企業(yè)檔案管理信息化的必要性和優(yōu)勢(shì)

　　隨著企業(yè)發(fā)展的不斷壯大，企業(yè)檔案已然成為企業(yè)發(fā)展的重要資源，企業(yè)檔案是指將企業(yè)有價(jià)值的資料進(jìn)行歸檔、整理，即與企業(yè)發(fā)展活動(dòng)相關(guān)的所有文字以及任何媒體形式的資料。如：圖紙，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范、科技檔案、文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、工程項(xiàng)目檔案、設(shè)備檔案等所有企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為重要的憑據(jù)和原始資料、數(shù)據(jù)等。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，海量的信息開(kāi)始涌入各個(gè)企業(yè)，大量的紙質(zhì)或電子文件使企業(yè)的檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。如何解決信息化時(shí)代帶來(lái)的檔案問(wèn)題，使檔案管理跟上時(shí)代的步伐。

　　隨著經(jīng)濟(jì)和信息社會(huì)的迅猛發(fā)展，檔案管理信息化必將是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。企業(yè)檔案作為一種重要的信息資源，對(duì)企業(yè)的生存和發(fā)展具有難以估量的價(jià)值，加快企業(yè)檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)管理和信息化的技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用，使企業(yè)檔案更好地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理服務(wù)。

　　一、企業(yè)檔案信息化的基本內(nèi)容

　　是指企業(yè)在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)作為基本平臺(tái)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案工作為企業(yè)生產(chǎn)，經(jīng)營(yíng)和管理提供高效服務(wù)的過(guò)程。企業(yè)檔案的信息化可以準(zhǔn)確地向企業(yè)管理者和各業(yè)務(wù)部門(mén)提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務(wù)，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益服務(wù)。

　　二、推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化的重要性和必要性

　　1. 適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。隨著信息化成為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的主題，人們對(duì)各種時(shí)效性強(qiáng)，高價(jià)值的檔案信息的需求量越來(lái)越大，要求利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的呼聲也越來(lái)越高，而傳統(tǒng)的檔案管理模式已很難適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，企業(yè)檔案信息化管理勢(shì)在必行。

　　2. 提升檔案管理水平的需要。由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲(chóng)蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，有必要運(yùn)用先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化，從根本上提升檔案管理和利用的水平。

　　3. 確保企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。檔案管理信息化不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，而且在減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí)，也大大提高了工作效率，通過(guò)計(jì)算機(jī)快速高效地處理檔案資料，使檔案資源得到更加充分的開(kāi)發(fā)和利用。

　　三、加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

　　1. 減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，檔案人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。

　　2. 檢索查詢(xún)快捷方便。信息技術(shù)發(fā)展日新月異，對(duì)于數(shù)據(jù)的處理能力不斷提高，而傳統(tǒng)的檢索方式是，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案，然后再根據(jù)記錄到庫(kù)房查找，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，利用計(jì)算機(jī)檢索，可大大較高信息的查全率和查準(zhǔn)率，減輕管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度，為企業(yè)贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

　　3. 提高工作效率。傳統(tǒng)檔案存在著人工工作效率低下、人工查詢(xún)速度慢、存儲(chǔ)占用空間大等缺點(diǎn)，更為重要的是，檔案因保存時(shí)間長(zhǎng)，很容易造成紙張受損、變質(zhì)、發(fā)黃;檔案資料在查閱中容易將原件損壞或丟失等問(wèn)題。顯然，這種落后的檔案管理方式，已無(wú)法適應(yīng)和滿(mǎn)足人們對(duì)信息的需求。實(shí)施檔案管理信息化后，檔案管理人員可從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，更好地從事檔案的收集和編撰工作，提高職能部門(mén)的工作效率。

　　4. 便于安全和保密性工作。企業(yè)檔案作為一種重要的信息資源，對(duì)企業(yè)的生存和發(fā)展具有難以估量的價(jià)值，企業(yè)檔案資料一旦泄露將嚴(yán)重?fù)p害企業(yè)的利益。檔案信息化的管理更有利于企業(yè)檔案資料的保密。無(wú)紙化的信息錄入可以隨時(shí)檢查信息是否缺失，相對(duì)于過(guò)去的紙質(zhì)保存，其保密工作更加便捷。計(jì)算機(jī)管理企業(yè)的檔案資料，可以輕松控制查看資料的人員，通過(guò)加密的方式，可以避免資料遭竊取或外泄，檔案的安全性和保密性得到了有效的保證。

　　總之，將現(xiàn)代信息技術(shù)融入企業(yè)的檔案管理工作中，不僅可以提升檔案管理工作的效率，同時(shí)也可以極大地簡(jiǎn)化檔案管理工作內(nèi)容，提升檔案資料的保密性。

　　北京融安特智能科技股份有限公司(簡(jiǎn)稱(chēng)“融安特股份”)成立于2011年，是智慧檔案全產(chǎn)業(yè)鏈知識(shí)傳媒與信息安全智造服務(wù)商。融安特股份總部坐落于中關(guān)村科技園區(qū)，下設(shè)山東中融源安、山東蘭臺(tái)文軒、湖北融耀科技等四家全資子公司，打造了一個(gè)檔案知識(shí)傳媒平臺(tái)——蘭臺(tái)之家。2015年登陸新三板，股票簡(jiǎn)稱(chēng)：融安特，股票代碼：833918。

　　融安特股份專(zhuān)注于智慧檔案軟硬件研發(fā)、智造及一體化解決方案研究，致力于解決“人與歷史數(shù)據(jù)的鏈接問(wèn)題”。獲得專(zhuān)利及相關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)百余項(xiàng)，關(guān)鍵技術(shù)實(shí)現(xiàn)了自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的全產(chǎn)業(yè)鏈布局。先后推出智能密集架、恒濕凈化一體機(jī)、檔案凈化整理臺(tái)、RFID智能盤(pán)點(diǎn)車(chē)等智能硬件產(chǎn)品，研發(fā)了檔案庫(kù)房智慧感知平臺(tái)、智慧檔案平臺(tái)等管理系統(tǒng)，打造了智慧檔案館(室)整體解決方案、智慧無(wú)人檔案庫(kù)房整體解決方案。各項(xiàng)智慧檔案軟硬件產(chǎn)品及解決方案，已廣泛服務(wù)于國(guó)家部委、金融銀行、航天軍工、公檢法司、電力能源、科研院所、鋼鐵水利、文化教育等各行業(yè)、各領(lǐng)域檔案部門(mén)。

　　自成立以來(lái)，融安特股份承擔(dān)了十余項(xiàng)國(guó)家檔案局課題研究，其中兩項(xiàng)分別獲國(guó)家檔案局優(yōu)秀科技成果二等獎(jiǎng)、三等獎(jiǎng)參與制定了《檔案密集架智能管理系統(tǒng)技術(shù)要求》行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。提出“保護(hù)檔案人健康”理念，從保護(hù)檔案延伸到保護(hù)檔案工作人員身體健康的人性化高度。先后被認(rèn)定為高新技術(shù)企業(yè)、北京市專(zhuān)精特新“小巨人”企業(yè)、中關(guān)村高新技術(shù)企業(yè)、北京市知識(shí)產(chǎn)權(quán)示范單位等，是中國(guó)檔案學(xué)會(huì)理事單位、北京信息產(chǎn)業(yè)協(xié)會(huì)理事單位。

　　面向未來(lái)，融安特股份將持續(xù)秉承“守護(hù)中華瑰寶 傳承歷史記憶”的使命，踐行“孝悌 規(guī)范 安全 創(chuàng)新”價(jià)值觀，深入開(kāi)展云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)安全、行業(yè)應(yīng)用等智慧檔案研究，為推進(jìn)檔案產(chǎn)業(yè)共建智慧生態(tài)，推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)科技力量!