檔案數(shù)字化的管理流程

當(dāng)前，檔案數(shù)字化是一項(xiàng)重要的集中托管業(yè)務(wù)。各數(shù)字檔案代管機(jī)構(gòu)提供一系列的數(shù)字化加工服務(wù)，包括排序整理、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)錄入、文件掃描、數(shù)字圖像保證計(jì)劃、個(gè)性化服務(wù)等，今天小編主要就是帶大家了解檔案數(shù)字化的管理流程。

　　1.檔案數(shù)字化管理流程

　?。?）開展檔案數(shù)字化工作需求調(diào)研

　　在具體開展檔案數(shù)字化之前，先對(duì)此項(xiàng)工作的實(shí)際需求展開調(diào)研，包括調(diào)查檔案館(室)藏的數(shù)量、質(zhì)量，現(xiàn)有管理和服務(wù)狀況；歸納國(guó)內(nèi)外同類機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；分析檔案數(shù)字化工作的效益；研究檔案數(shù)字化工作的可行性和必要性；明確檔案數(shù)字化的工作目標(biāo)，以及為達(dá)成目標(biāo)所需資金、人員、時(shí)間、制度等條件；對(duì)檔案數(shù)字化工作提出相關(guān)建議等?？善刚?qǐng)第三方機(jī)構(gòu)或人員參與需求調(diào)研，最終需形成調(diào)研報(bào)告。

　?。?）制訂檔案數(shù)字化工作計(jì)劃

　　應(yīng)在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上制訂檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確檔案數(shù)字化工作的目標(biāo)、工作內(nèi)容、人員組織和職責(zé)分工、主要技術(shù)指標(biāo)和方法、驗(yàn)收依據(jù)、安全管理措施、進(jìn)度安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、招投標(biāo)事宜等。制訂科學(xué)合理的工作計(jì)劃，有助于合理安排各項(xiàng)資源，監(jiān)督、檢查工作質(zhì)量和工作進(jìn)度，保證檔案數(shù)字化的合法化和標(biāo)準(zhǔn)化，并獲得較高的投資回報(bào)。

　　（3）組建工作隊(duì)伍，配備相關(guān)條件

　　檔案數(shù)字化工作的組織形式主要包括以下幾種:

　　外包式。即通過(guò)簽訂合同的方式由檔案館以外的人員(通常來(lái)自數(shù)字化專業(yè)公司)承擔(dān)檔案數(shù)字化工作。采用這種組織方式，一方面較少占用館(室)內(nèi)部的人力資源，不影響其他日常工作的開展;另一方面通過(guò)購(gòu)買社會(huì)專業(yè)化服務(wù)，可以提高工作效率，節(jié)約成本。外包式是檔案數(shù)字化工作常用的組織模式，需要注意的是從事檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的公司般缺乏檔案專家和長(zhǎng)期從事檔案專業(yè)工作的技術(shù)隊(duì)伍，存在工作質(zhì)量不符合檔案管理要求的風(fēng)險(xiǎn)，需要在合同中明確質(zhì)量要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，并施以必要的監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　自建式。即成立專門從事檔案數(shù)字化工作的工作機(jī)構(gòu)，或從相關(guān)處室抽出有關(guān)人員組成臨時(shí)小組，前者適合長(zhǎng)期性的檔案數(shù)字化工作，后者適合工作量集中、任務(wù)急、為時(shí)短的檔案數(shù)字化項(xiàng)目。檔案人員熟悉檔案業(yè)務(wù)，可有效保證數(shù)字化成果的質(zhì)量，但可能造成檔案館(室)人手緊張，影響日常工作。

　　內(nèi)外組合式。即由檔案館(室)工作人員和社會(huì)上招聘的人員共同組成檔案數(shù)字化隊(duì)伍。這種組織方式綜合了外包式和自建式的優(yōu)點(diǎn)，數(shù)字化成果質(zhì)量和工作效率高，也有利于通過(guò)實(shí)踐鍛煉培養(yǎng)技術(shù)骨干。

　　隊(duì)伍組建完畢之后，需要為之配備一定的工作條件，包括場(chǎng)所、資金、時(shí)間等。應(yīng)明確和制定相關(guān)的規(guī)章制度，如檔案數(shù)字化加工操作規(guī)程、檔案機(jī)讀目錄格式等，以保證檔案數(shù)字化的科學(xué)性和規(guī)范化。必要時(shí)還應(yīng)對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其更全面清楚地了解檔案數(shù)字化的方法和要求。

　?。?）監(jiān)控檔案數(shù)字化工作的開展

　　在具體開展檔案數(shù)字化預(yù)處理、加工、處理、組織、存儲(chǔ)、服務(wù)、維護(hù)的業(yè)務(wù)流程中，有關(guān)責(zé)任方要按照工作計(jì)劃開展必要的監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并予以糾正和調(diào)整。

　?。?）評(píng)估數(shù)字化工作成果

　　在檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)告一段落之后，應(yīng)組織相關(guān)力量，采取科學(xué)的評(píng)估方法對(duì)數(shù)字化工作成果進(jìn)行評(píng)估，內(nèi)容涉及數(shù)字化資源的利用率、易用性、保存情況等多個(gè)方面。評(píng)估人員可能來(lái)自檔案館(室)內(nèi)部、第三方機(jī)構(gòu)，也可以是兩者的結(jié)合。評(píng)估結(jié)果是改進(jìn)后續(xù)檔案數(shù)字化工作的依據(jù)，也可為檔案部門爭(zhēng)取更多數(shù)字化方面的投入提供必要的支持。

　　2.企業(yè)如何加強(qiáng)檔案管理、數(shù)字化管理

　?。?）文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理

　　檔案工作最基礎(chǔ)的內(nèi)容是文書工作，而文書工作的質(zhì)量在很大程度上會(huì)影響檔案工作的質(zhì)量與效果。因此，為了滿足新時(shí)期檔案管理工作的需要，應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內(nèi)依次傳閱，并提前設(shè)定好催辦時(shí)間。如果不能按時(shí)返回傳閱文件，催辦程序會(huì)向承辦人發(fā)出相關(guān)信息，提醒其要及時(shí)進(jìn)行文件閱讀，在完成對(duì)文件的處理后進(jìn)行預(yù)立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。

　　（2）加快系統(tǒng)工程建設(shè)

　　檔案電子化建設(shè)涉及了總體設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設(shè)備選型以及查詢管理等多項(xiàng)內(nèi)容，這是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。為了實(shí)現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管，系統(tǒng)會(huì)利用磁盤陣列存儲(chǔ)、雙服務(wù)器以及高速掃描儀等實(shí)行集中掃描，并通過(guò)光盤與磁帶等對(duì)文字資料等進(jìn)行雙備份，避免出現(xiàn)資料丟失問(wèn)題。

　?。?）構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)

　　系統(tǒng)要具備平滑升級(jí)能力

　　信息技術(shù)支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤陣列相連接，從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外，通過(guò)擴(kuò)展模塊應(yīng)用，可以大大擴(kuò)充系統(tǒng)存儲(chǔ)容量。存儲(chǔ)系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性，實(shí)現(xiàn)在線擴(kuò)容的同時(shí)具備保護(hù)功能。

　　系統(tǒng)要具備良好的可靠性

　　信息技術(shù)支撐系統(tǒng)應(yīng)用的各種磁盤陣列產(chǎn)品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風(fēng)扇以及雙口光纖硬盤等，在硬件組成以及結(jié)構(gòu)等方面需要采用冗余設(shè)計(jì)，避免存在單點(diǎn)故障，從而保證系統(tǒng)運(yùn)行的安全性與可靠性。此外，就磁盤陣列而言，需要運(yùn)用各類PAID保護(hù)級(jí)別，滿足不同用戶的實(shí)際需要。系統(tǒng)對(duì)硬件要求非常嚴(yán)格，需要硬件支持熱插拔，從而為系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性提供重要保證。

　　（3）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

　　檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實(shí)施者，其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，有必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應(yīng)用檔案數(shù)字化技能。此外，在全新發(fā)展時(shí)期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質(zhì)，學(xué)習(xí)各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作貢獻(xiàn)自身的力量。安全是對(duì)檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識(shí)，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。

　　（4）加大設(shè)備引進(jìn)與更新投入

　　設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中，要加大設(shè)備投入，積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設(shè)備的更新工作，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長(zhǎng)設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)，注重資源轉(zhuǎn)換與共享，建立健全數(shù)字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。