企業(yè)檔案管理歸檔文件整理操作流程

    歸檔文件整理，檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件(即文書檔案)的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。

　　第 一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永 久和定期。劃分保管期限要結合《國家檔案局關于機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》(即國家檔案局8號令)制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。

　　概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：

　　永 久(Y)：

　　1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復類文件;B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。

　　2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。

　　3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料;本單位開展重大活動形成的文件材料。

　　4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔(即本單位計劃與總結、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等)。

　　定期30年(D30)：

　　1.收文：上級主管機關下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件(如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等;非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī);

　　2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務文件材料(大致包括：內(nèi)部管理制度，獎勵制度，業(yè)務操作規(guī)程等)。

　　定期10年(D10)：

　　1.收文：上級主管機關及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件;

　　2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。

　　簡單扼要地講，區(qū)(縣)級機關、文件數(shù)量比較大，特別是要進館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來;文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。

　　第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》。“件”有兩種，①為自然件，這很好界定;②適當?shù)?/span>“組件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊(固定);后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。

　　第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目，一般設：①黨務、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。

　　行政管理類下設二級類目，一般有：①組織人事;②政(事)務;③財產(chǎn)管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務：文字秘書工作;事務：后勤保 障一類;財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。

　　業(yè)務管理類：本單位業(yè)務管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。

　　第四步 編號：永 久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編(即填寫檔號章上的歸檔信息)。

　　第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。

　　第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背(可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。