電子文件歸檔和電子檔案管理新模式的復(fù)制和推廣

電子文件歸檔和電子檔案管理新模式的復(fù)制和推廣

(一)電子文件歸檔和電子檔案管理新模式試點(diǎn)復(fù)制推廣的可行性探究

結(jié)合試點(diǎn)情況，本課題總結(jié)了以下研究和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，似可解決或部分解決我國(guó)電子文件歸檔和電子檔案管理的一些共性問題，并具備較良好的復(fù)制推廣前景：

1、模式創(chuàng)新，改革電子檔案管理方式

無紙化辦公使傳統(tǒng)檔案的手工管理方式減效或失效，電子文件歸檔、電子檔案管理工作實(shí)踐，為檔案業(yè)務(wù)從傳統(tǒng)工作方式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)型帶來了發(fā)展機(jī)遇。在自貿(mào)區(qū)開展的試點(diǎn)，建立全新的電子文件歸檔和電子檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)過渡、兩個(gè)轉(zhuǎn)變：

一是電子文件歸檔模式從“雙套制”向“單套制”過渡；

二是電子檔案管理方式從“實(shí)體管理”向“信息管理”、“知識(shí)管理”過渡；

三是檔案管理手段從“計(jì)算機(jī)輔助管理”向“系統(tǒng)控制”、“智能管理”轉(zhuǎn)變；

四是檔案管理人才儲(chǔ)備從“單一型”向“復(fù)合型”轉(zhuǎn)變。實(shí)踐證明，科學(xué)的電子文件歸檔和電子檔案管理方法能夠確?！皢翁字啤惫芾淼碾娮訖n案真實(shí)、完整、可用和安全。

該方法也推動(dòng)無紙化辦公條件下電子文件歸檔和電子檔案管理工作的創(chuàng)新實(shí)踐。

2、制度配套，規(guī)范電子文件歸檔和電子檔案管理業(yè)務(wù)

規(guī)范是整合和共享的前提，電子文件歸檔和電子檔案管理工作關(guān)鍵在于技術(shù)方案與管理制度配套互補(bǔ)。在試點(diǎn)中，我們堅(jiān)持對(duì)電子文件歸檔和電子檔案實(shí)施全過程管理，堅(jiān)持以制度和標(biāo)準(zhǔn)為導(dǎo)向，進(jìn)一步明確部門歸檔職責(zé)，研究杭理傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，制訂電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表，規(guī)范電子文件的分類、整理、歸檔和電子檔案的鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)需求。

試點(diǎn)按照“電子檔案規(guī)范生成、協(xié)同共享”原則，進(jìn)一步完善標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和制度，明確了電子文件形成、電子文件歸檔和電子檔案管理各方責(zé)權(quán)，實(shí)現(xiàn)文、檔制度和管理協(xié)同保障。

3、系統(tǒng)控制，開發(fā)電子文檔集約管理平合

通過對(duì)試點(diǎn)單位原有的文檔管理系統(tǒng)流程和功能再造，建設(shè)了一套業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)先進(jìn)、性能優(yōu)良、功能完善、界面友好、運(yùn)行安全的電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)了電子文件歸檔集約化，以及電子檔案的集中管理；完善了基于電子政務(wù)的電子簽章、電子認(rèn)證技術(shù)應(yīng)用；建立了量化的電子文件歸檔質(zhì)量監(jiān)控體系，定期對(duì)電子文件歸檔的數(shù)量、種類和質(zhì)量等各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行技術(shù)監(jiān)控;綜合運(yùn)用了自動(dòng)采集、檢測(cè)、數(shù)字簽名和元數(shù)據(jù)采集等技術(shù)措施。

這一系列舉措，推動(dòng)了各部門在統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和互信、互認(rèn)的軟件系統(tǒng)上開展文檔一體化管理，保證了電子檔案真實(shí)完整、安全可靠、長(zhǎng)期可用。

此外，針對(duì)傳統(tǒng)工作狀態(tài)下文檔脫節(jié)、多頭管理和檔案管理人オ等問題，我們

一是加強(qiáng)機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案部門與業(yè)務(wù)部門，信息化部門與系統(tǒng)開發(fā)部門的協(xié)調(diào)，做到文檔工作管理和系統(tǒng)運(yùn)行集約集成，業(yè)務(wù)需求與技術(shù)方案無縫鏈接;

二是要求全員歸檔，強(qiáng)調(diào)文件的產(chǎn)生者就是檔案的形成者，培養(yǎng)形成“全程管理、全員參與”的責(zé)任意識(shí);

三是建立以用促管機(jī)制，在加強(qiáng)電子襠案管理的同時(shí)，積極貫徹主動(dòng)服務(wù)的理念，適時(shí)開展檔案信息資源的開發(fā)利用研究;

四是及時(shí)對(duì)接政策配套，加強(qiáng)與檔案行政管理部門、檔案接收部門的溝通聯(lián)系，確保電子檔案的規(guī)范有序管理，并滿足長(zhǎng)期保存的需要。

(二)電子文件歸檔和電子檔案管理新模式在中國(guó)(上海)自貿(mào)區(qū)范圍的復(fù)制應(yīng)用

1、新模式管理對(duì)象拓展至各門類電子文件和電子檔案

在文書類電子文件歸檔和電子檔案管理新模式試點(diǎn)成熟的基礎(chǔ)上，課題組將進(jìn)一步推動(dòng)此種模式在照片類、音像類和業(yè)務(wù)類電子文件歸檔管理方面的復(fù)制推廣，通過數(shù)據(jù)接口調(diào)用各類辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的歸檔數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)資源集約化管理。數(shù)據(jù)接口調(diào)用如下圖所示：

另外，為確保今后電子檔案順利移交進(jìn)館，下一步將不斷完善和優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)的系統(tǒng)對(duì)接，并預(yù)留接口，實(shí)現(xiàn)與國(guó)家綜合檔案館電子檔案移交接收系統(tǒng)的銜接。系統(tǒng)部署如下圖所示：

2、電子文件歸檔和電子檔案管理新模式在中國(guó)(上海)自貿(mào)區(qū)范圍的復(fù)制應(yīng)用

目前，自貿(mào)區(qū)已擴(kuò)區(qū)至120.72平方公里，除保稅區(qū)管理局外，另設(shè)置了陸家嘴管理局、金橋管理局、張江管理局和世博管理局。電子文件歸檔和電子檔案管理新模式在保稅區(qū)管理局的試點(diǎn)工作完成后，將著手開展在另外四個(gè)片區(qū)的復(fù)制應(yīng)用。

擬在與自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)管委會(huì)建立良好的聯(lián)系溝通基礎(chǔ)上，聯(lián)合制發(fā)相關(guān)文件，全面調(diào)研其他各管理局的業(yè)務(wù)工作和文檔管理情況，安裝和運(yùn)行成熟的電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)，爭(zhēng)取用2～3年的時(shí)間在整個(gè)自貿(mào)區(qū)行政機(jī)關(guān)全面推行電子文件歸檔與電子檔案管理單套制模式。

（三）電子文件歸檔和電子檔案管理新模式在自貿(mào)區(qū)以外的推廣應(yīng)用

近年來，各區(qū)的檔案信息化項(xiàng)目研發(fā)中，不僅重視電子文件歸檔和電子檔案管理的功能研發(fā)，而且普遍將區(qū)域內(nèi)電子文件的集中歸檔、實(shí)現(xiàn)集約化管理作為主要的建設(shè)任務(wù)。

如:長(zhǎng)寧區(qū)政務(wù)辦公系統(tǒng)建設(shè)過程中始終貫穿四個(gè)統(tǒng)一:

即由區(qū)檔案局統(tǒng)一規(guī)劃組建全區(qū)電子文件歸檔管理系統(tǒng)，統(tǒng)一制訂文件管理與電子檔案管理銜接兼容的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，在電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上統(tǒng)一開發(fā)電子文件形成、辦理、歸檔與電子檔案移交接收一體化的協(xié)同辦公系統(tǒng)，并統(tǒng)一管理聯(lián)網(wǎng)單位歸檔移交的電子檔案；

靜安區(qū)規(guī)定各機(jī)關(guān)可以采用各自的OA系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，但電子文件歸檔管理和電子檔案報(bào)送接收工作必須使用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和由區(qū)檔案局統(tǒng)一研發(fā)的軟件；

虹口區(qū)規(guī)定各機(jī)關(guān)可以采用各自的OA系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可以自行研發(fā)合適的電子文件歸檔管理系統(tǒng)，但需上報(bào)、移交的電子檔案必須按照檔案局統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，并下載至脫機(jī)載體中離線移交檔案館。上述情況為電子文件歸檔和電子檔案管理新模式在各區(qū)的推廣創(chuàng)造了有利的條件。

鑒于擴(kuò)區(qū)后的自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)管委會(huì)已與浦東新區(qū)人民政府合署辦公，且浦東新區(qū)電子文件中心系統(tǒng)經(jīng)過多年運(yùn)作已日趨成熟，并逐漸成為新區(qū)電子文件的數(shù)據(jù)中心、管理中心及對(duì)外利用中心，可以嘗試在自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)全面復(fù)制應(yīng)用的基礎(chǔ)上，首先在浦東新區(qū)推廣電子文件歸檔和電子檔案管理新模式，并逐步拓展到全市黨政機(jī)關(guān)。

開展電子文件歸檔和電子檔案管理新模式試點(diǎn)，不僅回應(yīng)了自貿(mào)區(qū)的實(shí)際需求，也順應(yīng)了信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是上海檔案部門主動(dòng)圍繞中心、服務(wù)大局的切實(shí)舉措，對(duì)于上海以推進(jìn)自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)建設(shè)為突破口，推進(jìn)經(jīng)濟(jì)體制改革、政府職能轉(zhuǎn)變，當(dāng)好改革開放排頭兵具有積極意義。

課題組認(rèn)為，全面加強(qiáng)本市電子文件歸檔和電子檔案管理工作，本市檔案部門還應(yīng)重點(diǎn)在以下幾方面作進(jìn)一步的努力：

一是建立宏觀管理機(jī)制，將全面開展電子文件歸檔和電子檔案管理納入本市推進(jìn)智慧城市建設(shè)和本市信息化工作的頂層設(shè)計(jì)中，實(shí)現(xiàn)本市信息化發(fā)展規(guī)劃與檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的順利對(duì)接；

二是建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，研究和建設(shè)本市統(tǒng)一的電子政務(wù)平臺(tái)，開發(fā)和使用通用的文檔一體化辦公系統(tǒng)，從源頭上確保各機(jī)關(guān)電子文件真實(shí)、完整、有效，歸檔及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，并進(jìn)一步明確電子檔案的歸屬流向和開發(fā)利用權(quán)限。

三是建立規(guī)范保障機(jī)制，統(tǒng)一制定和發(fā)布相關(guān)規(guī)章制度、操作標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法，將電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入本市電子政務(wù)績(jī)效考核內(nèi)容，同時(shí)對(duì)推進(jìn)該項(xiàng)工作中所需要的經(jīng)費(fèi)保障、人才保障和技術(shù)保障等需求給予足夠的重視和支持。