檔案庫(kù)房一體化智能管理系統(tǒng)

檔案庫(kù)房一體化智能管理系統(tǒng)以服務(wù)為基礎(chǔ)，所有的服務(wù)都是圍繞庫(kù)房這一核心進(jìn)行。其中的服務(wù)主要包括：庫(kù)房環(huán)境數(shù)據(jù)采集服務(wù)、視頻監(jiān)控服務(wù)、短信服務(wù)、郵件服務(wù)、庫(kù)房設(shè)備聯(lián)動(dòng)服務(wù)、檔案服務(wù)、文件存儲(chǔ)服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。各服務(wù)之間協(xié)同運(yùn)作確保庫(kù)房環(huán)境安全、檔案存放安全、管理人員的人身安全，充分體現(xiàn)了檔案庫(kù)房一體化智能管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)庫(kù)房一體化的先進(jìn)性和必要性。實(shí)現(xiàn)”人防、物防、技防三位一體”的檔案安全防范體系，確保檔案安全。

應(yīng)用背景

通過(guò)基于RFID技術(shù)的檔案室智能化管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)一種科學(xué)高效、高度現(xiàn)代化管理的檔案館、

建設(shè)目標(biāo)

實(shí)體檔案的統(tǒng)計(jì)

通過(guò)RFID讀寫(xiě)設(shè)備在標(biāo)簽中錄入案卷所屬的全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷題名、該案卷中文件份數(shù)及存放地等信息。在檔案案卷中安裝標(biāo)簽，同時(shí)，通過(guò)無(wú)線網(wǎng)絡(luò)把這些信息傳送到服務(wù)器上，由專(zhuān)門(mén)管理軟件進(jìn)行處理后形成數(shù)據(jù)庫(kù)。

用戶(hù)需求

基于RFID的檔案管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)通過(guò)系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的對(duì)接，由檔案室管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案收據(jù)的收集、存儲(chǔ)、讀寫(xiě)電子標(biāo)簽，電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的應(yīng)用與管理。同時(shí)，可對(duì)系統(tǒng)用戶(hù)設(shè)置不同權(quán)限，以實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶(hù)的安全性管理。

1、儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)：能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動(dòng)識(shí)別模塊所儲(chǔ)存的檔案盒編號(hào)和儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊所儲(chǔ)存的儲(chǔ)位編號(hào)自動(dòng)匹配，從而在進(jìn)行檔案出入庫(kù)時(shí)較好地實(shí)現(xiàn)檔案儲(chǔ)位的定位。

此外，儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊還具有儲(chǔ)位分配、儲(chǔ)位信息管理的功能，可實(shí)現(xiàn)檔案館儲(chǔ)位的可視化、動(dòng)態(tài)化管理。

2、查詢(xún)管理子系統(tǒng)：在檔案需要被查閱時(shí)，由該子系統(tǒng)提供檔案編目查詢(xún)、密級(jí)查詢(xún)等，并發(fā)出出庫(kù)指令，指令通過(guò)計(jì)算機(jī)總線將查詢(xún)信號(hào)傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈做出庫(kù)作業(yè)。

3、銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng)：檔案入庫(kù)前，在銷(xiāo)毀檔案子系統(tǒng)中設(shè)定每份檔案的保管期限，當(dāng)?shù)竭_(dá)保管期限時(shí)，銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng)自動(dòng)提醒管理人員失效檔案的相關(guān)信息，由管理人員作進(jìn)一步處理。管理人員也可由該子系統(tǒng)查看將要到期或是已到期銷(xiāo)毀的檔案信息。

4、安全管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)負(fù)責(zé)檔案防盜和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管，實(shí)施檔案管理的安全機(jī)制。當(dāng)檔案盒在非正常情況下離開(kāi)儲(chǔ)位(指不經(jīng)查詢(xún)子系統(tǒng)發(fā)出出庫(kù)指令情況下)，安裝于儲(chǔ)位區(qū)的閱讀器將捕捉到這一信息，將檔案信息無(wú)線傳回管理系統(tǒng)，監(jiān)控模塊將會(huì)把這一異常信息立即發(fā)送給警報(bào)模塊，警報(bào)模塊接受到信息后向計(jì)算機(jī)控制中 心發(fā)出警報(bào)。

5、實(shí)體檔案的管理

通過(guò)在檔案庫(kù)房門(mén)口安裝智能安全檢測(cè)門(mén)，實(shí)時(shí)的收集標(biāo)簽信息，如果實(shí)體檔案未經(jīng)過(guò)授權(quán)出庫(kù)，系統(tǒng)就會(huì)與保安系統(tǒng)連動(dòng)報(bào)警，保證檔案的保管安全。如果是經(jīng)過(guò)授權(quán)的檔案出庫(kù)，那么軟件就會(huì)自動(dòng)記錄出庫(kù)信息，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

6、電子檔案查找管理

在標(biāo)簽中寫(xiě)入檔案的數(shù)字化信息，在檔案數(shù)字化過(guò)程的調(diào)卷和還卷過(guò)程中只需要掃描標(biāo)簽就可以做到不錯(cuò)掃，不漏掃。另一方面，標(biāo)簽信息可以和電子檔案管理系統(tǒng)通過(guò)接口程序連接，在利用檔案時(shí)先通過(guò)檔案管理軟件檢索到需要調(diào)卷的檔案，系統(tǒng)就會(huì)直接把檔案的信息發(fā)送到終端上，庫(kù)房人員通過(guò)終端可以直接找到檔案庫(kù)房中的檔案，實(shí)現(xiàn)快捷、準(zhǔn)確的調(diào)檔。