如何做好建設(shè)項目文件的組卷工作

項目文件的組卷原則

組卷應(yīng)考慮項目文件的完整性。項目文件收集完整是項目檔案工作基本要求，即將反映同一主題、具有內(nèi)在關(guān)聯(lián)的項目文件收集齊全并合理組卷。

項目文件的組卷要求

組卷時還要特別注意：（1）案卷內(nèi)不應(yīng)存在重復(fù)文件，文件附件共用時，應(yīng)在備考表中注明。（2）不同保管期限文件組成一卷時，案卷保管期限實行從長原則。（3）不同載體形式文件應(yīng)分別組卷。

項目文件的組卷方法

一是項目前期文件、工程管理性文件、竣工驗收文件及生產(chǎn)準備文件，一般按階段、問題、來源組卷。二是設(shè)計文件應(yīng)分階段、專業(yè)按卷冊號組卷，設(shè)計更改文件應(yīng)按專業(yè)（單位工程）、時間組卷。三是施工文件一般按單位工程組卷。四是調(diào)試文件一般按調(diào)試階段、專業(yè)、系統(tǒng)組卷。五是質(zhì)量監(jiān)督文件一般按階段、節(jié)點、專業(yè)組卷。六是監(jiān)理文件一般按文種、專業(yè)（標(biāo)段）、時間等特征組卷。七是原材料質(zhì)量證明文件一般分專業(yè)按材料種類、型號組卷。八是設(shè)備文件一般按設(shè)備成套性特點，分專業(yè)、系統(tǒng)按臺套組卷。

組卷常見問題及解決方法

在前期文件組卷過程中，經(jīng)常會遇到同一問題涉及的內(nèi)容較多，一個案卷無法將所有內(nèi)容包括進去的情況，如可行性研究、初步設(shè)計文件等，涉及審查意見、報告、說明、圖紙等較多內(nèi)容。此類文件的組卷應(yīng)根據(jù)文件形成的自然規(guī)律，在保持內(nèi)容相對獨立完整的情況下分別組卷。同時，所組的同一主題內(nèi)容的案卷應(yīng)按照文件形成的時間順序排列，以保持案卷之間及案卷內(nèi)文件之間的有機聯(lián)系。

2 施工文件

施工文件在組卷過程中，會常出現(xiàn)未按施工工序組卷而按文種組卷的問題，割裂了文件之間有機聯(lián)系，如混凝土施工記錄、檢驗報告等，應(yīng)按照施工部位及施工工序組卷，以確保形成案卷的質(zhì)量及方便提供利用。

3 調(diào)試文件

組卷時，應(yīng)區(qū)分階段進行系統(tǒng)組卷：單體調(diào)試文件一般由安裝單位組在施工文件案卷中；充水試驗、有水調(diào)試、過速調(diào)試、電流上升試驗、甩負荷試驗、荷載試驗及整套啟動調(diào)試文件，由調(diào)試單位按照階段將調(diào)試方案、措施、調(diào)試記錄及報告等整理組卷；性能試驗是在機組考核期對效率、振動等技術(shù)指標(biāo)所做的試驗項目，所形成的性能試驗方案、報告等文件由試驗單位按照試驗項目整理組卷。

4 質(zhì)量監(jiān)督文件

一般按照階段、專業(yè)整理組卷。質(zhì)量監(jiān)督文件是由質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)形成的文件，按照各行業(yè)監(jiān)督檢查規(guī)范所規(guī)定的質(zhì)量監(jiān)督階段（節(jié)點）組卷。在實際操作時，經(jīng)常出現(xiàn)將各專業(yè)、各階段（節(jié)點）的同一類文件組為一卷的錯誤組卷方法，不是將各階段（節(jié)點）監(jiān)督檢查報告、整改閉環(huán)文件等按照文種分別組卷，而是應(yīng)該將一個階段（節(jié)點）的全部文件組在同一卷，即監(jiān)督檢查報告、申請、各單位匯報材料、整改閉環(huán)文件等同一階段（節(jié)點）所有文件組為一卷。

5 監(jiān)理文件

應(yīng)按文種、專業(yè)、時間等特征組卷。監(jiān)理文件分為監(jiān)理策劃文件、監(jiān)理記錄文件、監(jiān)理會議及報表、監(jiān)理審查文件等。監(jiān)理大綱、規(guī)劃、實施細則等監(jiān)理策劃性文件按照文種組卷；監(jiān)理日志、旁站記錄等記錄性文件按照專業(yè)組卷，其中監(jiān)理日志按照專業(yè)，結(jié)合記錄人及記錄時間等組卷，監(jiān)理旁站記錄按照專業(yè)，結(jié)合旁站點設(shè)置的順序或時間順序組卷；監(jiān)理會議及報表類文件按照時間順序組卷；關(guān)于質(zhì)量、進度、安全、資金等監(jiān)理審查文件應(yīng)由報驗的施工單位整理組卷，以確保項目文件的完整性、成套性。

6 原材料質(zhì)量證明文件

在建設(shè)項目檔案管理中，檔案整理工作的好壞是提高工程管理及后續(xù)生產(chǎn)運營工作效率、提高檔案利用率的關(guān)鍵，而在檔案整理中，檔案的組卷環(huán)節(jié)又是重中之重。因此，掌握項目檔案的組卷原則、方法、要求及克服實際組卷過程中常出現(xiàn)的問題，是做好項目文件組卷工作的基礎(chǔ)，項目檔案管理人員有責(zé)任做好項目檔案的組卷工作，使項目檔案為今后的生產(chǎn)運營工作發(fā)揮更大作用。