智能檔案庫房建設
隨著社會的不斷發(fā)展，技術也在不斷更新中，在現(xiàn)有的技術條件下，把RFID技術和數(shù)字檔案館建造與檔案實體的科學管理結合在一起，實現(xiàn)科學的、現(xiàn)代化管理的智能檔案庫房建設新模式現(xiàn)已成為可能。
傳統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀
目前，90%以上的檔案管理仍然采用人工管理方式，使用的傳統(tǒng)檔案柜管理系統(tǒng)普遍存在系統(tǒng)檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長、檔案存放次序較易被打亂、檔案查閱耗時長、檔案盤點操作不科學、對失效檔案管理滯后等問題。
如何解決傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的缺陷
隨著計算機網(wǎng)絡技術和條形碼技術的飛速發(fā)展，在現(xiàn)有的技術條件下，把RFID技術和數(shù)字檔案館建設與檔案實體的科學管理結合在一起，實現(xiàn)一種科學高效，高度現(xiàn)代化管理的檔案館建設新模式已經(jīng)成為可能。
RFID檔案管理系統(tǒng),是通過建立統(tǒng)一的標準，規(guī)范整個文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)的文件管理;構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用等等，同時逐步將業(yè)務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業(yè)務管理基礎，業(yè)務流和數(shù)據(jù)流建立在以服務為模型的系統(tǒng)平臺之上。
基于RFID技術的檔案管理系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括：集成RFID功能的RFID標簽、通道門、手持終端、發(fā)卡器等設備，是中心數(shù)據(jù)庫獲取信息與輸出信息的重要端口。
RFID讀寫設備的作用是負責將數(shù)據(jù)庫中的信息寫入標簽或是將標簽中的信息導入數(shù)據(jù)庫;RFID手持終端是管理員進行現(xiàn)場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導入至中心數(shù)據(jù)庫，進而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。發(fā)卡器作用是完成發(fā)放設置館員權限卡功能。
(1)人員管理：對于館內(nèi)工作人員以及外來人員發(fā)放一張RFID門禁卡，作為出入檔案室的唯一身份標識，RFID門禁卡采用內(nèi)嵌RFID標簽的卡片，可在其中的RFID標簽的存儲晶片中多次讀取管理員以及外來人員的基本信息，用于身份辨識與查閱權限操作等。
(2)信息采集：對于需要管理的物品：檔案袋、檔案盒、密集架等。每個檔案袋和檔案盒上都黏貼一張超高頻RFID標簽，每張標簽作為檔案盒的唯一身份標識。由于標簽數(shù)量大，使用相關的RFID標簽打印機能夠進行大批量改寫，操作快，方便統(tǒng)一改寫。
(3)庫房檔案盤點時，館內(nèi)工作人員使用相關的超高頻RFID讀寫設備進行庫內(nèi)盤點。達到速度快、準確率高等效果。檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，RFID手持機掃描檔案標簽，收集存儲信息，并自動返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員進行現(xiàn)場核對，使用手持機修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案盤點。盤點過程不需要打開檔案袋即可完成對整盒檔案的盤點。
(4)定位：利用上述手持終端去查找一個特定檔案，查詢和核對其詳細信息。當需要將一份檔案上架到特定位置時，需要用手持機掃描待上架的檔案rfid標簽，然后掃描貨架儲位標簽，完成檔案與儲位的綁定，記錄到軟件系統(tǒng)。
(5)借閱利用：當外部人員需要借閱檔案或者歸還檔案時，我們提供一個小巧便捷的方式供零散檔案的登記。庫管員或者服務大廳窗口工作人員需要將借閱的檔案從檔案架上取下來現(xiàn)在一個桌面式RFID閱讀器掃描一遍，以登記到系統(tǒng)。登記過的檔案從庫房門口的RFID通道門經(jīng)過才不會報警。
(6)歸檔：歸還時的工作流程一樣，需要先在窗口做歸還登記，掃描RFID芯片記錄到系統(tǒng)，如庫房門口時才不會報警。否則就會異常報警。
(7)安全管理：在檔案室、閱覽室的各個開放式門口安裝非法出庫檢測RFID通道門，后臺系統(tǒng)把需要出入庫的檔案信息(編號、RFID號、出庫類型)推送到檢測服務，檢測服務通過通道門實時讀取標簽號，把讀取到的標簽號在待出庫標簽中查詢，如果未查詢到，向后臺系統(tǒng)報告非法出庫標簽，并聯(lián)動通道門報警系統(tǒng)。同時檔案經(jīng)過RFID通道門時，可以實時記錄檔案的位置信息，能夠對檔案進行安全控制，達到防盜和監(jiān)控的目的。
依靠RFID技術的智能檔案管理系統(tǒng)極大的提高了館藏檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是順架的準確性也有了質的提升。通過館藏清點，不僅能掌握準確的掌握館藏檔案數(shù)量，更能掌握檔案類別和實時位置信息，實現(xiàn)手工順架方式幾乎不可能完成的任務。
智能檔案管理系統(tǒng)的應用是RFID多項技術的綜合應用，應用智能檔案架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。智能檔案架的出現(xiàn)將RFID技術在檔案館中的應用價值發(fā)揮到了最大，實現(xiàn)了真正意義上的“數(shù)字化檔案館”。
