如何建設(shè)智慧檔案館

?檔案館是人類文化的寶庫、精神文明建設(shè)的重要基地。如何把傳統(tǒng)檔案館建成符合時(shí)代要求、滿足人們精神需要的智慧檔案館，是互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的重要課題。

智慧檔案館的“智”與“慧”

智慧檔案館是基于“物聯(lián)網(wǎng)”“云計(jì)算”等新技術(shù)構(gòu)建的智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的新型虛擬檔案館。

智慧檔案館的管理對象為多元化的檔案資源。多元化的檔案資源包括館藏傳統(tǒng)檔案和新型檔案的內(nèi)容信息與載體信息，如原生的電子檔案、檔案數(shù)字化成果、檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案載體信息庫等，以及檔案館采取各類技術(shù)手段管理檔案資源的管理信息，如檔案館樓宇智慧管理信息等。其中，僅涉及第 一類信息的智慧檔案館，我們可以稱之為狹義智慧檔案館，涉及全部信息的檔案館則可稱為廣義智慧檔案館。

與數(shù)字檔案館相比，智慧檔案館更具檔案信息感知與協(xié)同處置的功能。智慧檔案館綜合運(yùn)用先進(jìn)的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)和自動(dòng)控制技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)感知并根據(jù)預(yù)設(shè)方案和案例經(jīng)驗(yàn)等自動(dòng)處置檔案內(nèi)容信息、載體信息和管理信息的檔案綜合管理和控制體系，以提升檔案管理與檔案館運(yùn)行的效率和服務(wù)水平。但是，僅僅使用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)的檔案館并不是真正的智慧檔案館。真正的智慧檔案館應(yīng)該是充分運(yùn)用各類技術(shù)手段，對檔案資源管理與開發(fā)、檔案館運(yùn)行等各類信息進(jìn)行感知、挖掘，經(jīng)綜合分析和提煉萃取形成智慧信息，并將其應(yīng)用于決策、管理和服務(wù)。從某種意義上講，智慧檔案館的“智”可以概括為智能地感知信息，“慧”可以概括為聰明地應(yīng)對與處置信息。

與數(shù)字檔案館相比，智慧檔案館的服務(wù)范圍因使用移動(dòng)服務(wù)技術(shù)而更為廣泛。采用有線寬帶技術(shù)和無線寬帶技術(shù)，使智慧檔案館成為寬帶檔案館和無線檔案館，在檔案館內(nèi)將實(shí)現(xiàn)檔案信息感知與服務(wù)的泛在化;并通過三網(wǎng)融合的互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)通信網(wǎng)絡(luò)等服務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)城鄉(xiāng)檔案信息利用服務(wù)的全覆蓋。智慧檔案館能夠在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)之上，通過各類采集終端和各類有線、無線寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，隨時(shí)采集環(huán)境信息、物體動(dòng)態(tài)信息，增強(qiáng)智慧檔案館信息獲取、實(shí)時(shí)反饋和隨時(shí)隨地智能服務(wù)的能力，充分發(fā)掘數(shù)字檔案的資源優(yōu)勢，運(yùn)用新的信息技術(shù)和通信技術(shù)手段感知、分析、整合檔案資源和檔案館運(yùn)行的信息，從而對于包括檔案收集、管理、利用、存儲、監(jiān)督等活動(dòng)在內(nèi)的各種需求做出智能響應(yīng)和智慧支持，為檔案館中物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動(dòng)提供基礎(chǔ)條件，為檔案管理和信息開發(fā)創(chuàng)造更美好的前景。

智慧檔案館不僅是檔案資源管理與開發(fā)的平臺，也是智慧城市的重要組成部分，在智慧城市體系建設(shè)中發(fā)揮極為廣泛的作用。對社會(huì)事業(yè)與公共服務(wù)信息化而言，智慧檔案館能夠以市民和社會(huì)組織需求為導(dǎo)向，發(fā)揮多元化檔案信息資源的服務(wù)作用，建立廣覆蓋、多途徑、多樣化的檔案信息服務(wù)體系，讓市民和社會(huì)組織享受到檔案信息化帶來的智慧服務(wù)和個(gè)性化服務(wù)。對電子政務(wù)而言，智慧檔案館以方便公眾辦事、提高工作效率為出發(fā)點(diǎn)，為黨政機(jī)關(guān)和基層組織提供智慧化的檔案信息共享支撐平臺，促進(jìn)公共事務(wù)的協(xié)同辦理，進(jìn)一步提高公共服務(wù)的便捷性。

智慧檔案館建立的幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)

讓檔案館“智慧”起來的關(guān)鍵在于突破數(shù)字檔案館檔案信息收管存用的理念、范圍和模式，建立集“資源多元、全面感知、綜合處置、雙模存儲、泛在應(yīng)用”于一體的檔案及檔案館管理與運(yùn)營綜合支撐平臺。

一、資源多元。檔案資源是智慧檔案館的信息基礎(chǔ)。智慧檔案館的信息資源主要由以下內(nèi)容構(gòu)成：由原生電子檔案、檔案數(shù)字化成果、經(jīng)濟(jì)社會(huì)運(yùn)行及管理信息的歸檔數(shù)據(jù)庫等構(gòu)成的檔案內(nèi)容信息資源，由檔案目錄、檔案索引等構(gòu)成的檔案管理信息資源，基于RFID(射頻識別)技術(shù)的檔案實(shí)體信息資源，由媒體信息、網(wǎng)站信息、非物質(zhì)文化信息等構(gòu)成的城鄉(xiāng)記憶資源，由用戶信息、檔案利用信息、檔案數(shù)據(jù)挖掘信息等構(gòu)成的檔案應(yīng)用信息資源，由供電信息、溫濕度信息、安保信息等構(gòu)成的檔案館樓宇管理信息資源。這些資源既可以讓用戶感知和獲取檔案內(nèi)容信息，滿足利用需求;也可以讓管理者感知和獲取檔案管理信息，協(xié)同處理檔案業(yè)務(wù)工作。

二、全面感知。感知是智慧管理第 一要求。對智慧檔案館而言，需要通過管理策略和相應(yīng)的技術(shù)手段，將檔案實(shí)體、檔案內(nèi)容、檔案管理信息與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)系起來，進(jìn)行信息交換和通訊，實(shí)現(xiàn)對檔案實(shí)體、檔案內(nèi)容、檔案管理狀況的感知。對檔案實(shí)體的感知主要通過射頻識別技術(shù)實(shí)現(xiàn)，以智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理檔案實(shí)體;對檔案內(nèi)容的感知，主要通過智能化的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)實(shí)現(xiàn)，以智能化識別、抽取、整合和應(yīng)用檔案信息;對檔案管理狀況的感知，主要通過樓宇智能管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)，以智能化監(jiān)測、評價(jià)和處置檔案管理狀態(tài)。

三、綜合處置。智慧檔案館的智慧之處，在于具備構(gòu)筑在信息基礎(chǔ)之上的應(yīng)對與處置機(jī)制。對檔案信息利用需求的應(yīng)對與處置，將通過檔案信息需求特征解析平臺和檔案利用知識管理、經(jīng)驗(yàn)管理等支持平臺，建立檔案信息利用模型，對感知信息進(jìn)行內(nèi)容相關(guān)性評價(jià)、利用政策容許度評價(jià)、利用方式和途徑合理性評價(jià)，進(jìn)一步提升檔案信息利用的查準(zhǔn)率、查全率。對檔案管理業(yè)務(wù)工作需求的應(yīng)對與處置，將通過檔案實(shí)體與內(nèi)容信息、檔案實(shí)體信息與樓宇管理信息的綜合分析，及時(shí)反映檔案管理狀況，評價(jià)檔案業(yè)務(wù)工作與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的吻合指數(shù)，提示檔案管理和檔案館運(yùn)行管理風(fēng)險(xiǎn)，提出跨部門協(xié)作管理的處置策略和考核指標(biāo)，為檔案管理者提供指針式判斷界面和菜單式處置方案建議，使其科學(xué)開展檔案業(yè)務(wù)工作，為檔案管理的運(yùn)行效率提供可視化的、可量化的數(shù)據(jù)支撐和智慧支持，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體、檔案信息、檔案管理環(huán)境的一體化管理和交互式管理。

四、雙模存儲。智慧檔案館離不開海量數(shù)據(jù)的運(yùn)算和存儲。對智慧檔案館而言，解決海量數(shù)據(jù)帶來的一系列問題，云計(jì)算不是獨(dú)有的途徑，但是不可或缺的途徑。一些檔案信息具有安全保密等特殊屬性，決定了智慧檔案館必須擁有屬于自己的、獨(dú)立的數(shù)據(jù)計(jì)算和存儲能力。因此，構(gòu)建智慧檔案館必須配備滿足業(yè)務(wù)工作需要的服務(wù)器和存儲設(shè)備。但是，海量數(shù)據(jù)處理存儲壓力和已有潛在用戶的利用需求特點(diǎn)，又決定了智慧檔案館必須采用云計(jì)算和云存儲技術(shù)。因此，智慧檔案館的數(shù)據(jù)運(yùn)算和存儲將采用“自有”和“云”雙模模式。未來，智慧檔案館將不僅運(yùn)行于“社會(huì)云”之中，還將運(yùn)行于檔案行業(yè)的“檔案云”之中。

五、泛在應(yīng)用。智慧檔案館的服務(wù)領(lǐng)域?qū)㈦S著技術(shù)的發(fā)展而進(jìn)一步擴(kuò)大。除了繼續(xù)完善現(xiàn)有信息發(fā)布利用平臺外，將跟進(jìn)移動(dòng)服務(wù)技術(shù)，建立移動(dòng)數(shù)字信息查閱服務(wù)中 心，通過無線網(wǎng)絡(luò)和手機(jī)等終端設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)移動(dòng)化。同時(shí)，應(yīng)適應(yīng)三網(wǎng)融合的新形勢，將檔案信息服務(wù)納入三網(wǎng)融合新的信息服務(wù)體系，將信息共享平臺延伸至新的終端設(shè)備。通過構(gòu)建檔案智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護(hù)、智慧監(jiān)督平臺，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高度智能化管理和開發(fā)利用，為將來全面建設(shè)智慧檔案館打下基礎(chǔ)。

建設(shè)智慧檔案館既是一個(gè)長期的過程，也是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，同時(shí)面臨著信息資源整合、信息安全等諸多技術(shù)與非技術(shù)問題，需要政策支持、法律規(guī)范和頂層設(shè)計(jì)，以促進(jìn)智慧檔案館的健康發(fā)展。

原載于《中國檔案報(bào)》2020年8月6日 總第3560期 第三版