件分別處理，它們所形成的檔案應(yīng)各自構(gòu)成全宗;如文件統(tǒng)一處理，它們所形成的檔案構(gòu)成聯(lián)合全宗。(八)單位基本職能未發(fā)生根本變化，單位名稱變更、業(yè)務(wù)范圍變化、隸屬關(guān)系改變、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)調(diào)整、工作地點(diǎn)變動(dòng)等，其檔案均不構(gòu)成新全宗，但應(yīng)在全宗介紹里予以說明。(九)臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般不單獨(dú)建立全宗，其檔案歸入主管單位全宗統(tǒng)一管理。但屬于黨委、政府直接領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行全局性任務(wù)，時(shí)間較長，形成檔案較多的，可單獨(dú)建立全宗。(十)派出機(jī)構(gòu)形成的檔案一般不建立全宗，歸入主管或派出單位全宗管理。若派出機(jī)構(gòu)相對(duì)固定常設(shè)、機(jī)構(gòu)較大、形成的文件材料較多、駐地較遠(yuǎn)，也可從方便管理利用角度考慮，單獨(dú)建立全宗。
三、全宗號(hào)賦予方式
全宗號(hào)由省、市檔案館統(tǒng)一編制，并賦予立檔單位，也可以依申請(qǐng)賦予。尚無全宗號(hào)的立檔單位，可向省、市檔案館提出申請(qǐng)，省、市檔案館依據(jù)全宗設(shè)置條件審核確認(rèn)后賦予其全宗號(hào)。立檔單位提出申請(qǐng)時(shí)，需提供以下相關(guān)材料(每個(gè)地區(qū)要求條件可能不一致)：(一)本單位全稱和規(guī)范化簡稱;(二)本單位成立時(shí)間及批準(zhǔn)文件復(fù)印件;(三)本單位主管部門;(四)本單位組織機(jī)構(gòu)代碼證或統(tǒng)一社會(huì)信用代碼證復(fù)印件;(五)本單位文件材料歸檔范圍和保管期限表;(六)本單位檔案門類及各門類檔案分類編號(hào)方案。
