淺談建設項目檔案管理工作的重要性及有效措施

▲作者在單位 (圖：作者提供)

作者：航天科工武漢磁電有限責任公司 泥珊珊

來源：蘭臺之家交流群

我有4年的項目檔案管理工作經歷，一路走來，摸打滾爬，走了很多彎路，但自己也得到了很大的成長?，F結合自己的工作經驗談一談建設項目檔案管理工作的重要性及有效措施，多有不足望指正。

一、建設項目檔案管理的重要性及社會價值

從建設項目檔案本身角度，我們知道，建設項目檔案是整個工程的見證，真實記錄了工程建設的原始完整信息，具有存儲價值。從申請環(huán)節(jié)到項目驗收環(huán)節(jié)的相關文件的完整性、準確性都能對日后的工程竣工驗收、檢查、日常維護或改建等方面提供可靠有力的依據和憑證。從項目管理角度，落實好建設項目檔案管理工作是提升項目管理水平的必要性手段，影響著工程的施工質量及整體利益。建設項目檔案管理的工作，不僅僅是對項目建設進程中所有檔案資料的收集、整理、歸檔，更是通過從文件管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化透視工程質量綜合評估，更是追溯社會責任的有效證據。

二、完善建設項目檔案管理的有效措施

(一)領導重視、職責明確，是歸檔工作圓滿完成的重要前提。

首先，建立建設項目檔案工作組織機構，明確工作職責，要求領導小組對項目驗收工作進行組織管理。對重大事項進行決策和指導;工作小組要覆蓋面廣，要涉及各個相關業(yè)務部門及人員，要求對項目建設過程中的文件進行及時的收集、積累和預立卷工作;檔案部門派專人進行檔案的指導歸檔工作，為項目歸檔工作的順利進行提供人力和知識服務的保證。其次，要制定詳細的檔案歸檔工作計劃，嚴格按照時間節(jié)點進行文件的收集、整理、歸檔，發(fā)現問題及時解決，杜絕出現施工資料與現場施工進度脫節(jié)的現象發(fā)生。

(二)源頭抓起、建章立制，是歸檔工作順利開展的堅實基礎。

建設項目檔案管理制度的制定是對固定資產投資建設項目檔案管理工作的有力保障。根據集團公司的《固定資產投資建設項目檔案管理制度》，結合公司的實際情況，建立建設項目檔案管理規(guī)章制度，并建立操作性強的基本建設項目檔案作業(yè)指導書，明確各部門分工及職責，明確歸檔流程和操作細則，明確歸檔的范圍及時間。對《檔案法》《建設項目檔案管理辦法》《聲像檔案管理辦法》等規(guī)范文件進行積極的推廣和宣傳，做到有據可依、有章可循。

(三)注重收集、強化過程，是歸檔文件齊全完整的有力保證。

項目建設施工過程中的文件材料較為分散、文件種類相對比較復雜，為確保項目文件的完整、準確、系統(tǒng)，必須加強項目文件的過程管理，堅持事前介入、事中指導、事后把關的全程管理原則。要求檔案管理人員必須要深入施工現場, 了解工程中存在的問題, 熟知各個任務節(jié)點的時間, 按時參加工程項目專項驗收，并及時對各方單位文件收集整理工作進行全面系統(tǒng)的檢查指導，發(fā)現問題要當即處理, 當即解決, 當即整改。同時加強與施工方、設備廠家、監(jiān)理等各個主體之間的溝通與聯(lián)系, 建立良好的工作關系，盡量做到相互支持、配合。堅決執(zhí)行檔案工作與項目建設同步推進，檔案部門充分發(fā)揮監(jiān)督指導作用，唯有如此,才能更好地為工程項目竣工資料的完整和齊全奠定良好的基礎。

(四)優(yōu)化隊伍、加強培訓，是歸檔工作組織實施的人才保障。

由于各方單位檔案人員業(yè)務知識參差不齊，流動性大，一些檔案人員此前未曾從事過大規(guī)模的建設項目文件材料歸檔與管理工作。因此,檔案部門要定期組織相關人員加強業(yè)務指導和培訓，重點對項目文件管理要求、收集、整理、歸檔移交等基本知識進行培訓，以及對項目管理制度的宣貫，同時加強與各單位檔案人員保持聯(lián)系，確保人員有保證，另外鼓勵各方單位積極參加項目轄區(qū)城建檔案培訓，一方面建立良好工作關系，另一方面要熟知地方檔案歸檔要求、范圍、流程。為確保檔案文件的標準化、統(tǒng)一性，檔案部門在項目前期編制項目文件實施模板，要求各方單位嚴格按照文件模板進行使用，移交地方檔案館的文件按照地方檔案館格式進行使用。檔案部門同時要編制《竣工文件編制細則》，明確各參建單位應該移交的竣工檔案，以及對竣工檔案的整理、編制、立卷工作進行了具體說明，避免日后的重復勞動。

(五)合同管控、嚴格考核，是歸檔工作有序開展的主要手段。

堅持合同約束, 強化檔案收集歸檔和形成質量控制。建設單位在與施工、監(jiān)理等參建單位簽訂承包合同、協(xié)議時, 要設立專門條款, 明確有關單位歸檔套數、時限、違約責任等內容。監(jiān)理合同要特別明確監(jiān)理單位對建設項目檔案完整性、準確性審查的責任, 監(jiān)理工程師要按照合同要求對檔案質量把關, 一旦發(fā)現檔案真實性、完整性方面存在問題應及時返回有關單位修正, 確保建設項目檔案能夠反映項目建設的真實情況。

必要時可以在工程款付款中添加檔案部門意見，對于檔案收集整理情況進行確認，甚至具有一票否決權。對建設項目文件材料的收集、整理和歸檔工作成績突出的單位進行一定的獎勵，反之進行處罰。