數(shù)字檔案室及檔案數(shù)字化建設(shè)方案

　　數(shù)字檔案室的建設(shè)

　　數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，開發(fā)了對(duì)檔案實(shí)體、檔案內(nèi)容、檔案服務(wù)和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息資源和檔案業(yè)務(wù)信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護(hù)和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動(dòng)提供了基礎(chǔ)條件。

　　基于OCR技術(shù)生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫(kù)，結(jié)合應(yīng)用原生電子檔案內(nèi)容信息，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理，可以進(jìn)行全文檢索，并采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建虛擬資源庫(kù)，突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。

　　基于數(shù)據(jù)智能采集技術(shù)，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實(shí)現(xiàn)了智慧城市建設(shè)中重要的信息資源之一?——?專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館，通過云計(jì)算技術(shù)虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù)，做到實(shí)時(shí)互通，跨館出證。

　　采用模型控制技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進(jìn)館電子檔案質(zhì)量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務(wù)目標(biāo)督查等工作的輔助管理，有效地推進(jìn)了檔案館業(yè)務(wù)工作的信息化。

　　應(yīng)用RFID?技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺(tái)對(duì)實(shí)體檔案、在館人員及相關(guān)業(yè)務(wù)信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術(shù)在檔案館工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。如文檔服務(wù)中心發(fā)出調(diào)卷指令后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)庫(kù)區(qū)RFID?標(biāo)簽信息閱讀器未感知到相關(guān)檔案出庫(kù)信息，將自動(dòng)發(fā)送短信提示庫(kù)房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務(wù)。

　　基于編研人員的檔案利用，通過對(duì)檔案信息資源的深入挖掘，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率;同時(shí)基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，支持對(duì)檢索結(jié)果的知識(shí)圖譜展示以及檔案信息的自動(dòng)聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，智能形成編研材料。

　　感知檔案，通過標(biāo)簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實(shí)時(shí)掌握每一份檔案的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)管理者與檔案實(shí)體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問題。

　　未來檔案數(shù)字化發(fā)展是什么樣的

　　未來檔案數(shù)字化發(fā)展

　　隨著高校圖書館信息化水平的不斷提高，圖書館館藏資源的載體形式發(fā)生了很大變化。目前，圖書館正通過將館藏資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，利用電子載體作為統(tǒng)一處理和存儲(chǔ)的媒介，向信息數(shù)字化和數(shù)字化全面發(fā)展。光盤、硬盤、u盤等電子載體以其巨大的存儲(chǔ)容量和優(yōu)異的存取速度，正在迅速取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒體，成為高校圖書館館藏資源的主流信息載體。此外，除了高校圖書館自身館藏資源的信息化外，還有大量電子出版物和電子數(shù)據(jù)的引入。這些以電子載體為存儲(chǔ)媒介的數(shù)字信息將成為未來高校圖書館館藏資源的主要組成部分。

　　檔案是一種重要的特殊資源，不 可 再 生。一旦損壞，將給國(guó)家和單位帶來非 常嚴(yán)重的損失。近年來，隨著自然災(zāi)害的頻繁發(fā)生，檔案的安全保管受到了極大的關(guān)注。

　　隨著文件保護(hù)技術(shù)的不斷發(fā)展，文件的異構(gòu)備份技術(shù)越來越成熟。在當(dāng)前的技術(shù)條件下，它被認(rèn)為是實(shí)現(xiàn)文件長(zhǎng)期安全保存的最可靠手段。

　　國(guó)家檔案局明確提出，重點(diǎn)要從根本上加強(qiáng)安全保障能力建設(shè)，全面完善檔案安全體系，確保檔案的安全和保密。重要文件遠(yuǎn)程備份的實(shí)現(xiàn)。對(duì)于所有多組文件或文件副本，至少一組必須存儲(chǔ)在不同的位置。對(duì)于重要的電子文件，不僅要進(jìn)行同構(gòu)備份，還要進(jìn)行異構(gòu)備份，并及時(shí)轉(zhuǎn)換成縮微膠片或紙質(zhì)文件，以保證其長(zhǎng)期可讀性。

　　在檔案數(shù)字化加工技術(shù)高度發(fā)展的時(shí)代，縮微技術(shù)與數(shù)字技術(shù)(即數(shù)模集成技術(shù))緊密結(jié)合，將數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢(shì)(即數(shù)字傳輸?shù)目焖傩?、邏輯性和便捷?與縮微技術(shù)的安全性、可靠性、持久性、真實(shí)性和經(jīng)濟(jì)性結(jié)合起來，并將其納入現(xiàn)代信息管理的技術(shù)軌道。目前，我們正處于信息爆炸的時(shí)代。以物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)、智能和云計(jì)算為標(biāo)志的網(wǎng)絡(luò)正充斥著社會(huì)生活和生產(chǎn)的每一個(gè)角落。在我國(guó)，檔案的產(chǎn)生和發(fā)展經(jīng)歷了一個(gè)從低級(jí)到高 級(jí)、從簡(jiǎn)單到復(fù)雜的發(fā)展過程。隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代檔案館的建設(shè)也對(duì)未來的檔案館建設(shè)提出了明確的要求，即向更高層次的綠色、智能化、智能化檔案館邁進(jìn)。

　　檔案數(shù)字化加工是傳統(tǒng)檔案館的“升級(jí)版”，智能檔案館是數(shù)字檔案館的“升級(jí)版”，或處于更高的層次和階段。智能檔案館是數(shù)字檔案館發(fā)展的必然結(jié)果?？傮w而言，我們正在建設(shè)智慧城市，智慧檔案館的全方位服務(wù)功能凸顯，體現(xiàn)了智慧檔案館的“記憶中心”功能，為黨和政府的決策提供參考。

　　作為傳統(tǒng)檔案館和數(shù)字檔案館建設(shè)的更高層次和階段，智能檔案館概念的確立及其實(shí)際建設(shè)迫在眉睫。智慧檔案有狹義和廣義兩個(gè)概念。狹義的智慧檔案是指檔案建設(shè)的各個(gè)方面，包括傳統(tǒng)檔案、新檔案內(nèi)容信息和多元化檔案資源中的載體信息。廣義而言，智能檔案是指涉及所有信息的檔案，以及所有數(shù)字化的檔案

　　從檔案館的建設(shè)范疇來看，綠色檔案館的建設(shè)涵蓋的領(lǐng)域更多，不僅包括智能檔案館的軟硬件設(shè)施建設(shè)，還包括綠色建筑的研究范疇。隨著生態(tài)可持續(xù)發(fā)展理念的提出和發(fā)展，綠色檔案館建設(shè)已成為未來發(fā)展的方向。綠色檔案館建設(shè)的理念產(chǎn)生于20世紀(jì)80年代，遵循生態(tài)環(huán)境保護(hù)、節(jié)能降耗、可持續(xù)發(fā)展、堅(jiān)固耐用、安全可靠、協(xié)調(diào)高效的理念。它的目標(biāo)就像智能檔案館的建設(shè)一樣，是對(duì)檔案工作高效發(fā)展的有力支持。最 大限度地發(fā)揮檔案本身的作用;最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案的最 大社會(huì)價(jià)值。最 大限度地發(fā)揮檔案館的服務(wù)功能等。從發(fā)展目標(biāo)來看，它們都是加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)、檔案信息資源開發(fā)、文化傳播、社會(huì)服務(wù)等全方位功能的檔案信息資源中心。這里，社會(huì)服務(wù)功能是影響檔案價(jià)值的一個(gè)重要因素。

　　數(shù)字檔案館的介紹

　　數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。“數(shù)字檔案館”的含義有廣義和狹義之分。廣義的數(shù)字檔案館是指存儲(chǔ)和利用檔案信息資源的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資源庫(kù)群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館是一個(gè)內(nèi)容管理系統(tǒng)、集成系統(tǒng)和數(shù)字信息長(zhǎng)期保存系統(tǒng)的集合。作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主要管理對(duì)象的數(shù)字檔案館，它不僅僅起到一個(gè)數(shù)據(jù)中心的作用，也不僅僅起到發(fā)布利用的作用，而是具有有序處理和集成管理的功能。它的有序處理和管理過程包括收集、創(chuàng)建、確認(rèn)、轉(zhuǎn)換、存檔、管理、發(fā)布利用等涵蓋文件生命周期管理實(shí)踐的全過程。集成(integration)含綜合、融合、整合成為整體和一體化的意思。就數(shù)字檔案館而言，就是將集成管理理論應(yīng)用于涵蓋文件檔案信息資源生命周期管理實(shí)踐的全過程，即在管理思想上以集成理論為指導(dǎo)，在管理行為上以集成機(jī)制為核心，在管理視野上突破管理業(yè)務(wù)流程機(jī)構(gòu)部門間的限制，并從全程管理和最 優(yōu)化管理的層面來對(duì)待各種檔案信息資源要素，提高各種管理要素的交融度，以利于優(yōu)化和增強(qiáng)檔案信息資源的真實(shí)性、完整性、有效性和有序性，最終提供以用戶需求為導(dǎo)向的檔案信息集成服務(wù)。

　　檔案館數(shù)字化是什么意思?

　　一般來說數(shù)字化是指把現(xiàn)有的將許多復(fù)雜多變的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字、數(shù)據(jù)，再以這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型，把它們轉(zhuǎn)變?yōu)橐幌盗卸M(jìn)制代碼，引入計(jì)算機(jī)內(nèi)部，進(jìn)行統(tǒng)一處理，這就是數(shù)字化的基本過程。

　　檔案館數(shù)字化：就是把現(xiàn)有的檔案資料以電腦的為媒體存儲(chǔ)起來，以便管理，利用

　　談數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的區(qū)別和聯(lián)系

　　一、數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的區(qū)別

　　(一)檔案人員素質(zhì)方面

　　結(jié)合檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)來說，由于每一個(gè)檔案人員的文化程度不同，其自身具備的綜合素質(zhì)能力也有著明顯的差異。在以往傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案人員更多的掌握與檔案學(xué)相關(guān)的理論知識(shí)，雖然在計(jì)算機(jī)操作方面也提出了一定的要求，但實(shí)際的操作能力較差。而相反的，數(shù)字檔案館的檔案人員不僅要具備專業(yè)的檔案學(xué)知識(shí)，還要對(duì)計(jì)算機(jī)能夠熟練的使用，并對(duì)系統(tǒng)中的管理軟件有著全面的掌握。其次，隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，需要涉及的邊緣學(xué)科越來越多，這就要求檔案人員要通過不斷的學(xué)習(xí)來加強(qiáng)自我建設(shè)，以此來不但提高自己的管理能力。站在檔案人員的角度來看，傳統(tǒng)的檔案人員給予人們的印象類似于保管員。而數(shù)字檔案館中的檔案人員則是向人員展示了一種全新的精神面貌，也讓人們對(duì)數(shù)字化技術(shù)有了更深入的認(rèn)識(shí)。

　　(二)檔案服務(wù)方面

　　在傳統(tǒng)的檔案館管理工作中，一切都是以檔案館為中心，用戶們獲取檔案信息資源的主要方式是通過到檔案館中進(jìn)行查找，直接有現(xiàn)場(chǎng)的檔案人員為其提供服務(wù)。而這種物理差距也恰恰成為了影響用戶利用檔案的關(guān)鍵性因素。然而，在現(xiàn)代數(shù)字檔案館中，所有的服務(wù)活動(dòng)都是圍繞著用戶而開展的，一切都是將用戶作為中心點(diǎn)出發(fā)，在大量的檔案信息資源中，數(shù)字檔案館能夠及時(shí)為用戶們尋找到所需的信息資源，解決用戶的實(shí)際需求。因此，數(shù)字檔案館是以用戶需求為主要建設(shè)目標(biāo)，以此來吸引更多的用戶，逐步提高 檔案信息資源的利用率，使其能夠充分發(fā)揮自身的重要價(jià)值。

　　(三)檔案的安全保護(hù)方面

　　傳統(tǒng)檔案館在安全管理方面，主要是對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行保護(hù)，具體是對(duì)檔案存放環(huán)境的溫度、濕度等方面進(jìn)行了嚴(yán)格的控制。而數(shù)字檔案館中的檔案信息是一種電子載體的形式，其是與檔案內(nèi)容相互分離的，數(shù)字檔案館重點(diǎn)是對(duì)檔案載體進(jìn)行保護(hù)的同時(shí)，也對(duì)檔案信息能容進(jìn)行了加密，以此來防止網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客的惡意攻擊破壞。并且，數(shù)字檔案館建立了完善的安全防護(hù)系統(tǒng)，充分保障了檔案信息資源的安全、完整性。同時(shí)通過技術(shù)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等大量科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，大大提高了檔案管理工作效率，也為我國(guó)檔案事業(yè)開辟了嶄的發(fā)展格局。

　　(四)館藏方面

　　21世紀(jì)的數(shù)字檔案館的館藏可以看作由實(shí)物館藏(傳統(tǒng)的紙張、磁介質(zhì)檔案)和虛擬館藏(存在于本館及互聯(lián)網(wǎng)上有權(quán)訪問的多媒體檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù))兩部分組成。實(shí)物館藏經(jīng)過數(shù)字化后，被全文存貯在本館，轉(zhuǎn)化成為能進(jìn)行全文檢索的虛擬館藏。數(shù)字檔案館的館藏不僅包括固有的紙質(zhì)、錄音、錄像、照片等非數(shù)字化文獻(xiàn)，還將這些數(shù)字化的信息存貯在本地的海量多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)中，而且對(duì)網(wǎng)絡(luò)中有權(quán)訪問的信息進(jìn)行標(biāo)記和索引，豐富了自己的館藏，以便于利用者的網(wǎng)上檢索。

　　二、數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的聯(lián)系

　　(一)數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館為解決新的問題而發(fā)展起來

　　傳統(tǒng)檔案館在自身發(fā)展過程中，面對(duì)新生事物、新興科技的挑戰(zhàn)，出現(xiàn)了許多難以解決的問題。主要有幾個(gè)方面：(1)檔案實(shí)體的增多及新型載體檔案的增加，如電子文件的管理、檢索、利用;(2)非紙質(zhì)載體檔案(如錄像、錄音等檔案)的管理、檢索、利用;(3)人們對(duì)信息的傳播、接收方式的改變及需求的增加等等。傳統(tǒng)檔案館不能再用以前的方法、技術(shù)來完全解決這些問題，它不得不依賴于先進(jìn)的管理思想、科學(xué)技術(shù)來發(fā)展自己，從最初的館藏資源數(shù)字化利用服務(wù)，到網(wǎng)絡(luò)化查詢檢索，到最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館。

　　(二)二者始終是信息傳遞的中間角色

　　可以說，無論是信息技術(shù)多么迅速的發(fā)展，還是網(wǎng)路結(jié)構(gòu)如此復(fù)雜化，檔案館從始至終都在擔(dān)任著信息傳遞者的角色，主要是圍繞著信息、檔案館、用戶這三者之間進(jìn)行循環(huán)開展的。其中，檔案館并不是信息的生產(chǎn)地，其主要的功能是對(duì)信息進(jìn)行保管。而傳統(tǒng)的檔案館能夠很好的保護(hù)檔案信息，并提供給用戶們使用。數(shù)字檔案館亦是如此，它采集了海量的檔案信息資源，以此來為用戶提供更優(yōu) 質(zhì)的服務(wù)，所有的工作流程基本與傳統(tǒng)檔案館保持一致，都需要進(jìn)行檔案信息的采集、歸納、整理、保管和利用。但是，數(shù)字檔案館最 大 的優(yōu)點(diǎn)是可以對(duì)這種傳遞結(jié)構(gòu)進(jìn)行更深入的優(yōu)化與完善，確保檔案效益得到充分的發(fā)揮。

　　(三)數(shù)字檔案館不會(huì)脫離傳統(tǒng)檔案館的實(shí)體而單獨(dú)存在

　　存在于虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間，脫離具體的檔案館實(shí)體的數(shù)字檔案館是理想化的。傳統(tǒng)檔案館的館藏經(jīng)驗(yàn)做法都為數(shù)字檔案館所應(yīng)用，不會(huì)在數(shù)字檔案館時(shí)代被徹底拋棄。以前的紙質(zhì)檔案隨著年代的逝去而愈發(fā)珍貴，它是數(shù)字檔案館的鎮(zhèn)館之寶，即使以數(shù)字化方式存在，它的實(shí)體也會(huì)得到妥善保管。

　　三、結(jié)束語

　　無論是傳統(tǒng)檔案館，還是數(shù)字檔案館，都有著自己的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。這兩者之間是相互影響、相互制約的聯(lián)系。因此，我們要正確看待數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館，從而促使它們和諧統(tǒng)一的發(fā)展，繼續(xù)為我國(guó)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展做出巨大的貢獻(xiàn)。