全文及解讀！《錄音錄像檔案管理規(guī)范》?（DA/T 78—2019）

　　錄音錄像檔案管理規(guī)范

　　(DA/T 78—2019)

　　1　范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了模擬信號錄音錄像文件和錄音錄像電子文件的收集、整理、著錄、歸檔與錄音錄像檔案管理要求。

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織(以下簡稱各單位)形成的錄音錄像檔案的管理。

　　2　規(guī)范性引用文件

　　下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

　　GB/T18894—2016　電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T38—2008　電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范DA/T58—2014　電子檔案管理基本術(shù)語DA/T62—2017　錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T63—2017　錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案DA/T74—2019　電子檔案存儲用可錄類藍(lán)光光盤(BD-R)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

　　DA/T75—2019　檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理規(guī)范

　　3　術(shù)語和定義

　　GB/T18894—2016、DA/T58—2014、DA/T63—2017界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。

　　3.1 錄音錄像文件 audio and audio-visual document

　　國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行法定職責(zé)過程中采用不同記錄載體形成的以聲音或影像為主要呈現(xiàn)方式的信息記錄。

　　3.2 錄音錄像電子文件 audio and audio-visual electronic document

　　國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)過程中，通過計算機(jī)、數(shù)字化轉(zhuǎn)換等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的數(shù)字音頻和數(shù)字音視頻文件。錄音錄像電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。

　　注：改寫GB/T18894—2016，定義3.1。

　　3.3 錄音錄像檔案 audio and audio-visual record

　　具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的錄音錄像文件。

　　注：改寫DA/T62—2017，定義3.1。

　　3.4 件 item

　　由攝錄設(shè)備連續(xù)錄制或拍攝形成并獨(dú)立存在的錄音錄像文件，又稱為自然件。

　　3.5 歸檔 archiving

　　將具有憑證、查考和保存價值并經(jīng)系統(tǒng)整理的錄音錄像文件及其元數(shù)據(jù)管理權(quán)限向檔案部門提交的過程。

　　注：改寫GB/T18894—2016，定義3.12。

　　3.6 模擬信號錄音錄像文件數(shù)字副本

　　digital copy of analog signal audio and audio-visual document

　　模擬信號文件或檔案經(jīng)過數(shù)字化加工后形成的，存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機(jī)等電子設(shè)備識別的數(shù)字信號文件。

　　3.7 模擬信號錄音錄像文件數(shù)字化

　　digitization of analog signal audio and audio-visual document

　　依據(jù)規(guī)范要求對模擬信號錄音錄像文件進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字音頻文件和視頻文件，并按照錄音錄像文件的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字音視頻文件關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。

　　注：改寫DA/T62—2017，定義3.7。

　　3.8 原始載體 original medium

　　可追溯到的最早的錄音錄像文件記錄載體和離線歸檔載體。

　　示例：錄音帶，錄像帶，一次寫DVD-R光盤，一次寫藍(lán)光(BD-R)光盤，移動硬盤。

　　3.9 離線備份載體 offline storage medium

　　以備份為目的、采用可移動存儲設(shè)備制作并脫離計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)保存的數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)。

　　4　總則

　　4.1　歸檔范圍

　　各單位在履行職能活動中形成的、具有保存價值的錄音錄像文件應(yīng)及時歸檔。

　　4.2　基本原則

　　應(yīng)遵循集中管理、過程管理、便于利用、安全保密的基本原則，從技術(shù)與管理兩個方面采取措施確保錄音錄像檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

　　4.3　技術(shù)支撐

　　應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)對錄音錄像檔案進(jìn)行集中管理和全程管理，電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、管理和安全防范應(yīng)按照GB/T18894—2016的要求執(zhí)行。

　　4.4　制度建設(shè)

　　應(yīng)建立管理制度，明確相關(guān)部門的職責(zé)：

　　a)錄音錄像文件形成部門負(fù)責(zé)收集、整理、著錄和歸檔等工作。

　　b)檔案部門負(fù)責(zé)制定錄音錄像檔案管理制度，指導(dǎo)形成部門按要求做好錄音錄像文件收集、整理、著錄和歸檔工作，負(fù)責(zé)接收歸檔的錄音錄像文件和錄音錄像檔案保存、保管、利用、統(tǒng)計、移交等管理工作。

　　c)信息化部門負(fù)責(zé)為錄音錄像文件歸檔和錄音錄像檔案管理提供信息化技術(shù)支持。

　　d)保密部門負(fù)責(zé)監(jiān)督涉密錄音錄像檔案的保密管理。

　　4.5　保密管理

　　涉密錄音錄像檔案管理應(yīng)遵循國家有關(guān)保密管理的規(guī)定。

　　5　收集

　　5.1　收集范圍

　　5.1.1　記錄本單位主要職能和基本歷史面貌的，具有保存價值的錄音錄像文件：

　　———工作活動、重要會議、外事活動、重點(diǎn)工程、重要人物等;

　　———主辦或承辦的本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、體育與社會事業(yè)等重大活動;

　　———上級領(lǐng)導(dǎo)和著名人物來本單位檢查、視察、調(diào)研等工作或參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大活動;

　　———組織或參與處置的重大事件，包括重大自然災(zāi)害、重大事故、突發(fā)事件等。

　　5.1.2　記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、名勝古跡、自然風(fēng)光、民風(fēng)民俗和人物宣傳的錄音錄像文件。

　　5.1.3　執(zhí)法部門或司法部門職能活動形成的錄音錄像文件。

　　5.1.4　其他具有保存價值的錄音錄像文件。

　　5.2　收集要求

　　5.2.1　錄音錄像文件應(yīng)客觀、系統(tǒng)地反映主題內(nèi)容，畫面完整、端正，聲音和影像清晰。

　　5.2.2　經(jīng)攝錄設(shè)備直接形成的具有保存價值的錄音錄像文件應(yīng)收集、保存，錄像電子文件應(yīng)是音頻、視頻封裝為一體的音視頻文件。以攝錄設(shè)備直接形成的錄音錄像文件為素材，遵循活動時序與客觀事實(shí)編輯制作的錄音錄像文件應(yīng)收集、保存。

　　5.2.3　在保證錄音錄像電子文件真實(shí)性、完整性、可用性和安全性基礎(chǔ)上，應(yīng)通過轉(zhuǎn)碼、復(fù)制等方式將錄音錄像電子文件采集、轉(zhuǎn)存在計算機(jī)存儲器中，經(jīng)過系統(tǒng)整理、著錄后再歸檔：

　　———宜一并收集相應(yīng)的數(shù)字錄像帶、一次寫光盤等記錄載體;

　　———關(guān)于同一工作活動的錄音錄像電子文件應(yīng)存儲在同一個文件夾中，應(yīng)按照6.1.3的要求建立并命名文件夾;

　　———可沿用攝錄設(shè)備、轉(zhuǎn)碼設(shè)備自動為錄音錄像電子文件賦予的計算機(jī)文件名;需手工設(shè)定命名規(guī)則的，宜參照檔號構(gòu)成要素確定錄音錄像電子文件命名規(guī)則;

　　———采用符合5.2.6要求的計算機(jī)文件格式存儲錄音錄像電子文件，不符合要求的應(yīng)做格式轉(zhuǎn)換;

　　———以同一工作活動或主題的錄音錄像電子文件為對象填寫《錄音錄像電子文件采集登記表》(參見附錄A)。

　　5.2.4　應(yīng)對模擬信號錄音錄像文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成數(shù)字副本，按照6.2明確的要求進(jìn)行著錄，建立目錄數(shù)據(jù)庫。模擬信號錄音錄像文件數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前處理、信息采集、數(shù)字化成果驗(yàn)收等按照DA/T62—2017的有關(guān)要求執(zhí)行。

　　5.2.5　有多件錄音錄像電子文件反映相同場景或主題內(nèi)容的，應(yīng)挑選一件影像清晰、人物端正、聲音清楚、畫面構(gòu)圖平衡的收集、歸檔。

　　5.2.6　應(yīng)以通用或開放格式收集、存儲并歸檔錄音錄像電子文件。錄音電子文件歸檔格式為WAV、MP3、AAC等，音頻采樣率不低于44.1kHz。錄像電子文件歸檔格式為MPG、MP4、FLV、AVI等，視頻比特率不低于8Mbps，珍貴的錄像電子文件可收集、歸檔一套MXF格式文件。

　　5.2.7　重大活動籌備、實(shí)施過程中形成的各種文字材料、重要實(shí)物等應(yīng)與相應(yīng)的錄音錄像文件一并收集、歸檔，包括公文、活動日程、領(lǐng)導(dǎo)講話、交流發(fā)言材料、名冊、簽名冊、座次表、宣傳冊、活動標(biāo)志、成立的臨時機(jī)構(gòu)印章、證件、禮品、紀(jì)念章、場館設(shè)計圖等。

　　6　整理與著錄

　　6.1　整理

　　6.1.1　一般要求

　　應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件、錄音錄像文件記錄載體的整理應(yīng)符合以下基本要求：

　　a)以件為管理單位整理錄音錄像電子文件，整理結(jié)果應(yīng)能保持錄音錄像電子文件之間的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系，通過規(guī)范命名、著錄等建立錄音錄像電子文件與目錄數(shù)據(jù)之間的一一對應(yīng)關(guān)系，便于利用和長期保存。

　　b)應(yīng)按錄音錄像文件記錄的工作活動時間順序排列錄音錄像文件記錄載體，按照規(guī)則為其編號并標(biāo)示。

　　6.1.2　保管期限劃分與分類

　　對記錄同一工作活動和主題的錄音錄像文件統(tǒng)一劃分保管期限，保管期限分為永久、定期30年、定期10年，國家或行業(yè)主管部門有專門規(guī)定的，應(yīng)從其規(guī)定。可按照年度—保管期限或保管期限—年度的分類方法對錄音錄像文件進(jìn)行分類。

　　6.1.3　存儲結(jié)構(gòu)與排序

　　應(yīng)在計算機(jī)存儲器中按分類類目(年度、保管期限)等逐級建立、命名文件夾，在最低一級分類類目文件夾集中存儲應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件，由電子檔案管理系統(tǒng)或操作系統(tǒng)自動排序，保持錄音錄像電子文件之間的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系。錄音錄像電子文件存儲結(jié)構(gòu)與命名示例參見附錄B。

　　需以離線方式歸檔的，應(yīng)結(jié)合計算機(jī)文件大小、載體容量等因素適時制作離線歸檔載體，將應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件、目錄數(shù)據(jù)等按原有存儲結(jié)構(gòu)復(fù)制到一次寫光盤或移動硬盤，并按規(guī)則為離線歸檔載體編號、標(biāo)示。

　　6.1.4　文字材料的整理

　　重大活動籌備、實(shí)施過程中形成的文字材料、重要實(shí)物等，宜按文書檔案有關(guān)要求進(jìn)行整理、編目并歸檔保存。

　　6.2　著錄

　　6.2.1　基本要求

　　對應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件，應(yīng)按照DA/T63—2017的有關(guān)要求，基于電子檔案管理系統(tǒng)或使用ET、XLS格式通用電子表格進(jìn)行著錄，對錄音錄像文件記錄的工作活動進(jìn)行描述，建立目錄數(shù)據(jù)庫。

　　應(yīng)在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中完成模擬信號錄音錄像文件數(shù)字副本的著錄、建立目錄數(shù)據(jù)庫等工作。

　　6.2.2　基本著錄項(xiàng)

　　應(yīng)對每一件應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件進(jìn)行著錄，著錄格式按照DA/T63—2017中相應(yīng)元數(shù)據(jù)的著錄說明執(zhí)行，基本著錄項(xiàng)與DA/T63—2017的部分元數(shù)據(jù)對應(yīng)關(guān)系參見附錄C表C.1，基本著錄項(xiàng)相關(guān)屬性描述參見表C.2?；局涰?xiàng)如下：

　　———計算機(jī)文件名：在計算機(jī)存儲器中唯一標(biāo)識錄音錄像電子文件的一個字符串，由文件名與擴(kuò)展名二部分組成;

　　———題名：能揭示錄音錄像文件中心主題的標(biāo)題或名稱;

　　———責(zé)任者：對錄音錄像文件記錄的內(nèi)容負(fù)有責(zé)任的單位或個人名稱;

　　———攝錄者：錄音錄像文件的錄制者或拍攝者及其工作單位名稱;

　　———攝錄日期：錄音錄像文件的錄制或拍攝日期，著錄格式為yyyy-mm-dd或yyyymmdd;

　　———時間長度：錄音錄像文件持續(xù)時間的數(shù)量，以小時、分、秒為計量單位，著錄格式為hh：mm：ss;

　　———計算機(jī)文件大小：錄音錄像電子文件的字節(jié)數(shù);

　　———年度：錄音錄像文件形成年度，模擬信號和數(shù)字信號錄音錄像文件數(shù)字化或轉(zhuǎn)碼的年度除外;

　　———工作活動名稱：著錄工作活動、重要會議、重大事件等的名稱;同一項(xiàng)工作活動中形成的多件錄音錄像文件的著錄內(nèi)容相同;

　　———工作活動描述：著錄工作活動的主要內(nèi)容，包括工作活動名稱、起始日期、地點(diǎn)、主要人物、主要議程或過程、結(jié)果等;同一項(xiàng)工作活動中形成的多件錄音錄像文件的著錄內(nèi)容相同;

　　———保管期限代碼：錄音錄像文件保管期限的代碼，永久—Y，定期30年—D30，定期10年—D10;

　　———密級：錄音錄像文件的保密等級，密級分為秘密、機(jī)密和絕密等三種;

　　———原始載體編號：記錄或存儲錄音錄像文件的原始載體編號，多個原始載體編號之間用“，”隔開;

　　———檔案門類代碼：錄音錄像文件的檔案門類代碼，錄音—LY，錄像—LX;

　　———參見號：與錄音錄像文件密切關(guān)聯(lián)的其他載體或門類文件材料的唯一編號;

　　———著錄者：對錄音錄像文件進(jìn)行著錄的責(zé)任人及其工作單位名稱。

　　7　歸檔與管理

　　7.1　歸檔

　　7.1.1　歸檔時間

　　自錄音錄像文件形成起3個月內(nèi)向檔案部門提交歸檔，最遲不能超過錄音錄像文件形成后的次年6月。

　　7.1.2　歸檔方式

　　可采用在線和離線等兩種歸檔方式。基于電子檔案管理系統(tǒng)整理、著錄的錄音錄像電子文件，以在線方式歸檔;記錄或存儲錄音錄像文件、目錄數(shù)據(jù)的原始載體以離線方式歸檔。

　　7.1.3　歸檔程序

　　按照GB/T18894—2016中8.1給出的電子文件歸檔程序和要求，實(shí)施錄音錄像文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔，包括清點(diǎn)、鑒定、登記和填寫《錄音錄像文件歸檔登記表》(參見附錄D)等步驟。采用在線方式歸檔的，應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)完成歸檔程序;以離線方式歸檔的，由交接雙方借助專用計算機(jī)手工完成相關(guān)步驟：

　　———清點(diǎn)、核實(shí)錄音錄像電子文件、原始載體及其記錄或存儲的錄音錄像文件、目錄數(shù)據(jù)數(shù)量的一致性;清點(diǎn)、核實(shí)原始載體編號與標(biāo)示、原始載體是否完好無損并可正常使用;清點(diǎn)、核實(shí)重大活動文字材料、重要實(shí)物的數(shù)量;

　　———鑒定、檢測錄音錄像電子文件格式、著錄的規(guī)范性，錄音錄像電子文件、原始載體等是否感染計算機(jī)病毒;

　　———以離線方式歸檔的，完成清點(diǎn)、鑒定工作后，應(yīng)將錄音錄像電子文件及目錄數(shù)據(jù)導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)并掛接，建立錄音錄像文件與目錄數(shù)據(jù)的一一對應(yīng)關(guān)系;

　　———由電子檔案管理系統(tǒng)為錄音錄像電子文件賦予唯一標(biāo)識符，并在管理過程元數(shù)據(jù)中記錄歸檔登記行為，采集基本結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，生成固化信息;應(yīng)采集的基本結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)應(yīng)符合DA/T63—2017的規(guī)定，基本結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)與DA/T62—2017第9章所述技術(shù)參數(shù)對應(yīng)關(guān)系參見表C.3;

　　———填《錄音錄像文件歸檔登記表》，辦理歸檔手續(xù)。

　　7.1.4　審核與檔號編制

　　完成歸檔程序后，應(yīng)對錄音錄像文件的整理、著錄結(jié)果予以審核并確認(rèn)，由電子檔案管理系統(tǒng)按預(yù)設(shè)規(guī)則自動為錄音錄像檔案編制檔號。檔號編制規(guī)則有兩種：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限代碼-件號，全宗號-檔案門類代碼·保管期限代碼-年度-件號。

　　7.1.5　命名

　　完成檔號編制后，應(yīng)由電子檔案管理系統(tǒng)自動使用檔號為錄音錄像電子檔案重新命名，同時更新計算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)值。

　　7.2　保存

　　7.2.1　存儲與備份

　　應(yīng)與其他門類電子檔案一并規(guī)劃、設(shè)計和建設(shè)錄音錄像電子檔案及其元數(shù)據(jù)的在線存儲與備份系統(tǒng)，實(shí)施在線存儲與近線備份、離線備份，開展日常管理和運(yùn)行維護(hù)。具體要求按照GB/T18894—2016、DA/T38—2008、DA/T74—2019、DA/T75—2019執(zhí)行。

　　7.2.2 轉(zhuǎn)換和遷移

　　當(dāng)出現(xiàn)在線存儲系統(tǒng)需更新?lián)Q代、經(jīng)檢測離線備份載體達(dá)到或超過三級預(yù)警線、錄音錄像電子檔案的存儲格式即將淘汰等需求或情況時，應(yīng)對錄音錄像電子檔案或存儲載體實(shí)施轉(zhuǎn)換或遷移。具體要求按照GB/T18894—2016第10章的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　7.3　保管

　　7.3.1　載體存放

　　應(yīng)在檔案庫房配備檔案柜等裝具，對錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體進(jìn)行集中保管。除參照紙質(zhì)檔案保管要求外，錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體的保管還應(yīng)符合下列要求：

　　———應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。

　　———應(yīng)裝盒，豎立存放，避免擠壓。

　　———應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。

　　———保管環(huán)境溫度選定范圍：光盤17℃~20℃，磁性載體15℃~27℃，24小時內(nèi)溫度變化分別不得超過±2℃、±3℃;

　　———相對濕度選定范圍：光盤20%~50%，磁性載體40%~60%，24小時內(nèi)相對濕度變化不得超過±5%。

　　7.3.2 原始載體和離線備份載體檢測

　　應(yīng)對錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體做定期檢測，當(dāng)光盤參數(shù)超過三級預(yù)警線、硬磁盤出現(xiàn)異常情況時，應(yīng)立即實(shí)施原始載體和離線備份載體轉(zhuǎn)換或更新，建立管理臺賬并歸檔保存。具體要求按照GB/T18894—2016的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　7.4　利用、統(tǒng)計和移交

　　7.4.1　利用

　　利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)對錄音錄像檔案進(jìn)行檢索和利用，未經(jīng)授權(quán)不得擅自復(fù)制。記錄了人物影像、在版權(quán)保護(hù)期內(nèi)的錄音錄像檔案的利用應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。

　　7.4.2　統(tǒng)計

　　按照國家有關(guān)檔案統(tǒng)計工作要求和本單位實(shí)際開展錄音錄像檔案室藏量、利用、移交等情況的統(tǒng)計?？砂礄n案門類、年度、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、字節(jié)數(shù)、時間長度等計量單位對錄音錄像檔案進(jìn)行統(tǒng)計。

　　7.4.3　移交

　　屬于國家綜合檔案館接收范圍的錄音錄像檔案，應(yīng)依法按期向同級國家綜合檔案館移交。符合移交進(jìn)館要求的錄音錄像電子檔案自形成之日起5年內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交，具體要求按照GB/T18894—2016第10章執(zhí)行，同時參見《電子檔案移交與接收辦法》。