綜合檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)及要求
綜合檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)及要求
一、 組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)
1. 檔案組織管理
(1) 建立檔案工作， 設(shè)立檔案工作機構(gòu)， 建立健全科學(xué)有效的檔案工作管理體制和管理網(wǎng)絡(luò)。
(2) 機關(guān)各級分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)明確， 履職到位。
(3) 制定本機關(guān)、 本系統(tǒng)檔案工作中長期規(guī)劃或在機關(guān)工作中長期規(guī)劃中有檔案工作內(nèi)容。
(4) 機關(guān)檔案工作接受同級檔案行政管理部門和上級業(yè)務(wù)主管部門監(jiān)督、 指導(dǎo)， 按規(guī)定時限完成重大活動檔案移交， 檔案統(tǒng)計年報、 政府公開信息報送， 檔案進館及其他檔案業(yè)務(wù)工作。
2. 檔案工作人員
(1) 配備符合檔案業(yè)務(wù)管理要求的專職檔案工作人員并保持穩(wěn)定。
(2) 檔案工作人員應(yīng)持證上崗， 并積極參加檔案業(yè)務(wù)知識和技能培訓(xùn)。
3. 檔案工作保 障制度
(1) 檔案工作列入各項具體業(yè)務(wù)工作程序， 與其他工作制度有機銜接， 為檔案工作順利開展提供保 障。 建立檔案工作獎勵和責(zé)任追究制度。
(2) 建立完善的檔案工作制度， 聯(lián)系單位實際， 可操作性強， 并根據(jù)需要進行修改完善。 包括機關(guān)檔案工作崗位責(zé)任制、文件材料歸檔、 檔案整理、 保管、 保密、 鑒定、 銷毀、 統(tǒng)計、 利用、 庫房管理、 文件交接、 離崗交接清點、 設(shè)施設(shè)備維護使用制度、 數(shù)字化信息安全管理以及重大活動(重 點建設(shè)項目 、 重大科研項目 ) 檔案管理辦法等。
(3) 按照實際情況制定或者轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)專業(yè)檔案管理辦法并報同級檔案行政管理部門備案。
二、 檔案資源建設(shè)
1. 檔案集中統(tǒng)一管理， 門類齊全， 材料完整
(1) 機關(guān)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理本機關(guān)全部檔案。
(2) 建立健全機關(guān)檔案門類， 包括文書、 科技、 專門(會計、 人物、 專業(yè)) 、 照片、 聲像、 實物、 重大活動檔案以及政府公開信息、 資料等， 門類齊全。
(3) 各門類檔案材料收集規(guī)范、 真實有效、 齊全完整、 應(yīng)歸盡歸。
2. 其他介質(zhì)文件歸檔齊全
(1) 收集除紙質(zhì)檔案之外的光介質(zhì)、 磁介質(zhì)、 銀鹽感光介質(zhì)等其他載體形態(tài)的檔案材料。
(2) 按照數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)， 收集各門類檔案的電子文件和數(shù)字副本文件， 包括機關(guān)網(wǎng)頁信息、 公務(wù)電子郵件及機關(guān)公務(wù)社交媒體產(chǎn)生的數(shù)字信息等。
三、 檔案信息化建設(shè)
1. 信息化規(guī)劃設(shè)施
(1) 統(tǒng)籌協(xié)調(diào)數(shù)字檔案室與單位電子文件形成部門、 國家綜合檔案館的關(guān)系， 實現(xiàn)文檔一體化、 館室一體化管理。
(2) 機關(guān)檔案信息化建設(shè)納入單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃，統(tǒng)一規(guī)劃、 設(shè)計和配備檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。
2. 數(shù)字資源
按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)收集、 整理機關(guān)數(shù)字信息， 建立各種門類電子檔案的目 錄數(shù)據(jù)庫、 全文數(shù)據(jù)庫、 多媒體數(shù)據(jù)庫及專題數(shù)據(jù)庫等。
3. 應(yīng)用系統(tǒng)
機關(guān)檔案管理系統(tǒng)符合國家對電子文件管理系統(tǒng)通用 功能的要求， 并與同級綜合檔案館信息接收平臺對接， 按照要求移交電子檔案及電子目 錄等。
4. 信息安全
(1) 定期檢查非紙質(zhì)載體的可讀性， 確保其數(shù)據(jù)長期有效性; 及時備份檔案數(shù)字信息， 建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制， 保 障數(shù)字信息安全; 開展重要檔案異質(zhì)異地備份。
(2) 開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中， 采取嚴(yán)格信息安全保 障措施。 對涉密檔案嚴(yán)禁開展外包數(shù)字化。
四、 檔案安全保 障
1. 檔案用房及設(shè)施配備
(1) 檔案庫房、 閱覽室、 辦公室滿足開展檔案工作基本需求。
(2) 檔案庫房配備電子監(jiān)控、 防盜報警器、 溫濕度記錄儀、滅火器、 空調(diào)機、 去濕機、 加濕器、 消毒機、 吸塵器、 符合標(biāo)準(zhǔn)的光源和遮光窗簾等檔案保護設(shè)備， 實現(xiàn) “九防” 要求。
(3) 檔案裝具符合標(biāo)準(zhǔn)。
2. 庫房安全管理
(1) 檔案的出入庫登記內(nèi)容準(zhǔn)確、 及時; 庫房溫濕度記錄完整規(guī)范; 定期開展庫房安全檢查， 有庫房安全檢查記錄和總結(jié);發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)有整改措施且落實到位。
(2) 制作檔案人員離崗交接清點臺賬， 辦理檔案交接手續(xù)，到同級檔案行政管理部門備案; 定期開展檔案清點工作， 并寫出清點報告。
(3) 制定檔案災(zāi)害應(yīng)急處理預(yù)案， 并組織演練、 培訓(xùn)， 提高危機事件發(fā)生時相關(guān)責(zé)任人按照預(yù)案有序處置的能力。
五、 檔案服務(wù)利用
1. 檔案整理
嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)整理各種門類、 各種載體檔案， 做到分類科學(xué)、 整理規(guī)范。
2. 檢索工具
(1) 按照要求編制各種門類、 各種載體檔案的檢索工具。
(2) 建立全宗卷， 材料齊全， 整理規(guī)范。
3. 檔案利用
(1) 嚴(yán)格借閱登記和利用效果反饋登記， 編制檔案利用效果實例匯編。
(2) 編寫機關(guān)大事記、 年鑒等; 配合機關(guān)中 心工作、 領(lǐng)導(dǎo)決策及社會需求等編制優(yōu) 質(zhì)檔案編研材料。
(3) 開展檔案鑒定銷毀和檔案解密開放工作。
(4) 積極實施檔案信息資源共享， 實現(xiàn)檔案信息資源的遠程利用; 在機關(guān)的網(wǎng)站上有政府公開信息等。
機關(guān)綜合檔案室設(shè)施設(shè)備一覽表(參考)
