紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范中裝訂的原則
紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范中裝訂的原則應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響，這是裝訂的基本原則。選用對(duì)歸檔文件本身影響小的裝訂方式、維持符合要求的原裝訂方式等，都是這一原則的具體體現(xiàn)。原裝訂方式如確不符合《規(guī)則》要求，拆除原裝訂時(shí)也應(yīng)盡量降低對(duì)歸檔文件的破壞。要盡可能減少對(duì)文件重新裝訂的次數(shù)，使歸檔文件受破壞程度降到最 低。有條件的地區(qū)或部門，可以通過為文書部門提供符合要求的裝訂用品、優(yōu)化文書和檔案工作流程等方式實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔文件的一次性裝訂。
紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范中裝訂的原則
應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。
《紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范》(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》）（DA/T 69—2018）規(guī)定了紙質(zhì)歸檔文件的裝訂材料、要求和方法，適用于文書以及按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）整理的其他門類檔案的紙質(zhì)文件材料的裝訂工作?！兑?guī)范》由國(guó)家檔案局于2018年4月8日發(fā)布，10月1日起正式實(shí)施。
制定過程
2016年，《規(guī)范》制定工作被列入檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制修訂項(xiàng)目計(jì)劃，制定工作由國(guó)家檔案局檔案館（室）業(yè)務(wù)指導(dǎo)司、青島市檔案局承擔(dān)。標(biāo)準(zhǔn)起草小組通過了解各地區(qū)、各部門紙質(zhì)歸檔文件裝訂的現(xiàn)實(shí)情況，收集相關(guān)素材，確定標(biāo)準(zhǔn)大綱，形成標(biāo)準(zhǔn)草稿。
2017年2月，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)草稿進(jìn)行內(nèi)部討論修改，形成標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿，向各地區(qū)、各部門征求意見。2017年3月，匯總?cè)珖?guó)各省、自治區(qū)、直轄市及中央和國(guó)家機(jī)關(guān)、中央企業(yè)意見51條，采納23條，形成標(biāo)準(zhǔn)送審稿。2017年4月，標(biāo)準(zhǔn)送審稿通過專家評(píng)審，全部采納專家意見后報(bào)全國(guó)檔案標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)審查。2017年5月，標(biāo)準(zhǔn)送審稿通過全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)評(píng)審，采納專家意見后形成報(bào)批稿，報(bào)國(guó)家檔案局批準(zhǔn)發(fā)布。2018年4月8日，標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)家檔案局發(fā)布，并于10月1日起正式實(shí)施。
編制思路
裝訂是紙質(zhì)歸檔文件整理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。在整理中，裝訂在實(shí)體上將歸檔文件的整理單位——“件”確定下來，并為后續(xù)整理工作的開展提供條件。裝訂的意義在于：一是以“件”為單位固定整理對(duì)象，區(qū)分不同的歸檔文件。二是保障檔案安全，避免因工作失誤或違法違紀(jì)行為造成檔案損失。三是方便管理，減輕管理負(fù)擔(dān)，降低在檔案接收、利用時(shí)的工作量。
現(xiàn)實(shí)工作中，各地區(qū)、各部門裝訂材料各異，裝訂方式五花八門。除了回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等明顯不適于歸檔文件裝訂的材料或方法外，還存在直角裝訂、縫紉機(jī)軋邊裝訂、三孔一線裝訂、不銹鋼訂書釘裝訂、不銹鋼夾裝訂、漿糊裝訂、封套裝訂等多種裝訂方式，裝訂方式和裝訂材料各異既不利于檔案的統(tǒng)一管理，又會(huì)給檔案安全帶來潛在風(fēng)險(xiǎn)。編制《規(guī)范》的重要目標(biāo)，就是對(duì)這些裝訂方式作出判斷和取舍，盡可能在兼顧現(xiàn)狀的情況下，引導(dǎo)各地區(qū)、各部門把裝訂方式統(tǒng)一起來。
《規(guī)范》參考國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《Information and documentation—Requirements for binding of books,periodicals,serials and other paper documents for archive and library use—Methods and materials》（ISO 14416:2003）的編制體例、內(nèi)容和方法，在權(quán)衡前述幾種裝訂方式利弊的基礎(chǔ)上，對(duì)每一種裝訂方式的材料要求、方式方法進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，提供了歸檔文件裝訂的詳細(xì)規(guī)程?！兑?guī)范》在檔案行業(yè)中首 次明確裝訂用棉線、不銹鋼訂書釘、封套、漿糊等多種裝訂材料的材質(zhì)和技術(shù)指標(biāo)，與《歸檔文件整理規(guī)則》銜接配套，為紙質(zhì)歸檔文件裝訂工作提供了有針對(duì)性的方案。
紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范中裝訂的原則主要內(nèi)容
1、裝訂原則
《規(guī)范》確定了裝訂的4項(xiàng)原則，為裝訂方式選擇和開展裝訂工作提供了指導(dǎo)依據(jù)。
(1)穩(wěn)定性原則
應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行仔細(xì)檢查和評(píng)估，制定適宜的裝訂方案。裝訂方案應(yīng)考慮文件保管期限、文件紙張質(zhì)量、文件厚度、縱橫向、訂口空白尺寸、原裝訂方式等因素。裝訂方案確定后，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。
(2)最小影響原則
裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身的影響。應(yīng)避免多次裝訂，對(duì)原裝訂方式符合文件保管期限等相關(guān)要求的，應(yīng)保持不變。
(3)一致性原則
裝訂有利于歸檔文件的保護(hù)和管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。
(4)安全簡(jiǎn)便原則
裝訂應(yīng)牢固安全、簡(jiǎn)便實(shí)用、整潔美觀。裝訂材料不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。
2、裝訂方式
結(jié)合保管期限劃分、檔案移交、檔案數(shù)字化等工作實(shí)際和檔案進(jìn)館要求，《規(guī)范》將裝訂需求分成5類，類型A：永 久保管；類型B：定期30年保管，需要移交檔案館；類型C：定期30年保管，不需要移交檔案館；類型D：定期10年保管；類型E：需永 久或定期保管，但尚未完成整理和數(shù)字化的歸檔文件，需要臨時(shí)固定。
裝訂方式分為線裝法（T1直角裝訂、T2縫紉機(jī)軋邊裝訂、T3三孔一線裝訂）、變形材料裝訂法（T4不銹鋼訂書釘裝訂、T5不銹鋼夾裝訂）、粘接法（T6漿糊裝訂）、封套法（T7封套裝訂）4個(gè)類型、7種方式。
在裝訂方式選擇上，《規(guī)范》分為“宜、可、不可、不得”4檔，規(guī)定了不同裝訂需求下對(duì)應(yīng)的裝訂方式?！耙恕笔恰兑?guī)范》建議、推薦的方式，“可”是該類型可以使用的方式，“不可”是在該類型中不建議采用的方式，“不得”是在任何類型中都不能采用的方式。從有利于長(zhǎng)期保存、裝訂牢固度、空間占用、管理成本、操作難易程度、適合范圍等方面綜合考慮，《規(guī)范》提出了不同裝訂需求類型對(duì)應(yīng)的裝訂方式（見下表）。
裝訂方式選擇表
3、裝訂材料
《規(guī)范》對(duì)裝訂材料提出了基本要求。用于裝訂的材料，無論是其自身還是通過與其他材料及環(huán)境之間的接觸反應(yīng)，均不能包含或產(chǎn)生任何可能損害歸檔文件的物質(zhì)。具體要求如下：
(1)棉紗線
線裝法中均應(yīng)采用棉紗線，棉紗線規(guī)格、質(zhì)量、檢測(cè)均應(yīng)按照《棉本色紗線》（GB/T 398）的規(guī)定執(zhí)行。棉紗線的粗細(xì)應(yīng)與《紡織品紗線的標(biāo)示》（GB/T 8693）所描述的R72texf4規(guī)格的棉紗線相當(dāng)。線的斷裂強(qiáng)度應(yīng)不低于15N，檢測(cè)應(yīng)按《紡織品卷裝紗單根紗線斷裂強(qiáng) 力和斷裂伸長(zhǎng)率的測(cè)定》（GB/T 3916）的規(guī)定執(zhí)行。
(2)不銹鋼訂書釘
不銹鋼訂書釘產(chǎn)品質(zhì)量要求、試驗(yàn)方法、檢測(cè)規(guī)則均應(yīng)按照《訂書釘》（QB/T 1151）執(zhí)行。不銹鋼訂書釘材質(zhì)應(yīng)選用S30408不銹鋼，沿海地區(qū)應(yīng)選用耐腐蝕性能更優(yōu)的不銹鋼。不銹鋼規(guī)格、質(zhì)量、檢測(cè)均應(yīng)按照《不銹鋼和耐熱鋼牌號(hào)及化學(xué)成分》（GB/T 20878）執(zhí)行。
(3)不銹鋼夾
鑒于不銹鋼夾僅適用于需要臨時(shí)固定的歸檔文件，所以只要選擇符合行業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量要求的不銹鋼夾即可。
(4)漿糊
漿糊的質(zhì)量要求、試驗(yàn)方法、檢測(cè)規(guī)則均應(yīng)按照《漿糊》（QB/T 1962）執(zhí)行。除此之外還應(yīng)符合《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》（DA/T 25）的要求。
(5)封套
封套用紙應(yīng)輕薄、結(jié)實(shí)，材質(zhì)選擇對(duì)歸檔文件不應(yīng)有負(fù)面影響或潛在負(fù)面影響。紙張定量應(yīng)在110g/㎡～160g/㎡之間，檢測(cè)應(yīng)按《紙和紙板定量的測(cè)定》（GB/T 451.2）的規(guī)定執(zhí)行。紙張的pH值應(yīng)大于或等于6，檢測(cè)應(yīng)按《紙、紙板和紙漿水抽提液PH的測(cè)定》（GB/T 1545）規(guī)定的冷抽提法執(zhí)行。紙張撕裂度應(yīng)大于850mN，檢測(cè)應(yīng)按《紙和紙板撕裂度的測(cè)定》（GB/T 455）的規(guī)定執(zhí)行。紙張單層緊度應(yīng)在0.6g/cm3～1.0g/cm3之間，檢測(cè)應(yīng)按《紙和紙板厚度的測(cè)定》（GB/T 451.3）的規(guī)定執(zhí)行。
(4)裝訂要求
《規(guī)范》要求，歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整，對(duì)歸檔文件已破損的、字跡模糊或易退變、使用易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品等情況分別采取修復(fù)、復(fù)制和去除不合格裝訂用品措施。要求裝訂牢固，做到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，裝訂后文件應(yīng)平整。
具體來說，直角裝訂要求選取較細(xì)縫線針，以雙線為宜，以便縫線緊實(shí)?？p線按要求入針、環(huán)繞后打結(jié)?？p線與歸檔文件結(jié)合緊密的，也可以不打結(jié)，但入針、出針處應(yīng)保留1.5cm左右的線頭；縫紉機(jī)軋邊裝訂應(yīng)選用鎖式縫合縫紉機(jī)，在文件左上方進(jìn)行斜角裝訂，針腳距離應(yīng)盡量加大，避免文件縫合處形成斷裂。入針、出針處應(yīng)保留1.5cm左右的線頭；三孔一線裝訂采取擠壓式打孔，以免對(duì)文件造成過多損害。
打孔前先用夾子固定文件右側(cè)，確定孔距后用錐子或三孔一線打孔機(jī)打孔。3個(gè)孔孔與孔之間的距離，豎版文件以8cm～10cm為宜，橫版文件以6cm～8cm為宜。三孔與左側(cè)距離不低于1.5cm。三孔一線裝訂在打結(jié)后應(yīng)保留1.5cm左右的繩頭，并在打結(jié)處用力壓實(shí)；不銹鋼訂書釘裝訂應(yīng)在歸檔文件左側(cè)兩釘裝訂，訂位為兩釘外，訂眼距版面上下邊緣各7cm為宜。
不銹鋼訂書釘裝訂應(yīng)無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固，歸檔文件不掉頁(yè)。為保護(hù)文件，應(yīng)盡量減少重復(fù)裝訂次數(shù)，需要拆除不符合要求的訂書釘再用不銹鋼訂書釘裝訂的，拆除時(shí)應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件的損害，且裝訂位置盡量與原訂書釘保持一致。原裝訂位置不適宜繼續(xù)裝訂的，不銹鋼訂書釘?shù)难b訂位置可稍偏移；不銹鋼夾裝訂應(yīng)在歸檔文件上方或左側(cè)裝訂，訂位為不銹鋼夾外緣距版面左上角頂端2cm～3cm為宜。
不銹鋼夾裝訂時(shí)，不同文件的裝訂位置應(yīng)錯(cuò)開，以方便裝盒，節(jié)省保存空間；漿糊裝訂采取左上角粘貼法，即在文件左上角涂抹漿糊進(jìn)行裝訂。漿糊裝訂前應(yīng)將漿糊調(diào)勻，漿糊涂抹一般以離上方、側(cè)方邊緣2cm～2.5cm處為圓心，1cm為半徑，涂抹的漿糊與上方、側(cè)方應(yīng)留有空白。涂抹漿糊時(shí)注意用量適宜，分布均勻。漿糊裝訂在粘貼后要壓實(shí)、晾干，待完全干燥后再裝盒；封套裝訂后應(yīng)保證文件平整，不能出現(xiàn)折、皺情況。
