數(shù)字檔案室建設(shè)的主要內(nèi)容

　　數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)，需要機(jī)關(guān)檔案部門(mén)、信息化部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和保密部門(mén)共同參與實(shí)施。數(shù)字檔案室建設(shè)主要包括：

　　1.按照數(shù)字檔案室基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，建設(shè)適應(yīng)未來(lái)一定時(shí)期數(shù)字檔案資源管理要求、滿足數(shù)字檔案室各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓勵(lì)依托機(jī)關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

　　2.開(kāi)發(fā)或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。

　　3.嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，全面進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理，全面推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)。應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和手段，保證數(shù)字檔案資源真實(shí)、完整、可用和安全，滿足各類用戶共享需求。

　　4.根據(jù)數(shù)字檔案室建設(shè)要求，修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像(照片、錄音、錄像)電子文件歸檔范圍和保管期限表，以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應(yīng)急處置等各項(xiàng)規(guī)章制度，明確要求和權(quán)限，確保數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理，保證數(shù)字檔案室運(yùn)行順暢。

　　5.加大人オ建設(shè)力度，通過(guò)培訓(xùn)或引進(jìn)人オ，為數(shù)字檔案室的建設(shè)和運(yùn)行儲(chǔ)備既通曉信息技術(shù)，又精通信息資源管理、知識(shí)管理的人才。

　　歸納來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容可以概括為基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源、保障體系四項(xiàng)基本建設(shè)(見(jiàn)圖1-3)。

　　1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

　　完善的基礎(chǔ)設(shè)施是數(shù)字檔案室建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備五方面內(nèi)容。鼓勵(lì)依托機(jī)關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，已經(jīng)具備相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的，要按照數(shù)字檔案室建設(shè)要求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。要特別重視在信息安全和方便管理方面對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施提出的設(shè)置要求，確保檔案信息資源安全并方便檔案人員履行管理職責(zé)。

　　2.應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

　　從現(xiàn)實(shí)看，應(yīng)用系統(tǒng)是目前數(shù)字檔案室建設(shè)的短板。機(jī)關(guān)傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)大多基于輔助紙質(zhì)檔案及其數(shù)字化副本管理的需求開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)，管理對(duì)象為目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字化圖像等，功能相對(duì)簡(jiǎn)單。數(shù)字檔案室的應(yīng)用系統(tǒng)要求與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相銜接，能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件歸檔與有效管理，并在開(kāi)發(fā)和利用上有著更高的需求。這使得二者無(wú)論在設(shè)計(jì)思路還是功能架構(gòu)上都區(qū)別甚大。

　　數(shù)字檔案室要求參照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》(GB/T 29194-2012)，設(shè)置捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲(chǔ)、數(shù)字簽名、檢素、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、處置、格式轉(zhuǎn)換、命名、移交、審計(jì)、系統(tǒng)配置、用戶管理等基本功能，集成管理各門(mén)類數(shù)字檔案資源，為電子文件的真實(shí)、完整、可靠與可用提供首要保障?？紤]到傳統(tǒng)檔案管理軟件擴(kuò)展困難、體驗(yàn)較差，應(yīng)用系統(tǒng)能夠靈活擴(kuò)展、簡(jiǎn)單易用也是必要的。

　　3.數(shù)字檔案資源建設(shè)

　　數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的重中之重?！吨改稀凡皇菑碾娮游募芾砹鞒痰慕嵌纫?guī)范數(shù)字檔案資源，而是通過(guò)規(guī)范電子文件命名(檔號(hào)編制)、文件格式與品質(zhì)、元數(shù)據(jù)要求等關(guān)鍵要素實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的規(guī)范管理。

　　(1)電子文件命名

　　《指南》推薦使用檔號(hào)為電子文件統(tǒng)一命名。在數(shù)字檔案室建設(shè)中，檔號(hào)體現(xiàn)整理規(guī)則，是反映電子文件之間有機(jī)結(jié)構(gòu)和歷史聯(lián)系的一條重要紐帶。不同門(mén)類的電子文件無(wú)論處在哪個(gè)管理流程、存儲(chǔ)于哪個(gè)邏輯位置，都能通過(guò)檔號(hào)簡(jiǎn)單區(qū)分并明確相互關(guān)系。

　　(2)文件格式與品質(zhì)

　　文件格式是關(guān)系電子文件長(zhǎng)期保存的重要因素，也是保障電子文件真實(shí)、完整、可靠與可用的重要指標(biāo)。文件品質(zhì)雖然與電子文件長(zhǎng)期保存關(guān)系不大，但直接反映電子文件的質(zhì)量，并與電子文件的開(kāi)發(fā)、利用關(guān)系密切?！吨改稀穼?duì)文書(shū)、照片、錄音、錄像的保存格式做出了限定性規(guī)定，并結(jié)合實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)確定了照片、錄音、錄像品質(zhì)的要求。

　　(3)元數(shù)據(jù)

　　元數(shù)據(jù)是描述文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。到目前為止，元數(shù)據(jù)仍然是保障電子文件真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性有效的手段之一。同數(shù)字簽名、時(shí)間等技術(shù)相比，元數(shù)據(jù)對(duì)運(yùn)行系統(tǒng)或第三方支持依賴性不強(qiáng)，在后續(xù)費(fèi)用上也有相當(dāng)?shù)膬?yōu)勢(shì)，因而對(duì)電子文件長(zhǎng)期保存來(lái)說(shuō)意義重大。除此之外，完善的元數(shù)據(jù)信息量大，能為電子文件的開(kāi)發(fā)和利用提供無(wú)限的可能，有助于創(chuàng)造性發(fā)揮數(shù)字檔案資源的作用。

　　目前檔案行業(yè)只有文書(shū)類、照片類兩項(xiàng)元數(shù)據(jù)規(guī)范，《指南》結(jié)合各地實(shí)踐還提出了錄音、錄像的基本元數(shù)據(jù)項(xiàng)目，具體執(zhí)行時(shí)可以以此為參考制定本地的元數(shù)據(jù)方案。如有新的元數(shù)據(jù)國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布，也可以直接對(duì)照適用?？紤]到實(shí)現(xiàn)可能性，《指南》規(guī)定了元數(shù)據(jù)的數(shù)量，既便于操作又留足余地。

　　(4)電子文件歸檔范圍和保管期限

　　數(shù)字檔案室目前沿用傳統(tǒng)檔案歸檔范圍和保管期限，但考慮到電子文件數(shù)量增加對(duì)成本影響相對(duì)較少，可以考慮適當(dāng)調(diào)整電子文件歸檔范圍與保管期限。

　　(5)電子文件的整理

　　電子文件一般參照傳統(tǒng)整理方法進(jìn)行整理，如有適用電子文件整理的國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先按照該標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。比如文書(shū)類電子文件的整理應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)劃》(DA/T22-2015)執(zhí)行。

　　(6)版面格式要求

　　版面格式要求是針對(duì)文書(shū)類電子文件提出的獨(dú)有要求。強(qiáng)調(diào)版面格式的意義在于一方面可以在一定程度上繼承、延續(xù)紙質(zhì)檔案的可信性，另一方面也可以借助規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)霓k公自動(dòng)化流程保障電子文件的真實(shí)性。

　　4.保障體系建設(shè)

　　保障體系建設(shè)包括經(jīng)費(fèi)、制度、人オ三方面內(nèi)容。數(shù)字檔案室建設(shè)需要足夠支撐建設(shè)和運(yùn)行的經(jīng)費(fèi)，需要既通曉信息技術(shù)，又懂信息資源管理、知識(shí)管理的人才，需要包含電子文件管理工作流程、電子檔案的管理、備份、應(yīng)急處置等各項(xiàng)內(nèi)容的制度要求，要有計(jì)劃、有步驟地加以解決。單就人才建設(shè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)先從管理體制入手，建立檔案、信息、技術(shù)部門(mén)協(xié)作機(jī)制，以部門(mén)協(xié)作彌補(bǔ)人才的不足，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)說(shuō)，就要加大人才建設(shè)力度，通過(guò)培訓(xùn)或引進(jìn)人才為數(shù)字檔案室提供人才保障。

　　需要明確的是，保障體系建設(shè)作為數(shù)字檔案室建設(shè)的組成部分，與其他建設(shè)內(nèi)容相輔相成、相互促進(jìn)，需要在建設(shè)中同步發(fā)展和進(jìn)步，不能將保障體系建設(shè)僅僅作為開(kāi)展其他建設(shè)的條件去對(duì)待。